In diesem Artikel stelle ich dir das Pareto-Prinzip vor. Dies ist eine Zeitmanagement-Regel oder ein Effekt, den man nutzen kann, um produktiver mehr Dinge schneller zu schaffen und dabei gleichzeitig entspannter zu sein.
Hier kannst du die Podcast-Episode zu diesem Artikel hören:
Das Pareto Prinzip, über das ich heute schreibe, wird auch Pareto-Effekt genannt oder auch 80/20 Regel.
Im letztgenannten Namen steckt auch schon das ganze Geheimnis. Das Pareto Prinzip besagt nämlich, dass in vielen Fällen schon 80 Prozent des Ergebnisses mit nur 20 Prozent des Einsatzes erreicht werden können. Und andersherum bedeutet es, dass man häufig, wenn man ein 100%iges Ergebnis anstrebt, für die letzten 20 Prozent oft 80 Prozent des Einsatzes braucht. D.h., für das vollständige Ergebnis von 100 Prozent musst du deutlich mehr Aufwand betreiben als für den Großteil.
Um effizienter zu arbeiten, kann man z.B. dort ansetzen und sich überlegen: “Welche Dinge muss ich eigentlich komplett machen und wo kann ich mich vielleicht auch mal mit 80 Prozent zufrieden geben?”
Auf wen geht das Pareto-Prinzip zurück?
Bevor wir noch tiefer in das Konzept einsteigen, möchte ich dir noch kurz verraten, woher das Prinzip kommt und wer es erfunden hat. Der “Erfinder” der italienische Ökonom Wilfred Pareto, hat Anfang des 20. Jahrhunderts analysiert, wie der Grundbesitz in Italien verteilt ist. Und dabei stellte er fest, dass ca. 20 Prozent der Bevölkerung rund 80 Prozent des Bodens besaßen. Entsprechend hat er den Banken empfohlen, sich auf diese 20 Prozent, nämlich die Reichen, zu fokussieren anstatt auf alle. Natürlich gab es heftige Kritik der anderen 80 Prozent…
Aber seit dieser Entdeckung wurde durch Pareto selbst und auch durch andere Leute sehr viel geforscht, ob dieses Prinzip 80/20 auch auf andere Bereiche anwendbar ist. Und dabei sind z.B. folgende Erkenntnisse herausgekommen:
20 % der Bevölkerung besitzen 80 % des Vermögens.
80 % des Umsatzes vieler Unternehmen werden mit 20 %der Produkte oder der Kunden erwirtschaftet.
80 % deiner Zeit trägst du lediglich 20 % deiner Klamotten.
20 % der Websites im Internet machen 80 % des Datenvolumen aus.
In 20 % der Zeitungen stehen 80 % der wichtigen Nachrichten.
Das Verhältnis ist nicht immer ganz genau 80 : 20, aber es ist der Grundgedanke, dass in einem eher geringen Teil meistens der größte Output oder der größte Inhalt zu finden ist.
Wie kann man das Pareto-Prinzip anwenden?
Du kannst dieses Prinzip nun so anwenden, dass du oft mit einem vergleichsweise geringen Aufwand schon ein recht großes Ergebnis erreichen kannst. Und das kannst du nutzen, um deinen Fokus auf das Wesentliche zu richten, nämlich auf die 20 Prozent, mit denen du schon 80 Prozent des Ergebnisses erreichst.
Das ist vor allen Dingen dann wichtig, wenn du zu den Leuten gehörst, die gar nicht wissen, wo sie eigentlich anfangen sollen und schier erschlagen sind von der Vielzahl an Aufgaben. Und du dann vielleicht auch noch zu einem gewissen Perfektionismus neigst. Denn da besteht ja natürlich die Gefahr, dass du total hektisch und super gestresst versuchst, alles abzuarbeiten und überhaupt keine Pausen mehr machst. Oder auch, dass du einfach gar nicht anfängst oder gar nicht produktiv arbeitest, weil du so erschlagen bist von diesen ganzen Aufgaben.
Hierbei kannst du das Pareto Prinzip nutzen, um einerseits entspannter zu sein, indem du dir zum Beispiel erlaubst, auch mal ein bisschen weniger abzugeben als die 100 oder 120 Prozent, die du vielleicht sonst machst. Und andererseits um auch schneller Dinge abzuarbeiten, bei denen es vielleicht nicht so wichtig ist, dass es 100 Prozent sind. Das heißt, du konzentrierst dich zunächst auf die wichtigsten 20 Prozent deiner Tätigkeit, v.a. in den Phasen des Tages, in denen du richtig wach bist und richtig ungestört arbeiten kannst. Diese Tätigkeiten werden auch HPA – High Pay off Activities genannt – die Aktivitäten, die viel auszahlen, die richtig was bringen.
Denn du darfst nicht vergessen, dass Zeit ja die mit Abstand wichtigste Ressource ist. Die kannst du nicht vermehren, davon kann man nicht mehr kreieren. Du kannst natürlich mal weniger schlafen und dadurch ein bisschen mehr Zeit finden, aber das geht auch nicht auf Dauer. Es ist immer die Frage, wie du deine 24 Stunden bzw. deine vielleicht 14 maximal wachen Stunden oder auch deine 8 Arbeitsstunden (oder weniger) am Tag optimal nutzt, damit auch gut voran kommst und nicht so einen großen Berg an Aufgaben vor dir her schiebst. Dafür ist das Pareto Prinzip eine sehr sinnvolle Zeitmanagement-Methode, um deine Produktivität vielleicht auch sogar in allen Lebensbereichen etwas klüger einzusetzen.
Anwendung des Pareto-Prinzips auf das eigene Leben
Und nun einige konkrete Anwendungsbeispiele:
Verlier dich nicht im Detail und vermeide Perfektionismus. Also versuche erst einmal das Gros zu machen und nicht gleich das “perfekte Ergebnis” herzustellen. Dafür kannst du erst mal schauen: “Was ist denn der wichtigste Teil einer Aufgabe? Was ist das, was ich unbedingt machen muss, damit ich schon mal was habe, was ich abgeben könnte?”
Zum Beispiel, wenn du eine Hausarbeit schreibst fürs Studium, was müsste da schon drinstehen, damit man zur Not nicht schön, aber immerhin pünktlich etwas abgeben könnte? Was ist das Wichtigste, was hinein muss?
Oder wenn du für eine Klausur lernst: Was ist das, was du unbedingt wissen musst, damit du nicht völlig daneben liegst und ganz viele Fragen nicht beantworten kannst. Ich persönlich fand es in meinem Studium immer sehr beruhigend und ich glaube auch in der Schulzeit davor, wenn ich wusste: “Okay, ich kann zu allem schon mal irgendwie was sagen oder zu den wichtigsten Bereichen, die auf jeden Fall drankommen kann ich schon etwas sagen oder hinschreiben.
Und danach kann man dann ganz in Ruhe die Details dazu lernen oder die Bereiche lernen, die eben noch fehlen.
Du kannst es auch im Beruf nutzen, indem du dich nicht von zu vielen kleinen Ablenkungen aus deiner großen Aufgabe herausreißen lässt, die ständig “rein ploppen”. Seien es E-Mails, die ankommen oder der Chef, der reinkommt oder dein Partner, Partnerin oder deine Angestellten,… Dass du versuchst, Zeitfenster freizuschaufeln. Am besten so, dass in der “Premium Zeit”, wenn du richtig fit bist, keine Ablenkung zu dir kommen, so dass du an den wichtigsten Aufgaben arbeiten kannst.
Alle Ablenkung kannst du in der Zwischenzeit irgendwo bündeln. Du kannst sie dir zum Beispiel aufschreiben oder deine Sekretärin, wenn du eine hast, die Leute an der Tür abfangen lassen. Oder du sagst, es gibt bestimmte Sprechzeiten und es gibt vor allen Dingen auch Nicht-Sprechzeiten. Nur falls das Büro brennt vielleicht. Und dann kannst du alle diese gesammelten Aufgaben terminieren und dir für Zeiten vorplanen, in denen du nicht an deiner wichtigsten Aufgabe arbeitest.
Du kannst es auch fürs Privatleben nutzen. Zum Beispiel indem du dich allen Dingen auf deine wichtigsten Beziehungen fokussierst, wenn du merkst, du hast jetzt gerade wenig Zeit, um soziale Beziehungen zu pflegen.
Denn es wurde auch festgestellt, dass 20 Prozent der Beziehung 80 Prozent des persönlichen Glücks ausmachen. Das heißt, 20 Prozent der Leute, die um dich sind – bei einem durchschnittlichen Erwachsenen sind es so zwischen drei bis fünf Freunde, vielleicht plus Familie – das sind die wichtigsten, die braucht man unbedingt und mit denen verbringt man auch am liebsten Zeit. Und dieser Kontakt nährt einen auch am meisten.
Und dann gibt es ganz viele andere Freunde und Bekannte und online-Kontakte usw., die auch alle Zeit brauchen und Zeit einfordern, aber die etwas weniger für dein Glück zuständig sind, sage ich jetzt einfach mal ganz vorsichtig. D.h. nicht, dass diese Menschen für dich unbedingt unwichtiger sind, aber wenn du auswählen musst, mit wem du jetzt deine Zeit verbringen kannst, dann solltest du nicht versuchen, dich zwischen allen hin- und herzuverteilen und dadurch total in Stress zu geraten, sondern noch mal zu überlegen. Besonders in stressigen Zeiten: Mit wem brauch ich denn den Kontakt und wer nährt mich, mit wem fühle ich mich am wohlsten? Und diesen Menschen solltest du dann vielleicht erst mal den Vorrang geben, selbst wenn etwas weitere Bekannte oder Freunde eben vielleicht mal ein bisschen länger warten müssen.
Du kannst das Pareto Prinzip auch für das Aufräumen benutzen. Zum Beispiel wenn du schnell klar Schiff machen musst oder wenn du sehr darunter leidest, wie es bei dir gerade aussieht, weil es vielleicht gerade ein bisschen stressig war oder du die Kraft nicht gefunden hast aufzuräumen: Mit welchen wenigen Schritten kannst du denn in kurzer Zeit die größtmögliche Ordnung wiederherstellen, damit du dich schon mal wieder wohlfühlst oder damit du auch schon mal wieder jemanden rein lassen kannst?
Und das ist ganz sicher nicht das Sortieren von Schubladen. Oft sind das eher die waagerechten Flächen, die sich meistens “von allein” vollräumen, also Tische, Sitzmöbel, Fußboden, alles wo man irgendwas ablegen oder drauf hängen kann. Wenn du diese Flächen zuerst machst, dann hast du in der Regel schon eine gewisse Grundordnung.
Und danach kannst du dich ja dann darum kümmern, dass es in den Schränken auch ordentlich aussieht. Dafür kann man auch mal die Papiere und die Bücher, die sich angesammelt haben, auf Stapel sortieren. Das ist natürlich keine Dauerlösung, wenngleich ich gestehen muss, dass ich hier auch so ein paar Papier und Bücherstapel rumliegen habe. Aber wenn es gestapelt ist oder in Hänge-Registratur sortiert oder in einer Kiste abgelegt, dann sieht es schon mal ein bisschen besser aus und dann fühlst du dich gleich auch schon ein bisschen sortierter.
Oder wenn du ausmisten willst, welche Dinge brauchst du wirklich? Ich finde es ja spannend, dass man 80 Prozent der Zeit nur 20 Prozent der Kleidung trägt. Das ist ein Fünftel. Das heißt, ich werde in den nächsten Tagen auch mal wieder meinen Kleiderschrank öffnen und mal gucken: Welche 80% ziehe ich denn eigentlich fast nicht an? Da sind oft so Stücke dabei, die man irgendwie gern hat, die einem aber gar nicht so stehen. Oder Sachen, die nicht mehr passen, und wo man immer denkt, “Vielleicht schrumpfe/wachse ich noch noch wieder rein.” Und auch da kann man ja mal schauen, wie realistisch ist das und wie lange würde das dauern? Und wenn ich ganz ehrlich bin: Ist es denn dann eigentlich noch modern, wenn ich vermutlich wieder rein passe? Und will ich das dann eigentlich noch? Ist das noch die Farbe, die ich eigentlich trage? Oder kann ich vielleicht damit noch jemand anders glücklich machen und es weiter verkaufen, weiter verschenken oder auch spenden, damit andere Leute dann was tolles zum Anziehen haben?
Der letzte Punkt an Anwendungs-Ideen für heute sind die Finanzen: Wenn du gerade deine Finanzen sanieren willst, dann kannst du natürlich ganz viele Dinge tun, die dich diesem Ziel näher bringen. Aber wenn du schnell Erfolge sehen willst oder musst, kannst du dich natürlich fragen: Welche Einsparungen bringen mich am schnellsten dem finanziellen Ziel näher? Bei welchen 20 Prozent kannst du auch mal sparen oder eine Zahlungspause einlegen? Welche Maßnahmen helfen am schnellsten, wenn es gerade eng ist? Und mit welchen Maßnahmen kannst du am einfachsten und schnellsten mehr Geld generieren? Welcher Job oder welcher Auftrag oder welches Produkt bringt dir schnell am meisten Geld ein, damit du dein finanzielles Loch wieder stopfen kannst? Danach kommt dann die langfristige Planung, damit es langfristig nicht so aus dem Ruder läuft.
Achtung: So ist das Pareto-Prinzip nicht gedacht!
Zum Abschluss ein Achtung-Schild: Das Pareto Prinzip anzuwenden bedeutet natürlich nicht, das du jetzt immer nur noch 20 Prozent machen sollst. Und es bedeutet auch nicht, dass du 20 schlechte Prozent machen sollst und irgendwas dahinschludern und dann denken, dass du damit immer durchkommt. So ist das nicht gemeint. Es gibt immer auch Aufgaben, die einfach mehr Aufmerksamkeit brauchen und die man vielleicht auch komplett machen muss. Die Steuererklärung muss man z.B. vollständig machen. Da kann man nicht einfach 20 Prozent abgeben. Natürlich kann man das versuchen, es wird vermutlich aber nicht so gut funktionieren. Und zu jedem Job gehören natürlich auch Aufgaben, die nicht so produktiv sind und die nicht sofort das Geld reinbringen. Aber wenn du mit Kunden zu tun hast, die dir E-Mails schreiben, dann musst du diese natürlich auch beantworten, selbst wenn dir das in diesem Moment kein Geld bringt. Das gehört auch zu den Aktivitäten, die auf langfristige Beziehungen angelegt sind oder die einfach dazugehören.
Also schau einfach wie bei jeder Methode, worauf du das Pareto-Prinzip für dich gut anwenden kannst und wo es passt und wo es vielleicht auch nicht passt. Bitte verstehe diesen Beitrag als Einladung, als eine Methode, die du ausprobieren kannst, um dir deinen Alltag ein bisschen einfacher zu machen. Und um schneller ins Handeln zu kommen, schneller Ergebnisse zu sehen und natürlich auch entspannter zu sein.
Zum Pareto-Prinzip passt gut das Prioritäten-Setzen mit Eisenhauer und ABC-Analyse. Denn natürlich musst du auch schauen, welche Prioritäten setzt du und welches sind denn nun die 20 Prozent? Und dabei kann dir diese Matrix helfen.
Und es gibt ein ein Interview mit Agatha Bieschke, die noch eine tolle Matrix vorgeschlagen und über das sogenannte Prio-Frogging gesprochen hat. Da geht es darum “Eat the Frog first, aber eben bezogen auch auf die eigenen Prioritäten.
Ich wünsche dir viel Freude und Spaß beim Ausprobieren und viel Erfolg! Wie immer gilt: Wenn du Fragen hast, schreib mir gern.