Timing

Apropos Timing. Manchmal läuft es eben anders, als man denkt. Mit krankem Kind zu Hause schaffe auch ich nicht immer alles. Hier kommt hoffentlich bald noch ein Blogartikel.

Die Podcast-Episode ist auf jeden Fall fertig geworden. 🙂 Hier kannst du sie dir anhören:

Für’s Erste gibt es aber immerhin schon mal die Abbildung, die ich im Podcast erwähnt habe:

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Effektiver und entspannter mit dem Pareto-Prinzip – mit 20% schon richtig viel erreichen

In diesem Artikel stelle ich dir das Pareto-Prinzip vor. Dies ist eine Zeitmanagement-Regel oder ein Effekt, den man nutzen kann, um produktiver mehr Dinge schneller zu schaffen und dabei gleichzeitig entspannter zu sein.

Hier kannst du die Podcast-Episode zu diesem Artikel hören:

Das Pareto Prinzip, über das ich heute schreibe, wird auch Pareto-Effekt genannt oder auch 80/20 Regel.

Im letztgenannten Namen steckt auch schon das ganze Geheimnis. Das Pareto Prinzip besagt nämlich, dass in vielen Fällen schon 80 Prozent des Ergebnisses mit nur 20 Prozent des Einsatzes erreicht werden können. Und andersherum bedeutet es, dass man häufig, wenn man ein 100%iges Ergebnis anstrebt, für die letzten 20 Prozent oft 80 Prozent des Einsatzes braucht. D.h., für das vollständige Ergebnis von 100 Prozent musst du deutlich mehr Aufwand betreiben als für den Großteil.

Um effizienter zu arbeiten, kann man z.B. dort ansetzen und sich überlegen: “Welche Dinge muss ich eigentlich komplett machen und wo kann ich mich vielleicht auch mal mit 80 Prozent zufrieden geben?”

Auf wen geht das Pareto-Prinzip zurück?

Bevor wir noch tiefer in das Konzept einsteigen, möchte ich dir noch kurz verraten, woher das Prinzip kommt und wer es erfunden hat. Der “Erfinder” der italienische Ökonom Wilfred Pareto, hat Anfang des 20. Jahrhunderts analysiert, wie der Grundbesitz in Italien verteilt ist. Und dabei stellte er fest, dass ca. 20 Prozent der Bevölkerung rund 80 Prozent des Bodens besaßen. Entsprechend hat er den Banken empfohlen, sich auf diese 20 Prozent, nämlich die Reichen, zu fokussieren anstatt auf alle. Natürlich gab es heftige Kritik der anderen 80 Prozent…

Aber seit dieser Entdeckung wurde durch Pareto selbst und auch durch andere Leute sehr viel geforscht, ob dieses Prinzip 80/20 auch auf andere Bereiche anwendbar ist. Und dabei sind z.B. folgende Erkenntnisse herausgekommen:

20 % der Bevölkerung besitzen 80 % des Vermögens.

80 % des Umsatzes vieler Unternehmen werden mit 20 %der Produkte oder der Kunden erwirtschaftet.

80 % deiner Zeit trägst du lediglich 20 % deiner Klamotten.

20 % der Websites im Internet machen 80 % des Datenvolumen aus.

In 20 % der Zeitungen stehen 80 % der wichtigen Nachrichten.

Das Verhältnis ist nicht immer ganz genau 80 : 20, aber es ist der Grundgedanke, dass in einem eher geringen Teil meistens der größte Output oder der größte Inhalt zu finden ist.

Wie kann man das Pareto-Prinzip anwenden?

Du kannst dieses Prinzip nun so anwenden, dass du oft mit einem vergleichsweise geringen Aufwand schon ein recht großes Ergebnis erreichen kannst. Und das kannst du nutzen, um deinen Fokus auf das Wesentliche zu richten, nämlich auf die 20 Prozent, mit denen du schon 80 Prozent des Ergebnisses erreichst.

Das ist vor allen Dingen dann wichtig, wenn du zu den Leuten gehörst, die gar nicht wissen, wo sie eigentlich anfangen sollen und schier erschlagen sind von der Vielzahl an Aufgaben. Und du dann vielleicht auch noch zu einem gewissen Perfektionismus neigst. Denn da besteht ja natürlich die Gefahr, dass du total hektisch und super gestresst versuchst, alles abzuarbeiten und überhaupt keine Pausen mehr machst. Oder auch, dass du einfach gar nicht anfängst oder gar nicht produktiv arbeitest, weil du so erschlagen bist von diesen ganzen Aufgaben.

Hierbei kannst du das Pareto Prinzip nutzen, um einerseits entspannter zu sein, indem du dir zum Beispiel erlaubst, auch mal ein bisschen weniger abzugeben als die 100 oder 120 Prozent, die du vielleicht sonst machst. Und andererseits um auch schneller Dinge abzuarbeiten, bei denen es vielleicht nicht so wichtig ist, dass es 100 Prozent sind. Das heißt, du konzentrierst dich zunächst auf die wichtigsten 20 Prozent deiner Tätigkeit, v.a. in den Phasen des Tages, in denen du richtig wach bist und richtig ungestört arbeiten kannst. Diese Tätigkeiten werden auch HPA – High Pay off Activities genannt – die Aktivitäten, die viel auszahlen, die richtig was bringen.

Denn du darfst nicht vergessen, dass Zeit ja die mit Abstand wichtigste Ressource ist. Die kannst du nicht vermehren, davon kann man nicht mehr kreieren. Du kannst natürlich mal weniger schlafen und dadurch ein bisschen mehr Zeit finden, aber das geht auch nicht auf Dauer. Es ist immer die Frage, wie du deine 24 Stunden bzw. deine vielleicht 14 maximal wachen Stunden oder auch deine 8 Arbeitsstunden (oder weniger) am Tag optimal nutzt, damit auch gut voran kommst und nicht so einen großen Berg an Aufgaben vor dir her schiebst. Dafür ist das Pareto Prinzip eine sehr sinnvolle Zeitmanagement-Methode, um deine Produktivität vielleicht auch sogar in allen Lebensbereichen etwas klüger einzusetzen.

Anwendung des Pareto-Prinzips auf das eigene Leben

Und nun einige konkrete Anwendungsbeispiele:

Verlier dich nicht im Detail und vermeide Perfektionismus. Also versuche erst einmal das Gros zu machen und nicht gleich das “perfekte Ergebnis” herzustellen. Dafür kannst du erst mal schauen: “Was ist denn der wichtigste Teil einer Aufgabe? Was ist das, was ich unbedingt machen muss, damit ich schon mal was habe, was ich abgeben könnte?”

Zum Beispiel, wenn du eine Hausarbeit schreibst fürs Studium, was müsste da schon drinstehen, damit man zur Not nicht schön, aber immerhin pünktlich etwas abgeben könnte? Was ist das Wichtigste, was hinein muss?

Oder wenn du für eine Klausur lernst: Was ist das, was du unbedingt wissen musst, damit du nicht völlig daneben liegst und ganz viele Fragen nicht beantworten kannst. Ich persönlich fand es in meinem Studium immer sehr beruhigend und ich glaube auch in der Schulzeit davor, wenn ich wusste: “Okay, ich kann zu allem schon mal irgendwie was sagen oder zu den wichtigsten Bereichen, die auf jeden Fall drankommen kann ich schon etwas sagen oder hinschreiben.

Und danach kann man dann ganz in Ruhe die Details dazu lernen oder die Bereiche lernen, die eben noch fehlen.

Du kannst es auch im Beruf nutzen, indem du dich nicht von zu vielen kleinen Ablenkungen aus deiner großen Aufgabe herausreißen lässt, die ständig “rein ploppen”. Seien es E-Mails, die ankommen oder der Chef, der reinkommt oder dein Partner, Partnerin oder deine Angestellten,… Dass du versuchst, Zeitfenster freizuschaufeln. Am besten so, dass in der “Premium Zeit”, wenn du richtig fit bist, keine Ablenkung zu dir kommen, so dass du an den wichtigsten Aufgaben arbeiten kannst.

Alle Ablenkung kannst du in der Zwischenzeit irgendwo bündeln. Du kannst sie dir zum Beispiel aufschreiben oder deine Sekretärin, wenn du eine hast, die Leute an der Tür abfangen lassen. Oder du sagst, es gibt bestimmte Sprechzeiten und es gibt vor allen Dingen auch Nicht-Sprechzeiten. Nur falls das Büro brennt vielleicht. Und dann kannst du alle diese gesammelten Aufgaben terminieren und dir für Zeiten vorplanen, in denen du nicht an deiner wichtigsten Aufgabe arbeitest.

Du kannst es auch fürs Privatleben nutzen. Zum Beispiel indem du dich allen Dingen auf deine wichtigsten Beziehungen fokussierst, wenn du merkst, du hast jetzt gerade wenig Zeit, um soziale Beziehungen zu pflegen.

Denn es wurde auch festgestellt, dass 20 Prozent der Beziehung 80 Prozent des persönlichen Glücks ausmachen. Das heißt, 20 Prozent der Leute, die um dich sind – bei einem durchschnittlichen Erwachsenen sind es so zwischen drei bis fünf Freunde, vielleicht plus Familie – das sind die wichtigsten, die braucht man unbedingt und mit denen verbringt man auch am liebsten Zeit. Und dieser Kontakt nährt einen auch am meisten.

Und dann gibt es ganz viele andere Freunde und Bekannte und online-Kontakte usw., die auch alle Zeit brauchen und Zeit einfordern, aber die etwas weniger für dein Glück zuständig sind, sage ich jetzt einfach mal ganz vorsichtig. D.h. nicht, dass diese Menschen für dich unbedingt unwichtiger sind, aber wenn du auswählen musst, mit wem du jetzt deine Zeit verbringen kannst, dann solltest du nicht versuchen, dich zwischen allen hin- und herzuverteilen und dadurch total in Stress zu geraten, sondern noch mal zu überlegen. Besonders in stressigen Zeiten: Mit wem brauch ich denn den Kontakt und wer nährt mich, mit wem fühle ich mich am wohlsten? Und diesen Menschen solltest du dann vielleicht erst mal den Vorrang geben, selbst wenn etwas weitere Bekannte oder Freunde eben vielleicht mal ein bisschen länger warten müssen.

Du kannst das Pareto Prinzip auch für das Aufräumen benutzen. Zum Beispiel wenn du schnell klar Schiff machen musst oder wenn du sehr darunter leidest, wie es bei dir gerade aussieht, weil es vielleicht gerade ein bisschen stressig war oder du die Kraft nicht gefunden hast aufzuräumen: Mit welchen wenigen Schritten kannst du denn in kurzer Zeit die größtmögliche Ordnung wiederherstellen, damit du dich schon mal wieder wohlfühlst oder damit du auch schon mal wieder jemanden rein lassen kannst?

Und das ist ganz sicher nicht das Sortieren von Schubladen. Oft sind das eher die waagerechten Flächen, die sich meistens “von allein” vollräumen, also Tische, Sitzmöbel, Fußboden, alles wo man irgendwas ablegen oder drauf hängen kann. Wenn du diese Flächen zuerst machst, dann hast du in der Regel schon eine gewisse Grundordnung.

Und danach kannst du dich ja dann darum kümmern, dass es in den Schränken auch ordentlich aussieht. Dafür kann man auch mal die Papiere und die Bücher, die sich angesammelt haben, auf Stapel sortieren. Das ist natürlich keine Dauerlösung, wenngleich ich gestehen muss, dass ich hier auch so ein paar Papier und Bücherstapel rumliegen habe. Aber wenn es gestapelt ist oder in Hänge-Registratur sortiert oder in einer Kiste abgelegt, dann sieht es schon mal ein bisschen besser aus und dann fühlst du dich gleich auch schon ein bisschen sortierter.

Oder wenn du ausmisten willst, welche Dinge brauchst du wirklich? Ich finde es ja spannend, dass man 80 Prozent der Zeit nur 20 Prozent der Kleidung trägt. Das ist ein Fünftel. Das heißt, ich werde in den nächsten Tagen auch mal wieder meinen Kleiderschrank öffnen und mal gucken: Welche 80% ziehe ich denn eigentlich fast nicht an? Da sind oft so Stücke dabei, die man irgendwie gern hat, die einem aber gar nicht so stehen. Oder Sachen, die nicht mehr passen, und wo man immer denkt, “Vielleicht schrumpfe/wachse ich noch noch wieder rein.” Und auch da kann man ja mal schauen, wie realistisch ist das und wie lange würde das dauern? Und wenn ich ganz ehrlich bin: Ist es denn dann eigentlich noch modern, wenn ich vermutlich wieder rein passe? Und will ich das dann eigentlich noch? Ist das noch die Farbe, die ich eigentlich trage? Oder kann ich vielleicht damit noch jemand anders glücklich machen und es weiter verkaufen, weiter verschenken oder auch spenden, damit andere Leute dann was tolles zum Anziehen haben?

Der letzte Punkt an Anwendungs-Ideen für heute sind die Finanzen: Wenn du gerade deine Finanzen sanieren willst, dann kannst du natürlich ganz viele Dinge tun, die dich diesem Ziel näher bringen. Aber wenn du schnell Erfolge sehen willst oder musst, kannst du dich natürlich fragen: Welche Einsparungen bringen mich am schnellsten dem finanziellen Ziel näher? Bei welchen 20 Prozent kannst du auch mal sparen oder eine Zahlungspause einlegen? Welche Maßnahmen helfen am schnellsten, wenn es gerade eng ist? Und mit welchen Maßnahmen kannst du am einfachsten und schnellsten mehr Geld generieren? Welcher Job oder welcher Auftrag oder welches Produkt bringt dir schnell am meisten Geld ein, damit du dein finanzielles Loch wieder stopfen kannst? Danach kommt dann die langfristige Planung, damit es langfristig nicht so aus dem Ruder läuft.

Achtung: So ist das Pareto-Prinzip nicht gedacht!

Zum Abschluss ein Achtung-Schild: Das Pareto Prinzip anzuwenden bedeutet natürlich nicht, das du jetzt immer nur noch 20 Prozent machen sollst. Und es bedeutet auch nicht, dass du 20 schlechte Prozent machen sollst und irgendwas dahinschludern und dann denken, dass du damit immer durchkommt. So ist das nicht gemeint. Es gibt immer auch Aufgaben, die einfach mehr Aufmerksamkeit brauchen und die man vielleicht auch komplett machen muss. Die Steuererklärung muss man z.B. vollständig machen. Da kann man nicht einfach 20 Prozent abgeben. Natürlich kann man das versuchen, es wird vermutlich aber nicht so gut funktionieren. Und zu jedem Job gehören natürlich auch Aufgaben, die nicht so produktiv sind und die nicht sofort das Geld reinbringen. Aber wenn du mit Kunden zu tun hast, die dir E-Mails schreiben, dann musst du diese natürlich auch beantworten, selbst wenn dir das in diesem Moment kein Geld bringt. Das gehört auch zu den Aktivitäten, die auf langfristige Beziehungen angelegt sind oder die einfach dazugehören.

Also schau einfach wie bei jeder Methode, worauf du das Pareto-Prinzip für dich gut anwenden kannst und wo es passt und wo es vielleicht auch nicht passt. Bitte verstehe diesen Beitrag als Einladung, als eine Methode, die du ausprobieren kannst, um dir deinen Alltag ein bisschen einfacher zu machen. Und um schneller ins Handeln zu kommen, schneller Ergebnisse zu sehen und natürlich auch entspannter zu sein.

Zum Pareto-Prinzip passt gut das Prioritäten-Setzen mit Eisenhauer und ABC-Analyse. Denn natürlich musst du auch schauen, welche Prioritäten setzt du und welches sind denn nun die 20 Prozent? Und dabei kann dir diese Matrix helfen.

Und es gibt ein ein Interview mit Agatha Bieschke, die noch eine tolle Matrix vorgeschlagen und über das sogenannte Prio-Frogging gesprochen hat. Da geht es darum “Eat the Frog first, aber eben bezogen auch auf die eigenen Prioritäten.

Ich wünsche dir viel Freude und Spaß beim Ausprobieren und viel Erfolg! Wie immer gilt: Wenn du Fragen hast, schreib mir gern.

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Den Überblick behalten: Varianten der To-Do-Liste

In meinen Veranstaltungen sind immer wieder Menschen begeistert davon, welche Wirkung es haben kann, die anstehenden Aufgaben zu notieren. Gleichzeitig können Listen auch überfordern oder nicht funktionieren. In diesem Artikel stelle ich dir deshalb 7 Varianten der To-Do-Liste vor. Mein Wunsch ist es, dass dich dieser Artikel inspiriert und dazu anregt, deine eigene Variante der To-Do-Liste auszuwählen oder zu entwickeln.

Wenn du lieber hörst, dann gibt es hier die Podcast-Episode:

In meinen Seminaren gegen das Aufschieben machen wir unter anderem natürlich auch immer Methoden, mit denen man sichtbar machen kann, was für Aufgaben gerade dran sind. Und ganz weit vorne sind natürlich die sogenannten To-Do-Listen. Dabei gibt es einerseits immer wieder TeilnehmerInnen, die noch nie eine To -Do-Liste gemacht haben und andererseit solche, die das zwar tun, aber dann mit einer endlosen To-Do-Liste dasitzen und frustriert sind, weil sie das nicht schaffen, was sie sich aufgeschrieben haben. Und irgendwo dazwischen oder auch am einen oder anderen Ende befindest du dich vermutlich. Und deshalb stelle ich dir jetzt sieben verschiedene Arten von To do Listen vor.

Meine Idee dazu ist, dass du dir dann wie immer raussucht, was genau zu dir passt und ausprobierst, welche Art dir hilft, mehr Übersicht über deine Aufgaben zu haben. Das Ziel ist, soviel zu planen, wie nötig ist, um ins Tun zu kommen und so wenig wie möglich, damit nach der Planung schnell das Tun im Vordergrund steht.

Variante 1 der To-Do-Liste: Die normale To-Do-Liste

Variante 1 ist die ganz normale To do Liste. Wenn du bisher noch nie so etwas gemacht hast, kannst du einfach einen Zettel nehmen und alles aufschreiben, was du aktuell zu tun hast. Das hat für viele den Vorteil, dass man einmal alles, was im Kopf ist, raus hat und einen guten Überblick hat über die Dinge, die zu tun sind. Das kann sehr entlastend sein. Das hat dann fast schon was von Brain Dumping, wozu ich ja schon eine Podcast-Episode (Nr. 024) veröffentlicht habe. Dann hat man die Dinge nicht mehr nur im Kopf, sondern auf dem Zettel.

Ein Nachteil, der klassischen To-Do-Liste ist, ist, dass es schnell zu viel werden kann, denn wir haben in der Regel ja eine Vielzahl von Aufgaben zu bewältigen. Da kann es schnell passieren, dass du den Überblick verlierst und frustriert bist, wenn du das Gefühl hast, du solltest das jetzt alles an einem Tag machen. Deshalb gibt’s in der Folge ein paar Abwandlungen, die dieses und andere Probleme beheben sollen.

Variante 2 der To-Do-Liste: Ivy-Lee-Methode

Die zweite Variante ist die Ivy-Lee-Methode oder man könnte sie auch Ivy-Lee-Liste nennen. Auch dazu gibt es schon einen Blogartikel. Deshalb halte ich das hier sehr kurz. Da geht es darum, dass man auf der To-Do-Liste für den nächsten Tag am Vorabend maximal 6 Aufgaben einplant. Ich sage immer dazu: 6 Aufgaben nur dann, wenn es nicht 6 große Aufgaben sind, sondern wenn mindestens einige kleine Aufgaben dabei sind. Wenn du dir nur große Aufgaben vornehmen willst, die eine Stunde oder länger dauern, würde ich sagen: Nimm nur 3 oder 4, damit du abends wirklich alle deine Aufgaben oder geschafft hast.

Variante 3 der To-Do-Liste: To-Do-Liste für Tag, Woche, Monat,…

Die Variante 3 ist eine Aufteilung der To-Do-Liste für den jeweiligen Tag, für die Woche, für den Monat oder für einen anderen bestimmten Zeitraum. Du kannst auch eine To-Do-Liste für die nächste Stunde machen, wenn du das Gefühl hast, du hast einen “verwirrten Tag” oder kannst dich schlecht konzentrieren und bist sehr ab lenkbar oder wirst vielleicht oft gestört. Wenn mir das so geht, dann mache ich mir auch tatsächlich auf einem kleinen Klebezettel eine Liste mit den nächsten 2 oder 3 Schritten, die ich tun muss. So verliere ich den roten Faden nicht und kann ein bisschen strukturierter dabei bleiben. Das heißt, du kannst auch deine lange Liste von Nummer 1 aufteilen nach der Zeit, damit du genau weißt, was du als nächstes zu tun hast und die einzelnen Listen kürzer sind.

Variante 4 der To-Do-Liste: 1-Minute-To-Do-Liste

Variante 4 ist eine Verfeinerung der Variante 3: die 1-Minute-To-Do-Liste von Michael Lindenberger. Hierbei werden verschiedene Ansätze kombiniert, die ich gerade schon beschrieben habe. Kurz gesagt geht es dabei darum, dass man ein System mit drei verschiedenen Listen hat.

Die erste ist die Liste für heute, sowas wie bei der Ivy-Lee-Methode. Da geht es wieder darum, höchstens sechs oder weniger Aufgaben zu notieren. Diese Liste nennt der “Critical Now” also das, was kritisch ist und jetzt gemacht werden muss.

Die zweite Liste ist “Opportunity Now”. Das ist eine Liste mit Aufgaben, die innerhalb der nächsten fünf Tage erledigt werden sollen. Nach der klassischen Methode soll man maximal dreißig davon schaffen, also sechs pro Tag. Bei fünf Tagen à sechs pro Tag sind wir bei 30, aber genauso wie bei der To-Do-Liste würde ich immer mit einem Puffer planen. Also nimm dir lieber nur 20 Aufgaben für 5 Tage vor. Denn erfahrungsgemäß kommen immer Dinge dazu oder Aufgaben dauern länger als man denkt. Im klassischen Zeitmanagement plant man ja sogar bis zu 50 Prozent Pufferzeit ein, insofern könnte man evtl. auch nur 15 Aufgaben nehmen. Das hängt davon ab, wie groß deine Aufgaben sind und wieviel Arbeitszeit du hast.

Die dritte Liste in dieser Methode ist die “Over the Horizon”-Liste, d.h. “über den Horizont”. Das ist die Liste für alles, was sonst noch dran ist und was nicht heute und nicht in den nächsten fünf Tagen zu tun ist. Das ist die Liste, wo du alles, was bald dran ist, erst einmal hinschreiben kannst, damit du es nicht im Kopf behalten musst, um diesen zu entlasten.

Nun geht es bei dieser Methode darum, regelmäßig abends wieder die Liste für den nächsten Tag zu machen und einmal pro Woche oder eben nach diesen fünf Tagen die Aufgaben von der einen Liste auf die andere weiterzuschieben. Das heißt, es wandern regelmäßig abends Aufgaben von der zweiten 5-Tage-Liste Opportunity Now auf die Critical Now/ Heute-Liste und von der großen Horizont-Liste auf die 5 Tage/Opportunity Now Liste. Du kannst aber natürlich auch deine eigenen Intervalle einrichten. Wenn deine Arbeitswoche z.B. 4 oder 6 Tage umfasst oder du auch gerne am Wochenende kurz etwas machst, kannst du die Listen entsprechend anpassen.

Variante 5 der To-Do-Liste: getrennte To-Do-Listen

Die fünfte Variante sind die getrennten To-Do-Listen, aber nicht getrennt nach Zeit wie bei Variante 4, sondern nach verschiedenen Bereichen. Diese Liste ist etwas für dich, wenn du zwar immer viele Dinge abarbeitet und auch sehr fleißig bist, aber einen bestimmten Bereich vielleicht ausparst. Es kann sein, dass du für den Haushalt alles machst und dass du für deine Erwerbsarbeit alles tust, ber für die Uni zum Beispiel, wenn du studierst, irgendwie immer alles rausfällt. Oder du machst Projekt A und Projekt B regelmäßig. Aber Projekt C vergisst du irgendwie immer oder du hast vielleicht auch keine Lust dazu. Oder die Korrespondenz bleibt liegen oder vielleicht auch die Me-Time, die Zeit für dich, für deine Selbstfürsorge und für die Entspannung fällt immer hinten raus.

Diesem Effekt, dass du einen bestimmten Bereich weglässt und in diesem Bereich aufschiebst, kannst du entgegenwirken, indem du die Aufgaben, die zu tun sind, je nach diesen Bereichen getrennt aufschreibst, also eine Liste hast für Arbeit, für Uni, für Privates oder für Me-Time, für Projekt A, B und C oder für das Einkaufen, für Korrespondenz, je nachdem, was bei dir gerade dran und wichtig ist.

Der Ablauf ist dann so, dass du von jeder Liste auch mal was machen musst. Vielleicht nicht jedem Tag etwas von jeder Liste. Das schafft man in der Regel nicht. Aber das du versuchst vielleicht jede Woche für jeden dieser Teile auch irgendetwas abzuhaken. Sodass du mindestens merkst, um welche Liste du immer einen langen Bogen machen willst und dann kannst du wieder überlegen, welche Methode kannst du anwenden, um mit dieser Liste ins Tun zu kommen?

Variante 6 der To-Do-Liste: 2-Minuten-Liste

Die sechste Liste, die du anwenden kannst, ist die 2-Minuten-Liste. Das ist eine Liste, auf der du nur Aufgaben aufschreibst, die innerhalb von zwei Minuten zu erledigen sind. Ganz schnelle Dinge, die du sofort machen kannst. Eine kleine E-Mail, wo du nicht recherchieren muss, die du einfach schreiben kannst. Eine Briefmarke raussuchen, oder einen kleinen Anruf erledigen. Denn das sind die Aufgaben nach der Getting-Things-Done Methode von David Allen, die man am besten sofort machen sollte. Nur ist das manchmal so eine Sache, wenn’s dir so geht wie mir in meinem Mama-Alltag. Ich hab ganz viele auch schnelle Aufgaben und ich schaffe die nicht immer sofort, weil ich auch mal längere Sachen machen muss. Und weil auch ständig solche dazukommen. Es hilft mir sehr, wenn ich auch diese kleinen Aufgaben irgendwo notiert habe.

Mini-Aufgaben sind oft gute Aufgaben zum Beispiel um zu starten. Wenn du sagst, ich kann nicht gleich mit dem Frosch anfangen (Eat the Frog first), mit der schwersten Aufgabe. Ich muss mich erst einmal warm arbeiten, dann gibt’s so schnelle Aufgaben wie: Ich guck mal, was in den E-Mails los ist, ohne dass ich sie alle beantworten muss. Ich schaue mal in meinen Kalender, was diese Woche dran ist. Ich schau mal wie das Wetter wird für den Kinder-Ausflug übermorgen. Ich pack vielleicht irgendwelche Kleidungsstücke weg, die hier noch liegengeblieben sind. Alles so kleine Dinge, die helfen können, überhaupt erst einmal in die Aktivität zu kommen. Vorausgesetzt du schaffst es, dich darin nicht zu verzetteln. Man muss natürlich irgendwann auch wieder zu den großen Aufgaben kommen.

Oder du kannst einen Zeit-Block nehmen, wo du nur 2 Minuten Aufgaben machst. Wenn du schon ein bisschen müde bist und für die großen Denkaufgabe keinen Kopf mehr hast, dann machst du einfach noch ein paar 2 Minuten Dinge und gehst am Abend entspannt in deinen Feierabend und hast vielleicht nicht nur ein, zwei große Sachen gemacht, sondern kannst gleich sieben Sachen abhaken, weil du zwei Sachen von der großen Liste gemacht hast und vielleicht noch fünf Kleinigkeiten. Auch so kannst du eine lange To-Do-Liste nach und nach abarbeiten.

Variante 7 der To-Do-Liste: Not-to-Do-Liste:

Sehr wichtig ist auch Variante 7: die Not-To-Do Liste. Das ist die Liste, auf der du aufschreiben kannst: Was lasse ich heute weg bzw. was lasse ich aktuell weg, um Zeit für anderes zu haben? Da geht es darum, Prioritäten zu setzen und auch ganz bewusst einmal Nein zu sagen und zu schauen, was fällt heute weg? Was mache ich heute ganz bewusst nicht, damit ich Zeit habe für die anderen Dinge?

Die Form der Listen

Nach diesen ganzen verschiedenen Listen geht es noch darum, auf welche Art und Weise du diese Listen führen kannst. Deswegen hat das jetzt keine eigene Nummer, dies ist die heimliche Nummer acht dieses Artikels.

Es ist eine Typ Frage, ob du eher mit Papier-Listen arbeitest, also mit etwas, was du anfassen kannst. Die Form ist auch sehr individuell. Schau einfach mal, was am besten zu dir passt, ob du auf Zetteln arbeiten kannst oder ob du sie verlierst. Ob Klebezettel für dich gut sind, die du irgendwo hinkleben kannst, ob du mit Heften oder Blöcken arbeiten willst oder mit einem Kalender direkt. Es auch Kalender, in denen extra ein Platz ist für To-Do-Listen ist. Also probiere ruhig einfach mal aus. Und es kann auch sein, dass das immer mal unterschiedlich ist. Wichtig ist für dich natürlich, dass du weißt, wo du deine Übersicht findest, dass du nicht suchen musst, wenn du dann deine Dinge erledigen willst.

Alternativ gibt’s natürlich auch jede Menge digitale Varianten von Listen. Du kannst Listen auf dem Handy führen, einfach in der Notiz-Funktion oder auf dem Computer z.B. in Outlook und Co. oder in Apps auf dem Handy wie ToDoIst oder Trello. Und du kannst natürlich auch beides mischen.

Ich z.B. bin Fan von Zetteln und Klebezettel, auch wenn ich gestehe, dass ich die manchmal auch nicht wiederfinde. Dafür versuche ich immer einen festen Ort zu haben. Es gibt so zwei, drei Orte in der Wohnung, wo diese Zettel in der Regel liegen. Wenn es umfangreichere Sachen sind, arbeite ich sehr gerne in Blöcken oder in Heften, damit alles an einem Platz ist. Und wenn es etwas zeitkritisch ist, dann benutze ich mein Handy und stelle mir da Kalender-Einträge oder stelle die Uhr, die mich an irgendwas erinnert.

Da musst du einfach schauen, was für dich wichtig ist und da kannst du steuern: Wie sehr willst du strukturieren und wieviel Freiraum brauchst du? Das ist auch eine wichtige Information für dich, denn es ist nicht jedermanns Ding, sich komplett durch Listen zu strukturieren. Und das ist völlig in Ordnung so. Wenn du so wie ich kreative ChaotIn bist, dann ist es dir wahrscheinlich auch ein kleiner Graus, alles durchzustrukturieren. Dann brauchst du auch ein bisschen Freiraum und musst oder kannst nicht alles der Reihe nach immer stur abarbeiten. Das ist etwas, was nicht bei jedem funktioniert. Bei anderen hingegen funktioniert es wunderbar mit viel Struktur. Für die ist es gut, wenn sie das der Reihe nach abarbeiten können.

Also probiere einfach aus und schau, was zu dir passt. Ich hoffe, diese Anregung helfen dir weiter, teste alles in Ruhe. Und wenn ich irgendeine wichtige Liste vergessen haben sollte, die dir ganz persönlich wunderbar weiterhilft, dann lass es mich doch gerne wissen und schreib mir, dann mach ich vielleicht irgendwann eine Fortsetzung von diesem Artikel. Denn es gibt bestimmt noch ganz viele andere Varianten von Listen und Notiz-Möglichkeiten.

Und wenn du Fragen hast und Anliegen, dann kannst du dich natürlich auch bei mir melden.

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    Ideen für einen entspannten Übergang in den Feierabend

    In diesem Artikel gibt es von mir einige Ideen, wie du ganz bewusst von der Arbeitszeit auf Feierabend umschalten kannst.

    Falls du lieber hörst als zu lesen, kannst du hier die Podcast-Episode anhören:

    Fällt dir der Übergang in den Feierabend auch schwer?

    Ein Thema, was immer wieder auftaucht, wenn ich mit Menschen über das Thema Aufschieben oder Entspannung spreche, ist, dass viele Schwierigkeiten haben, von der Arbeit auf Feierabend umzuschalten.

    Z.B., weil sie das Gefühl haben, dass sie nicht genug geschafft haben oder dass der Tag nicht produktiv war.

    Viele sitzen immer noch im Homeoffice oder vielleicht bist du als Selbständige oder Selbständiger sowieso dauerhaft im Homeoffice und dann ist die Arbeit einfach immer da.

    Aber vorab: Wenn das für dich kein Problem ist, weil du deine Arbeit magst und gerne arbeitest, dann ist es vielleicht gar nicht so schlimm. Ich selber mach auch gerne mal was am Abend, aber dann eher die kreativeren Teile meiner Arbeit. Das zählt für mich quasi schon zur Kreativzeit.

    Wenn du aber das Gefühl hast, du erholst dich abends gar nicht gut und es stört dich, weil die Arbeit dich quasi “verfolgt” und du nicht gut abschalten kannst, dann lies weiter.

    Gute Voraussetzung: produktive Arbeit

    Eine gute Voraussetzung dafür, dass du bewusst in den Feierabend-Modus umschalten kannst und dir das auch erlaubst, ist es, dass du ein gutes Gefühl hast, weil du z.B. das Wichtigste geschafft hast oder weil du zumindest weißt, dass du an deinen Prioritäten gearbeitet hast, so gut du das konntest. Ich weiß, dass es nicht bei jedem so der Fall. Auch ich schaffe das nicht jeden Tag. Aber man kann das üben. Eine gute Methoden dafür ist das Setzen von Prioritäten. Wenn du wirklich an deinen A-Prioritäten gearbeitet hast, also den Dingen, die wichtig und dringend sind und auch am besten noch an den B-Prioritäten, die genauso wichtig sind, aber eben vielleicht noch nicht dringend. Denn wenn du rechtzeitig daran arbeitest, hast du nicht das Gefühl, dass die Dinge alle “anbrennen”. Das kann dabei helfen, am Abend mit einem guten Gefühl abzuschalten.

    Eine zweite hilfreiche Methode ist die Ivy Lee Methode, bei der es darum geht, wie du dir für den nächsten Tag eine To-Do-Liste schreiben kannst, die du auch wirklich schaffen kannst. Nicht eine mit 20 oder 30 Punkten, die du auf keinen Fall abends abgearbeitet haben kannst, sondern eine mit einer überschaubaren Menge, eben mit den wichtigsten Dingen. Damit du auch abends dann das Gefühl haben kannst, dass du alles oder mindestens das meiste davon abgehakt oder zumindest angefangen hast.

    Ideen für den Übergang in den Feierabend: Reste aufschreiben

    Jetzt möchte ich dir ein paar Ideen an die Hand geben, wie du ganz bewusst den Übergang schaffen kannst vom Arbeits-Teil zum Entspannungs-Teil des Tages.

    Wenn die Arbeitszeit zu Ende ist, und du nicht alles fertig bearbeitet hast, dann kann es dir helfen, dir weitere Ideen oder auch nächste Schritte für den nächsten Tag einfach einmal aufzuschreiben. Das kann helfen gegen die Angst, dass du morgen nicht mehr weißt, wo du warst und dass du dann nicht mehr reinkommst. Denn wenn du dir notierst, was du als letztes gemacht hast oder auch was als nächstes dran ist, dann kann dir das beim nächsten Mal, wenn du an die Arbeit gehst, helfen, schneller wieder reinzukommen. Im übrigen kenne ich niemanden, der regelmäßig abends die Arbeit fertig hat. Es ist eher normal, dass der Schreibtisch nicht leer wird.

    Du kannst dir auch deine To-Do-Liste für den nächsten Tag schreiben, z.B. mit der Ivy Lee Methode oder dir deine Prioritäten nochmal vor Augen führen, die am nächsten Tag dran sind. Dadurch kannst du deinem Geist, deinem Gehirn sagen: “Okay, es brennt nichts an. Du kannst jetzt ganz entspannt den restlichen Tag ausklingen lassen. Morgen wissen wir genau, was zu tun ist.”

    Abstand zur Arbeit gewinnen: Aufräumen

    Je nachdem, wie ein Arbeitsplatz gestaltet ist, ist der nächste Schritt, Abstand zwischen dich und die Arbeit zu bringen. Wenn du deine Arbeit womöglich in Sichtweite immer hast, also im Wohnzimmer oder in der Küche, dann kann es Sinn machen, die Arbeit wirklich bewusst weg zu packen. Oder wenn du ein Büro hast oder ein Büroplatz, macht es Sinn, ganz bewusst den Ort zu wechseln, sodass du nicht mehr auf die Arbeit schaust und sie nicht mehr vor Augen hast.

    Manche Menschen hilft es auch, ganz bewusst den Schreibtisch aufzuräumen. Das ist ein bisschen Typ-Sache. Ich muss gestehen, ich räume meinen Tisch nicht jedes Mal auf. Weil es mich wahnsinnig macht, wenn die Dinge nicht mehr da sind, wo sie gestern waren. Aber es kann ein schönes Ritual sein, zumindest die Dateien zu schließen oder eben Bücher, die du heute und morgen nicht brauchst, wegzuräumen. Was ich auf jeden Fall mache, Seminar-Unterlagen wieder wegzuräumen, wenn ich sie morgen nicht mehr brauche. Wenn heute Seminar-Tag 1 von 2 oder 3 war, dann räume ich die Materialien von heute weg und pack das, was ich für morgen brauche, schon mal hin. Das wäre so das Äquivalent zur To-Do-Liste für nächsten Tag.

    Also überleg dir: “Was kann schon weg, was brauche ich morgen nicht und was kann ich mir zurecht legen für den nächsten Tag?”

    In die Entspannung kommen

    Eine weitere Methode, die vielen Menschen hilft, um bewusst runterzufahren, ist entweder eine Meditation oder Entspannungsübung, also ganz bewusst in die Stille, in die Ruhe hineinzugehen. Vielleicht eine Atemübung, vielleicht eine geführte Meditation. Von denen gibt’s ja auch schon einige hier im Blog oder im Podcast. Vor allen Dingen, wenn du sehr unter Druck oder sehr intensiv gearbeitet hast oder auch mit Tempo, kann das helfen, einmal ganz bewusst runterzukommen, die Schultern wieder fallen zu lassen und wieder mehr in deinen Körper zu kommen.

    Eine weitere Methode ist, dass du dich ganz bewusst bewegst. Vielen Leuten hilft Sport, Bewegung, ein Spaziergang oder jetzt im Sommer vielleicht auch schwimmen gehen, irgendwas machen, wo du deinen Körper ganz bewusst in Aktion bringst. Auch evtl. als Gegenbewegung zur Schreibtischarbeit. Wenn du am Schreibtisch arbeitest, um da ganz bewusst auch eine Zäsur zu setzen und zu sagen: “Jetzt kommt was Neues. Jetzt ist die eine Sache zu Ende und jetzt kommt was Neues.”

    Etwas ganz anderes tun

    Und dann komm ganz bewusst im Feierabend an und tu etwas ganz anderes als bei der Arbeit. Es ist z.B. erholsamer, wenn du nicht von einen Bildschirm zum anderen Bildschirm wanderst. Ich weiß, manche Feierabende taugen nur noch für ein Fernseher. Aber vielleicht versuchst du einfach mal was ganz anderes, z.B. Kochen mit Musik oder Wellness, entweder woanders oder auch zu Hause im Bad. Auch ein Spaziergang kann Wunder wirken.

    Und last but not least: Triff andere Menschen, verabrede dich. Geht z.B. gemeinsam zum Sport oder spazieren. Oder unternimm etwas Schönes mit deiner Familie. Natürlich könnt Ihr auch zusammen eine Serie oder ein Film schauen, aber dann sucht ganz bewusst aus: Worauf haben wir Lust? Was macht gute Laune? Was gibt allen ein Feierabend-Gefühl?

    Wenn gerade niemand in der Nähe ist, mit dem du dich treffen kannst, könntest du auch zum Telefon greifen oder eine kleine Videokonferenz mit einer Freundin oder einem Freund veranstalten (auch wenn das wieder mit Bildschirm ist). Eine Runde zu quatschen ist auch sehr erholsam.

    Kreativ sein: Wenn du gerne kreativ bist, kannst du auch was basteln, etwas malen, oder nähen. Was auch immer. Hauptsache es hat möglichst wenig mit Arbeit zu tun.

    Lass uns noch weitere Ideen sammeln!

    Hast du noch weitere Ideen, die vielleicht auch anderen Leuten helfen könnten? Dann schreib mir! Das Kontaktformular dazu findest du unten.

    Dann ergänze ich den Artikel sehr gern noch. Denn ich hab ja jetzt auch nicht alle Ideen der Welt gepachtet und vielleicht kommst du ja noch auf ganz andere tolle Ideen, was du machen kannst, um ganz bewusst den Feierabend zu genießen.

    Wenn du jetzt Feierabend hast, dann wünsche ich dir einen ganz tollen Feierabend und dass du ihn wunderbar verbringst! Und falls du jetzt noch nicht Feierabend hast, dann kannst du ja schon mal überlegen, was du später gerne machen möchtest, damit du dann auch zur Belohnung für die Arbeit etwas Schönes hast, auf das du dich schon mal freuen kannst.

    Ich wünsche dir auf jeden Fall viel Spaß. Egal was du jetzt gerade machst und wünsch dir noch einen wunderschönen Tag. Bis bald.

      Einverstanden

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      Agathas Erfolgsgeheimnis

      Die erfolgreiche Unternehmerin Agatha Bieschke verrät mir, wie sie es schafft, mehrere Projekte so erfolgreich unter einen Hut zu bringen. Sie berichtet darüber, ob und was sie selbst aufschiebt und wie sie entscheidet, was sie selbst tut und was sie delegiert und was das damit zu tun hat, was man wirklich, wirklich will. Wir reden über die Methode Prio Frogging, die sie und ihre Tochter entwickelt haben, und wie man damit gezielt an seinen großen Zielen arbeiten kann. Es geht um kleine, machbare Schritte für die eigenen Ziele und den Made for More Club für Frauen. Agathas Werdegang ist ein tolles Beispiel dafür, wie man seinem Herzen folgen und damit in kleinen, machbaren Schritten sehr erfolgreich sein kann und dass es nie zu spät für Veränderung ist. Außerdem sprechen wir über kleine Boxenstopps im Alltag für Entspannung und Dankbarkeitspraxis, die in unser beider Leben einen wichtigen Stellenwert einnehmen.

      Möchtest du das Interview lieber hören? Hier findest du die Podcast-Episode:

      Catrin Grobbin: Liebe Agatha, es ist so schön, dass du da bist, herzlich willkommen!

      Agatha Bieschke: Dankeschön! Ich freue mich schon seit gestern auch total.

      Catrin Grobbin: Super! Ich freue mich auch schon die ganze Woche auf unser Gespräch. Schön, dass wir heute hier sprechen. Unser Publikum kennt dich vielleicht noch nicht, deswegen möchte ich gern sagen, warum du heute mit mir im Interview bist:  Der Grund ist, dass du so ein tolles „Role Model“, also ein Vorbild bist. Du bist so eine Powerfrau! Und ich glaube, du schiebst gar nichts auf, oder? Kannst du uns ja gleich mal verraten.

      Und du bist definitiv auch vielseitig interessiert, würde ich sagen, was ja viele der Menschen, die sich hier umschauen, auch von sich selbst sagen, dass sie gern verschiedene Dinge tun wollen und nicht immer nur eine Sache. Das kann ja auch dazu führen, dass man sich irgendwie verzettelt und gar nichts hinkriegt. Aber das scheint bei dir überhaupt nicht der Fall zu sein. Du hast einen Vollzeitjob mit 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, vier Firmen gegründet und bist auch da noch als Gesellschafterin tätig. Du hast mit deiner Tochter den „Made for more Club“ gegründet und den Podcast „Your mind is not your Feind“. Großartikel Titel übrigens!

      Wie kriegst du das alles hin?

      Und da fragt man sich natürlich: Wie kriegst du das alles hin? Wie machst du das? Davon würden wir gerne von profitieren und lernen.

      Agatha Bieschke: Also grundsätzlich ist es so, dass ich ganz früh immer gucke, was macht mir keinen Spaß. Da gibt es vier Quadranten: Ich liebe es und kann es. Ich liebe es und ich kann es nicht. Ich kann es, aber ich liebe es nicht. Und: Ich liebe es nicht und ich kann es nicht. Ich versuche jeweils ganz früh bei jeder neuen Tätigkeit herauszufinden, was ich nicht kann und nicht liebe. Und mich auf das zu konzentrieren, was ich liebe und was ich kann. Also auf meinen Genie-Bereich quasi.

      Übersicht über die vier Bereiche:
      Herz = “Genie-Bereich” selbst machen (liebe ich und kann ich),
      ! = delegieren (liebe ich nicht, obwohl ich es kann),
      ? = lernen, Unterstützung oder delegieren (Liebe ich, aber kann ich nicht),
      X = weglassen oder delegieren! (liebe ich nicht und kann ich auch nicht)

      Agatha Bieschke: Und dann versuche ich auch in allen Selbstständigkeiten und bei allen Firmen, genau die Tätigkeiten, die mir einfach keinen Spaß machen oder die ich einfach nicht gut kann, weil ich ein anderer Typ bin, an jemand anderen abzugeben. Und dann mach ich noch folgendes: ich dupliziere noch die Person. Also ich schaffe quasi einen „Klon“, der das auch alles kann. So dass, immer wenn beispielsweise einer FilialleiterIn kündigt, dann hab ich immer gleich eine, die dann noch da ist. Und wenn die Stellvertretung kündigt, hab ich immer noch die Filialleitung. Da mache ich mir immer am Anfang fortlaufende Listen. Immer wenn ich neue Aufgaben angehe, mach ich mir eine Liste: Was fällt mir schwer, was schiebe ich gerne auf? Und dann das ist schon ein Indikator dafür, dass man das nicht mag und dass man das vielleicht auch nicht kann und es einem nicht liegt. Und dann, wenn man wirklich Unternehmer sein möchte, sollte man das auch lassen, weil dann kommt dieser Aufschieberitis und das kostet eine unheimlich viel Zeit. Dieses Momentum geht verloren, diese Energie, die Motivation. Momentum verliert man, wenn man Dinge tut, die man hasst.

      Und da hab ich relativ früh immer Listen geschrieben. Bei jeder Tätigkeit, die mir schwerfällt oder bei der ich dazu neige, aufzuschieben, und dann hab ich immer versucht, so klein wie möglich auszulagern. Am Anfang ist ja nicht so viel Kapital da, also zuerst vielleicht eine erste 450 Euro Kraft, die die Sachen macht. Und bei mir z.B. ist es Buchhaltung, Finanzen. Ich mache zwar die Finanzen im Sinne von Entscheidungen treffen, aber ich möchte mir da nicht jede Rechnung angucken. Und wenn ich weiß, das mag ich nicht, dann versuche ich das auszulagern.

      Wie gibst du Aufgaben ab?

      Agatha Bieschke: Und so hab ich das nach und nach einfach aufgebaut. Und erst, wenn ich gesehen habe, eine Sache läuft wirklich autark ohne mich, dann hab ich die nächste dazu genommen. Und dann hab ich irgendwann den Vollzeitjob dazu genommen, weil ich gesehen hab, die anderen Sachen laufen autark gut. Und jetzt hab ich den Made for more Club, der auch Zeit in Anspruch nimmt, aber so erfolgreich läuft, dass ich gerade beschlossen habe, den Vollzeitjob zu kündigen.

      Catrin Grobbin: Okay. Also das heißt, bei dir war es sozusagen andersherum als bei vielen anderen. Du warst nicht angestellt und hast dann die Selbstständigkeit draufgesetzt, sondern du warst selbstständig und hast dann noch den Vollzeitjob dazu genommen.

      Agatha Bieschke: Ja, weil ich mich gelangweilt habe. Ganz, ganz früher war ich Polizeikommissarin und habe dort mit kriminellen Jugendlichen gearbeitet und davor ganz viele Leichen und solche Sachen gemacht. Und ich habe quasi erst mal mein Beamtentum gekündigt und bin in die Selbstständigkeit. Dann hab ich nach und nach die Selbständigkeit aufgebaut und dann, als alles autark lief und ich mich gelangweilt habe, dann hab ich mir noch einen Job gesucht.

      Catrin Grobbin: Da höre ich jetzt quasi schon den Widerspruch von einigen, die sagen: „Ja, aber meine Selbstständigkeit läuft ja noch nicht so. Ich habe ja nicht so viel Geld.“, oder „Ich bin ja noch angestellt und hab da nicht so viel Spielraum.“ Gibt es da vielleicht noch ein Tipp aus deiner Zeit, wo vielleicht das Geld noch nicht in Strömen geflossen ist? Ich gehe jetzt mal davon aus, dass das heute so ist. Sonst würdest du nicht so zufrieden und glücklich mir gegenüber sitzen. Also wie man Sachen auslagern kann, ohne dass man das große Budget hat?

      Agatha Bieschke: Also was wir am Anfang gemacht haben, ist wir haben uns gar keine festen Angestellten geleistet. Ich hab am Anfang tatsächlich bei jeder Selbständigkeit alles gemacht, einfach um zu verstehen, welchen Umfang hat die Aufgabe, damit mir auch niemand was erzählen kann, wenn ich dafür eine Stunde brauche, darf kein anderer dafür fünf Stunden brauchen. Und erst, als ich das begriffen hatte und erst als ich im Grunde so meinen Tätigkeitsbericht hatte, hab ich geguckt: „Was kann ich auslagern?“ Und heute kann man ja relativ einfach mit virtuellen Assistenten arbeiten, die pro Stunde bezahlt werden. Und dann kann man auch bei Fiberr zum Beispiel im Internet Design Sachen machen lassen, auch relativ günstig mit Festpreisen. Das kostet 40 – 50 Euro. Und so haben wir angefangen, also mit relativ wenig Geld.

      Wie kann man sich an das Abgeben von Aufgaben herantasten?

      Catrin Grobbin: Super. Okay, also das klingt ja durchaus irgendwie machbar. Na, da muss man vielleicht bisschen drauf herum kauen, „Warum mache ich das eigentlich immer noch alles selber?“ Ich hab auch noch so ein paar Aufgaben, wo ich denke, da könnte ich auch nochmal irgendwas abgeben. Hast du noch einen Tipp? Also wenn man so einen kleinen Widerstand bemerkt „Das kann ich doch nicht jemand anders machen lassen.“ Wie man da sozusagen den „Hintern hoch kriegt“, zu sagen: „Doch ich lasse das jetzt jemand anders machen und ich nehme Geld dafür in die Hand.“?

      Agatha Bieschke: Kommt so ein bisschen drauf an, warum du glaubst, es nicht abgeben zu können. Ja, also es gibt ja z.B. den Grund „Ich möchte nicht, dass jemand weiß, wie es um meine Finanzen steht.“ Oder vielleicht auch, wenn man am Anfang der Selbstständigkeit steht. So ein bisschen Scham, dass man sagt „Eigentlich müsste ich ja erfolgreicher sein, als ich bin.“ Solche Glaubenssätze könnten dem ja im Weg stehen, dass man sich vielleicht denkt, „Ich müsste eigentlich wirklich weiter oder erfolgreicher sein.“ Oft sind Gedanken ein Hindernis und das, was mir als zweites Hindernis einfällt, ist, dass man glaubt, „Keiner macht es so gut wie ich.“ Da sage ich mir immer „Macht ja nichts, Hauptsache ich mache es nicht.“ Keiner könnte es so gut machen wie wir. Weil das unsere Firma ist. Und vielleicht muss man sich am Anfang ein bisschen mehr Zeit nehmen, damit es jemand genau so macht, wie man  es will. Und oft ist es so, dass wir es nicht abgeben, weil wir es mal eben schnell selber machen, bevor wir diese Zeit investieren, noch jemanden einzuarbeiten. Und da kann ich auch nur den Tipp geben, so schnell wie möglich abgeben und vielleicht auch tatsächlich an virtuelle Assistenten, damit man auch kleine Aufgaben übergeben kann. Also nehmen wir mal an, du willst Buchhaltung abgeben. Das ist ja etwas, was man als Selbstständiger oft gar nicht abgeben will. Und jetzt willst du die abgeben? Dann würde ich so schnell wie möglich kleine Sachen abgeben. Also sowas wie Du scannst mir schon alle Belege ein. Ich packe sie nur einen Karton. Du sortierst sie und scannst sie mir ein. Und dann mach ich erst mal weiter. Dann ist es nur eine Stunde und es war nicht schlimm.

      Catrin Grobbin: D.h. heißt Perfektionsanspruch senken, aber auch rechtzeitig schon mal überlegen: „Was kann ich abgeben?“, damit man Zeit für die Einarbeitung hat. Und mit kleinen Sachen starten.

      Agatha Bieschke: Genau und am besten eine Liste führen. Also immer eine Liste auf dem Schreibtisch haben und da reinschreiben. Wenn du jede Aufgabe, die du machst, also wirklich jede einzelne Aufgabe notierst, und dann am Ende der Woche oder am Ende des Monats mal daneben schreibst, welche Aufgabe auch jemand anders machen könnte. Eine Richtlinie für mich ist immer, ob das, was ich gerade tue, Geld bringt. Eigentlich ist das ja die Aufgabe eines Unternehmens, Umsatz zu generieren und nur wenn du Umsatz generierst, kannst du dir Mitarbeiter leisten. Und wenn du dir Mitarbeiter leisten kannst, kannst du dann noch mehr machen, was du liebst und dann ist es vielleicht nicht 10 Stunden ungeliebte Tätigkeiten, sondern vielleicht nur noch eine Stunde. Und deswegen ist die Hauptaufgabe eines Unternehmers in meinen Augen Umsatz zu generieren. Das ist so eine Hilfe, bei den Aufgaben zu sagen: „Okay, generiert das jetzt Umsatz? Wird mich das weiterbringen?“ Du machst ja auch Online-Kurse. Das wäre für mich Prio 1 und alles, was da nicht dazu gehört, das würde ich wahrscheinlich in  kleinen Schritten weg delegieren.

      Catrin Grobbin: Ja. Ich habe jetzt auch angefangen, dass ich meine Podcast Episoden nicht selber abtippen. Ist auch eine dumme Idee, eigentlich. Aber am Anfang hab ich, wenn ich einen Artikel gemacht habe, selber abgeschrieben und habe jetzt festgestellt, es gibt Tools, die gar nicht teuer sind, die das einfach automatisch transkribieren. Und dann muss ich bloß noch drüber gucken und Sachen rauslöschen und so, das ist wesentlich schneller und ich glaube auch, dafür werde ich mir nochmal jemanden suchen, weil tatsächlich meine Arbeitszeit eigentlich dafür viel zu teuer ist. Wenn ich mal ehrlich drüber nachdenke.

      Agatha Bieschke: Könntest du in derselben Zeit einfach etwas Teureres machen, ja genau.

      Catrin Grobbin: Wo ich eine Rechnung drüber schreiben kann, anstatt meine Zeit mit Tippen zu verbringen. Genau.

      Agatha Bieschke: Und da gibt es auch noch einen Tipp:  bei Fiverr gibt es gibt es echt wirklich nette Menschen, die z.B. aus deiner Transkription einen Blogartikel machen. Das kostet 20 Euro oder so und dann hast du ein richtigen Blog-Artikel. Das dauert natürlich auch drei, viermal, bis du jemanden hast, der in deiner Sprache spricht. Aber das geht ja. Irgendwann ist das vorbei.

      Catrin Grobbin: Naja, guck mal, ich hab schon etwas gelernt heute. Super.

      Agatha Bieschke: Genau.

      Prio Frogging gegen das Aufschieben

      Catrin Grobbin: Und was machst du denn, wenn du doch mal in so eine Aufschiebe-Falle fällst? Ich vermute mal, wenn es dir so geht, wie uns allen, dass du ab und zu doch auch nochmal irgendetwas aufschiebt. Oder ist das komplett passé?

      Agatha Bieschke: Nein, natürlich ist das nicht komplett passé. Das ist für mich aber ein wunderbares Alarmzeichen, dass das wahrscheinlich etwas ist, was ich nicht machen müsste oder nicht machen wollte. Und ich habe da ja das Prio Frogging entwickelt und das hilft wirklich ganz gut. Also das Prio Frogging, das startet damit, dass du dir pro Lebensbereich wirklich darüber Gedanken machst, was du wirklich, wirklich willst. Also in deiner Gesundheit, in deiner Partnerschaft, in deinen Finanzen, in deinem Beruf und so weiter. Und wir haben da so ein Prozess entwickelt, wo man so hindurchgeführt wird. Mit der Analyse der menschlichen Bedürfnisse: Bin ich eher der Typ, der Abwechslung will? Bin ich eher der Typ, der Sicherheit braucht. Und wie ist die Balance da? Und wenn man damit durch ist und quasi für jeden Lebensbereich eine eigene Vision hat, dann notiere ich mir die immer am Anfang des Monats in Stichworten und am Anfang der Woche jede Woche neu in meinen Kalender. Und daraus leite ich dann die Wochen-Prioritäten ab und was muss ich täglich tun.

      Was mich in diesen fünf Prios oder je nachdem, wie viele man hat, weiterbringt. Also momentan habe ich nur drei, was mich in diesen drei Prios weiterbringt. Und dann ist eine Regel, wenn wir das also definiert haben als Aufgaben, was muss das wirklich Freitag 17 Uhr fertig sein, komme, was wolle oder ich werde den Tag nicht überleben, dann mach ich das, was mir am unangenehmsten ist, einfach zuerst. Und wenn ich keine Kraft habe, etwas Großes zu machen, dann ist die Regel eine Kleinigkeit daraus zu machen. Irgendeinen Mini-Schritt, das sagst du ja auch in deinem Podcast, irgendetwas, was mich im Leben weiterbringt.

      Oft sind wir ja so, dass wir täglich Dinge erledigen, die uns aber eigentlich nicht in unserer Lebens-Vision voranbringen. Wir haben so viel Drumherum, was wir ja auch noch machen müssen, z.B. fürs Kind kochen, oder abholen oder zum Arzt bringen oder was auch immer. Aber meine Tochter Aliana und ich haben als Grundregel für uns, dass wir jeden Tag gucken: „Was ist unsere Lebens-Vision und eine Kleinigkeit dafür schafft man jeden Tag. Und die je nachdem wie viel Zeit man hat, entscheidet man sich, wie groß die Aufgabe sein darf. Aber dann die unangenehmste als allererstes. Und das hat für mich den Grund, dass ich, sobald ich das erledigt habe – meistens ist das dann um 7.30 Uhr schon der Fall – dann bin ich so motiviert“ Denn ich hab ja gefühlt schon richtig was geschafft, nämlich das, was ich nicht mag. Und das stärkt so dermaßen das Selbstbewusstsein und auch das Selbstvertrauen in die eigene Verlässlichkeit. Dass ich es den Rest des Tages eher schaffe, in den Flow zu kommen oder zu bleiben. Das ist so unser Trick.

      Catrin Grobbin: Ja, das klingt richtig gut. Wir nehmen die LeserInnen nochmal mit, die dich noch überhaupt nicht kennen. Also Aliana ist deine Tochter, mit der du zusammen auch eine Firma hast. Wie alt ist sie jetzt?

      Agatha Bieschke: Sie wird morgen 21.

      Catrin Grobbin: Oh, drück sie mal von mir! Wenn du dieses Interview liest, dann ist sie schon 21! Und sie ist schon zusammen neben dem Studium mit der Mama selbstständig. Mit dem Made for more Club und somit ist sie auch eine sehr produktive Frau. Muss man einfach sagen, sie hat einen Riesen-YouTube-Kanal. Und dieses Prio Frogging, das ist wirklich eine sehr tolle Methode. Ich kannte bisher nur „Eat The Frog First“, also den Frosch zuerst essen, das, was nicht schmeckt. Und Eure Erweiterung finde ich ganz toll, weil viele Leute ja sagen: „Ja, Staubsaugen mach ich zuerst, das mag ich auch nicht. Aber das ist eben nichts, was mich weiter bringt zu meinem Oberziel, das bringt mir nur eine saubere Wohnung.

      Agatha Bieschke: Genau. Und vor allen Dingen ist das meistens ein Trick, um nichts wirklich Wichtiges zu tun. Lieber die Wohnung aufräumen und dann noch eben einkaufen. Mag ich ja auch nicht. Also eigentlich ist das ein Trick. Deswegen hängen wir dieses „Eat The Frog First“ immer an der Lebens-Priorität auf. Damit erreicht man seine Ziele plötzlich viel, viel, viel schneller. Und wenn man sich daran gewöhnt, dann hat man das tatsächlich jeden Tag. Aber es gibt trotzdem Dinge, die ich aufschiebe.

      Catrin Grobbin: Ja, was ist denn dann dein Top 1, der Dinge, die du nicht gerne machst? Buchhaltung?

      Agatha Bieschke: Ja, wenn ich sie mal mach. Also ich mache die meistens nur für eine meiner Firmen, nämlich für die Holding, weil da ist nicht so viel los. Das ist die Muttergesellschaft der anderen, und da mache ich es noch selbst und habe aber jetzt wirklich gesehen, wieso machst du das noch selbst? Das dauert nur eine halbe Stunde, aber in einer halben Stunde könnte ich wahrscheinlich schönen Content machen. Also ist es ab nächsten Monat bei der Assistentin.

      Catrin Grobbin: Super. Ich glaube, da muss ich mich mal andocken. Buchhaltung ist auch bei meiner Prio ganz, ganz weit auf der Frosch-Liste.

      Agatha Bieschke: Und Aliana ist selbständig, seit sie 16 ist. Also YouTube ist ja eine Selbstständigkeit, sobald man damit Geld verdient, und sie hat sich mit 16 selbstständig gemacht. Und jetzt haben wir den Made for More Club im November zusammen gegründet und sind im Februar online gegangen. Und Jura studiert sie auch noch. Also sie ist in meine Fußstapfen getreten.

      Lass dich von Agathas Geschichte inspirieren, nicht frustrieren!

      Catrin Grobbin: Ja! Also ganz kurz einmal zwischendurch: Wenn du jetzt grad diesen Artikel liest und frustriert bist, bitte nicht aufhören! Also nochmal: Bitte nicht schlecht fühlen! Wer mit mir schon gearbeitet hat, weiß: Auf den Kopf kloppen ist verboten. Bitte macht das nicht. Nur weil das jetzt gerade bei dir nicht so läuft, wie das jetzt hier bei Agatha und Aliana läuft. Ich muss gestehen, bei mir läuft es auch nicht immer so, sonst wäre ich reich und berühmt. Und würde in einem Schloss wohnen irgendwo mit Seezugang oder so. Also es ist okay, wo jede und jeder steht, aber wir schnappen uns jetzt heute mal die Goldklumpen, damit wir selber mit unseren Sachen weiter vorankommen. Also atmen und weiter hören.

      Ich würde zu dem Club auch gleich noch fragen, aber zuerst zum Thema Prio Frogging. Also „Prioritäten-Froschen“ sozusagen. Da habt ihr ja auch einen gratis Online-Kurs dazu (Hier kannst du ihn angucken und mitmachen.).  Den finde ich nämlich auch ganz super!

      Mut zur Veränderung: Was entfacht das Feuer in dir?

      Agatha Bieschke: Und auch tatsächlich bitte nicht überfordert sein, wenn man das hört. Weil ich weiß, das hört sich nach viel an, aber ich muss sagen, ich glaube, ich arbeite weniger als andere. Dadurch, dass ich das einfach systematisch so gemacht habe, was mir wichtig war im Leben. Und das ist vielleicht etwas, was mir auch wirklich geholfen hat, wenn etwas nicht funktioniert, dann habe ich keine Angst gehabt, es zu ändern. Also ich habe ja mein Beamtentum einfach gekündigt, weil es für mich nicht funktioniert hat. Und die meisten Menschen, die ich kenne, die denken: „Jetzt habe ich da die Ausbildung, jetzt habe ich ein Studium, jetzt muss ich das machen, jetzt muss ich das funktionierend machen und ich muss mich an das anpassen, was ich glaube tun zu müssen. Und ich glaube, sich davon mal freizumachen.

      Es ist auch völlig in Ordnung, wenn man alle zwei Jahre etwas anderes macht oder etwas Neues dazu nimmt oder was anderes weglässt. Und ich glaube, das ist das einzige. Also diese Regel hat mir geholfen, dieses System zu entwickeln. Denn wenn du etwas nicht magst, dann stiehlt dir das einfach Lebensenergie. Ja, wenn man jeden Tag 6 Stunden irgendwo sitzt und etwas tut, was man nur zu 50 % mag, weil man glaubt, man muss das tun, dann ist das in meinen Augen eine Lüge. Und wie soll man dann noch die Energie für Sport aufbringen und für Selbstständigkeit, wenn man schon den ganzen Tag eigentlich was getan hat, was man blöd findet? Das ist so wichtig zu gucken, was entfacht das Feuer in dir? Lass es und kündige eben oder vielleicht nicht sofort, man muss ja nicht sofort alle Brücken abbrennen. Aber sich das zu erlauben, vielleicht einen anderen Weg einzuschlagen oder einen zusätzlichen oder sich auf einen neuen einzulassen. Das hat mir dabei geholfen, weil es am Ende mach ich ja nur die Sachen jetzt, die ich liebe. Und manchmal habe ich auch Sachen, die ich nicht so liebe und wenn etwas nicht mehr funktioniert, lasse ich es eben.

      Es ist nie zu spät.

      Catrin Grobbin: Das ist ein super super wichtiger Hinweis. Ich beschäftige mich ja auch dieses Jahr viel mit diesem Thema: „Was will ich eigentlich wirklich? Weil ich gemerkt habe, dass da auch viele ein Thema mit haben. Dazu baue ja gerade einen Online-Kurs. Und jetzt, im Juni, wenn wir darüber sprechen, kann man sich auch noch gratis anmelden und einfach so darauf zugreifen, weil ich einfach ein bisschen Publikum brauche. Daraus wird dann später ein erschwinglicher Online-Kurs, weil so viele Leute sich nicht einmal erlauben, darüber nachzudenken, was sie eigentlich wollen.

      Und ich kann auch aus meiner Erfahrung sagen, ich habe ja auch sozusagen auch eine zweite Karriere gestartet mit der Psychologie. Ich war ja mal Fremdsprachen-Assistentin, weil ich vom Land kam, Fremdsprachen lagen mir und dann wusste ich nicht, was ich machen soll, dann bin ich da irgendwie reingekommen und bin auch 5 kostbare Jahre da hängengeblieben. Und nur das erste halbe Jahr hatte ich Spaß. Ich bin heute immer noch so dankbar, dass ich diesen Bürosessel wieder verlassen hab, obwohl viele Leute auch gesagt haben: „Was? Aber das ist doch eine feste Anstellung in Hamburg. Das ist doch was Tolles!“ Aber ich habe so viele Menschen gesehen, die so unglücklich waren. Der schlimmste Satz, den ich dort gehört habe, war „Jetzt wüsste ich, was ich gerne machen würde. Aber jetzt ist es zu spät.“ Die Kollegin war damals 40, glaube ich. Und da hab ich mir geschworen, diesen Satz möchte ich zu mir selber nie sagen. Das hat mir so für sie wehgetan.

      Agatha Bieschke: Genau. Das will ich auch nicht. Ich bin jetzt 43 und hab jetzt wieder den Club gegründet. Also es ist wirklich nie zu spät.

      Catrin Grobbin: Und genau das würde ich auch unterschreiben.

      Agatha Bieschke: Ich würde mir immer ein Vorbild suchen, das älter ist, wenn das das Thema ist. Also wenn Alter das Thema ist, dann würde ich mir jemanden suchen, der es gemacht hat, mit 50 oder mit 60. Und es gibt ja sogar jemand, der Name fällt mir gerade nicht ein (Greta Silver, Anm. d. Redaktion),  ist 66 und hat jetzt ein Podcast gegründet, der durch die Decke geht, und hat eine Firma und coacht. Es ist nie zu spät.

      Catrin Grobbin: Ja, es ist nie zu spät.

      Agatha Bieschke: Und mir hat man das auch gesagt, als ich bei der Polizei wegging. Ich war auf Lebenszeit verbeamtet. Das macht man ja nun überhaupt gar nicht. Das ist ja so eine Sicherheit! Und das Einzige, dessen ich mir sicher war, war, dass ich unglücklich sein würde die nächsten 40 Jahre. Das war die einzige Sicherheit, die ich hatte. Und das ist so wichtig, das zu verstehen, wenn man darüber nachdenkt, was man wirklich, wirklich will.

      Warum will ich das eigentlich?

      Agatha Bieschke: Eine der Sachen, die ich mir heute zur Frage wie man weniger aufschiebt, notiert habe, ist: Wir fragen uns nicht nur, was ich wirklich will, sondern wir fragen uns: „Und was bedeutet das? Was steckt dahinter?“ Also ich habe so ein gutes Beispiel von mir. Ich habe irgendwann mal den Glaubenssatz geglaubt, ich müsste zwei Kilo abnehmen, weil wenn ich zwei Kilo abnehme, dann bin ich ein Role Model. Dann kann ich mich bei Instagram zeigen. Und dann? Also verrückt, oder?

      Catrin Grobbin: Ich schmunzle nicht, weil ich das blöd finde, sondern weil ich das selber manchmal denke. Ich guck auch meine kleinen Corona-Röllchen an und denke das auch ab und zu. Aber dann denke ich immer: „Eigentlich auch egal.“ Ich meine, diese Gedanken gerade jetzt nach dieser Lockdown Geschichte fast jeder. Ich glaube, fast jeder hat zugenommen in diesem letzten Jahr. Deswegen muss ich gerade schmunzeln.

      Agatha Bieschke: Ja und diese zwei Kilo. Dann war das so: Okay. Warum möchtest du abnehmen? Weil ich online was machen möchte. Warum möchtest du online was machen? Und ich habe immer weiter mich gefragt. Immer weiter. Warum möchtest du das? Bis ich am Ende zu meinen Werten kam. Und meine Werte waren einfach Freiheit und Unabhängigkeit. Und dann wusste ich: „Okay, wie kann ich Freiheit und Unabhängigkeit erreichen? Mit Online-Business.“ Dann hab ich das quasi umgekehrt, dann hab ich mir gesagt: „Kümmere dich nicht um die zwei Kilo, dann mach jetzt mal das Online-Business, denn es geht um Freiheit und Unabhängigkeit. Und dann habe ich parallel die zwei Kilo trotzdem abgenommen.

      Also manchmal muss man einfach nur ganz genau wissen „Warum mach ich das?“ Und ich glaube, das wissen viele auch nicht. Die fangen irgendetwas an, so Neujahrsvorsätze und wissen nicht: Warum will ich denn abnehmen? Weil ich abnehmen will. Und warum willst du abnehmen? Was steckt dahinter? Weil ich gerne meine Enkel noch erleben möchte oder so. Und das ist dann vielleicht ein richtiger Motivator. Und das treibt einen dann auch wirklich an. Wenn man das nicht weiß.

      Catrin Grobbin: Wenn es eigentlich um Gesundheit geht und gar nicht um die Kilos an sich, sondern um gesunden Lifestyle.

      Agatha Bieschke: Ja, und manchen sind tatsächlich die Kilos wichtig, weil sie Model werden wollen oder weil das was ganz anderes ist, was dahinter steckt. Wirklich, dein Kurs kommt wie gerufen. Sowas machen wir auch im Club und ich glaube, dein Kurs kann sehr vielen helfen, weil ich glaube, ganz viele wissen einfach nicht, was sie wollen und warum sie es wollen.

      Wir sind das “Wollen-dürfen” oft nicht gewöhnt.

      Catrin Grobbin: Genau, wir sind es auch nicht gewohnt. Ich glaube, dass wir da noch an ererbten Dingen knabbern, weil unsere Eltern das nicht durften. Also meine Mutter hat nicht groß ausgesucht damals, was sie jetzt arbeiten will, und von meinem Vater weiß ich das gar nicht genau. Die sind einfach irgendwie losgeschickt worden, oder? Na, zum Teil wurden ja Lehrstellen auch noch gesucht für die Generationen vor uns. Und ich bin jetzt 45 und ich glaube, wir sind fast die erste Generation, die sich selber wählen sollte. Plötzlich. Was will ich eigentlich machen? Jedenfalls in meinem Umfeld. Mein Gefühl ist, das ist noch relativ frisch, dass man sich selbst aussuchen soll, was einem Spaß macht. Nicht einfach nur, wo ein Platz frei ist oder so. Das ist was Neues. Und das ist völlig in Ordnung, finde ich, dass wir ein bisschen Zeit brauchen, bis wir an dieses neue Schema von „Ich darf mir etwas wünschen.“ gewöhnt sind.

      Agatha Bieschke: Und ich finde es auch schön. Vielleicht ist das noch einen Schritt weiter, sich zu erlauben, immer wieder was Neues zu machen. Und das finde ich auch total schön. Also ich möchte die Zeit bei der Polizei nicht missen, weil ich habe immer eine gute Party-Geschichte auf Lager und ich möchte den Aufbau der Selbstständigkeit nicht missen. Ich möchte jetzt auch die letzten zwei Jahre bei dem Konzern nicht missen. Da habe ich auch unheimlich viel nochmal gelernt. Und trotzdem kann ich auch damit aufhören, ohne weinen oder zurück zu gucken oder Angst zu haben. Weil ich weiß, jetzt kommt wieder ein phantastisches Kapitel und wer weiß, was ich in zwei Jahren will. Und sich das zu erlauben, ist auch schön.

      Und ich glaube, wir Frauen haben es da ja sowieso nochmal schwer. Wir sind ja auch noch zerrissen zwischen Kindern und Erwartungen der Gesellschaft. Rollen-Erwartungen in der Gesellschaft und auch in der Familie. Da ist ja auch noch vieles ererbt. Also unsere Mütter, die waren ja noch im klassischen Rollenbild. Und wir sind vielleicht die ersten, die das auch aussuchen können, so wie du sagst und gleichzeitig aber die mit dem schlechten Gewissen, würde ich sagen, weil sie eigentlich immer so ein bisschen zerrissen sind.

      Das Gehirn braucht Pausen

      Agatha Bieschke: Und dann wirklich zu gucken, was sind die Erwartungen anderer Menschen der Gesellschaft und was sind eigentlich meine eigenen? Meine eigene Stimme? Wo ist die eigentlich? Die ist manchmal durch 20 Jahre Kindheit so gedämpft, nur noch schwer zu verstehen, dass man gut daran tut, sie wieder zu hören. Und das ist sehr schwer mit den ganzen Ablenkungen, die es heutzutage gibt. Damals war das nicht ganz so. Da konnte man auch mal sich langweilen. Und heute wird es immer schwieriger, weil man immer bespaßt wird durch irgendein Medium. Und da verlernt man, auf die eigene Stimme zu hören.

      Catrin Grobbin: Ja, ja, das ist auch meine Erfahrung. Das heißt auch mal Smartphone wegpacken. Also nicht jetzt, bitte lies noch zu Ende. 😊 Aber nicht immer nur Podcasts hören auf jedem Spaziergang und auf jedem Weg, sondern auch mal so ein bisschen Zeit für sich und für das Nachwirkenlassen und mal spüren „Was will ich eigentlich?“ oder „Was ist mir wichtig und wo stimmt es gerade und wo stimmt es vielleicht auch nicht für mich?“

      Agatha Bieschke: Das sind bei mir die besten Ideen, wenn ich wandern gehe. Alpenüberquerung, sieben Tage, oben gibt’s kein Handy. Danach habe ich meine Geschäftsidee. Das kann ich nur jedem empfehlen. Oder ein Kreuzfahrtschiff, weil auf dem Meer gibt’s auch kein Internet.

      Catrin Grobbin: Ah, gut zu wissen. Nein. Aber das finde ich total gut. Ja, diese Pausen. Pausen, damit man wieder Raum hat für Neues, die finde ich auch super wichtig.

      Agatha Bieschke: Ich glaube auch das Gehirn ist da einfach nicht gemacht für diese ständige Dauerbeschallung. Nee, bestimmt nicht.

      Catrin Grobbin: Wir brauchen das. Das Steinzeithirn, was wir haben. Vielleicht in einer Million Jahren oder so. Aber heute noch nicht.

      Agatha Bieschke: Und ich habe bei meinen Kindern, denke ich schon: „Wow, da muss schon irgendein genetischer Adaptationsvorgang passiert sein. Aber ist es nicht. Also die werden auch nervös und aggressiv, wenn das Gehirns eine zu große Aktivität hat. Wir brauchen tatsächlich diese Pause.

      Entspannung und Dankbarkeit

      Catrin Grobbin: Ja, genau, auch mal sacken lassen. Das führt mich noch zu einem Thema, über das ich mit dir gerne sprechen wollte. Und zwar: Du machst ja viel und es könnte einem ja quasi fast schwindlig werden. Was machst du denn außer Wandern über die Alpen für deine Entspannung? Denn das ist ja auch Thema dieses Podcast. Wir wollen ja nicht dazu aufrufen, jetzt hektisch betriebsam alles umzukrempeln, sondern du wirkst auf mich auch sehr ruhig und entspannt und geerdet. Welche Tipps hast du denn da noch?

      Agatha Bieschke: Wenn man sich Gedanken darüber macht, was man wirklich, wirklich im Leben will, dann sollte man die Bereiche Gesundheit und meinetwegen Spiritualität oder Entspannung in die Lebensprios mit aufnehmen und dafür einfach jeden Tag Zeit einplanen. V.a. wenn man dazu neigt, gestresst zu sein. Also was ich immer mache, ist jeden Morgen eine Stunde in den Wald und zwar ohne Podcast. Manchmal höre ich einen Podcast, aber das schon seit Wochen nicht, sondern da gehe ich mit meinem Hund eine Stunde spazieren. Jeden Morgen und am liebsten so früh, dass da noch keiner ist. Das ist einfach ein Ritual. Und jeden Abend lese ich. Also bei mir ist um 21:00 Uhr/ 21:30 Uhr meistens alles an Medien aus und dann wird nochmal eine halbe bis dreiviertel Stunde gelesen. Das sind so die beiden Sachen, die mich erden.

      Dann mach ich einiges auch an mentalen Übungen und Dankbarkeit auf jeden Fall. Also ich habe mir angewöhnt, immer wenn ich was sehe, was mich glücklich macht, dass ich wirklich laut in meinen Gedanken sage: „Ich bin so dankbar, dass du da bist.“ Ich versuche da so ein Trigger bei mir zu setzen und daran arbeite ich immer. Also ich versuche immer, wenn mein Mann irgendwie in den Raum kommt: „Ich bin so dankbar, dass es dich gibt.“ und manchmal auch laut. Aber wenn er das sieben Mal am Tag hört, wer weiß, vielleicht nutzt sich das ab. Also so versuche ich das einfach. Und das mache ich bei meinen Kindern. Und wenn die Sonne scheint, und wenn es regnet, dann bin ich dankbar, dass die Pflanzen Wasser kriegen. Ich versuche ganz oft am Tag diese Dankbarkeit bewusst wahrzunehmen. Durch einige Meditationen weiß ich, wo das Glücksgefühl bei mir im Körper liegt. Und dann versuche ich das immer zu suchen. Zwischendurch am Tag, so denke ich: „Okay. Wo ist es?“

      Und eine Technik, die ich noch hab, benutze ich, wenn ich eine neue Tätigkeit anfange. Also wenn wir jetzt z.B. den Podcast anfangen, dann setze ich mich vor jedem Live zwei Minuten hin, mache die Augen zu und sage mir in Gedanken: „Wie möchtest du die nächste Stunde verleben?“ Und dann sage ich meine Power Wörter wie freundlich, fröhlich, glücklich, erfolgreich, selbstbewusst. Und das erzeugt inzwischen durch Übung auch dieses Glücksgefühl.

      Und wenn ich die Tätigkeit beende, dann gucke ich: „Was liegt jetzt an? Wie möchtest du dann die nächste Stunde verbringen?“ Und dass man ganz oft solche Breaks hat, als wie so ein Boxenstopp beim Rennwagen, dass man diese Breaks hat und guckt und sich eine Intention und ein Ziel setzt für die nächste Zeit, die man gleich verlebt und nicht so durch den Tag „rushen“. Das bringt irgendwie nicht so viel. Und ich bin viel besser, weil ich das vorher festgelegt habe, wie ich sein will und dann gelingt das viel besser.

      Catrin Grobbin: Super. Wir haben ganz viele Parallelen da an der Stelle. Ich habe ja tatsächlich ein positives Notizbuch rausgebracht. Kann man auf Amazon kaufen, weil ich das meinen Klientinnen und Klienten manchmal die Hand drücke. Da steht gar nicht viel an Text drin, 2 Seiten Text ist da, glaub ich, drin, aber viele kleine Bildchen von mir und ganz viel Platz, um alle schönen Dinge des Tages zu notieren, damit man das übt und nicht bei diesem negativ Fokus bleibt, den wir vom Gehirn aus einfach eingebaut haben.

      Und ich mache das ähnlich wie du. Ich nenne das nur „Ich gehe in meine Mitte“ oder „Ich erde mich nochmal.“. Das mache ich vor jeder Coaching-Sitzung, vor jedem Seminartermin. Weil bei mir ist ja auch manchmal Hurrikan, mit einem kleineren Kind. Heute waren wir ganz spontan beim Kinderarzt. Das war dann auch so: „Okay. Ich muss den Tag umplanen. Alles klar.“ Aber auf dem Weg vom Bus habe ich dann schon wieder gesagt: Hurrikan außen, ich innen. Jetzt gehe ich mal wieder in meine Mitte, denn sonst kann ich nicht gut arbeiten in meinem Job und es fühlt sich auch einfach nicht gut an, wenn man in diesem Huzzle so drin bleibt. Die Idee mit den Kraftwörtern finde ich schön, das werde ich mal dazunehmen, glaub ich.

      “Was möchte ich haben.” und “Wie möchte ich sein?”

      Agatha Bieschke: Viele Menschen haben Ziele, was sie erreichen wollen, also haben z.B. Aber was ich wichtig finde ist, dass man Ziele hat fürs Sein. Also „Wie möchte ich sein?“ Und je öfter man sich das ins Bewusstsein ruft und je öfter man dann versucht auch zu agieren wie ein freundlicher und fröhlicher Mensch, desto mehr wächst man da auch rein, dass man das ist. Und mit der Dankbarkeit, das machen wir jetzt schon seit 21 Jahren, weil wir haben damals mit den Kindern angefangen. Wir haben nämlich, sobald die ein bisschen was sagen konnten, jeden Abend Wunschkreis gemacht. Und zwar haben wir uns an den Händen genommen und jeder musste sagen, was das Schönste an seinem Tag war. Und das haben wir durchgezogen, jeden Abend. Und dadurch kam auch tatsächlich dieser Fokus, weil selbst wenn die Kinder nichts gefunden haben, blieben wir so lange sitzen, bis sie eine Kleinigkeit gefunden haben. Und ich glaube, das trainiert den Verstand, auch das Positive dann wahrzunehmen. Und am nächsten Tag, wenn du sowas gefragt wirst, achtest du ja drauf, was positiv war. Und umso mehr Positives passiert dann auch.

      Catrin Grobbin: Ja, da würde ich absolut unterschreiben. Wir machen das im Bett. Was war das Schönste heute oder was war heute schön? Ich weiß gar nicht, ob wir es jeden Tag machen. Ich werde nochmal drauf achten, aber wann immer ich daran denke, eine Runde Rücken kratzen und „Was war das Schöne heute?“ Das ist, finde ich, auch eine ganz, ganz wichtige Sache. Also ich glaub wir machen es vor allen Dingen, wenn der Satz fällt „Heute war gar kein schöner Tag, spätestens dann gehen wir nochmal auf die Suche. Denn ich glaube, es gibt keinen Tag, an dem nicht irgendwas Gutes passiert ist. Und ich versuche es ja bei mir tatsächlich auch bewusst zu stoppen, wenn ich merke, der Tag geht in eine andere Richtung, als ich das möchte. Weil man kann ja das Ruder noch rumreißen, wenn man merkt, der Vormittag war nicht so, wie ich wollte. „Okay, was muss ich machen?“ Meistens muss ich einfach ein bisschen langsamer werden. Ein bisschen mehr atmen und nochmal einen Restart machen. Dann wird der Tag auch in der Regel wieder besser.

      Boxenstopps im Alltag

      Agatha Bieschke: Ja, und dann hilft auch in der Unternehmensführung, also bei stressigen Situationen. Auch im Konzern gab es natürlich extrem stressig Situationen mit so vielen Mitarbeitern. Ich habe ganz Norddeutschland gehabt, fast 540 Immobilien, die ich mit dem Team verwaltet habe und das jedes Mal eine Intention vor jedem Meeting zu setzen. Und jedes Mal, wenn man merkt, „Jetzt ist aber hier Attacke.“, wieder ein Boxenstopp zu machen, um einfach irgendwie wieder zurückzukommen. Dann ist man auch einfach effektiver und besser. Und manchmal spart die Zeit, die man aufbringt, in den meisten Fällen am anderen Ende Zeit, weil man sich einfach nicht mehr so verzettelt oder so verstrahlt durch die Gegend läuft.

      Catrin Grobbin: Ja, genau. So „Aaah! Panikattacke!“ Ja, man muss aus der Stressreaktion raus, sag ich immer. Oder möglichst gar nicht erst rein. Das ist superwichtig

      Agatha Bieschke: Auch, wenn man es nicht immer verhindern kann.

      Catrin Grobbin: Ja, genau. Aber wenn man es merkt, sag ich mal, hat man ja wieder die Möglichkeit, es zu schnappen und zu sagen „Hey, warte, stopp, so will ich das nicht!“ und dann wieder neu zu fokussieren.

      Agatha Bieschke: Und kein Chef der Welt wird einen dafür köpfen, wenn man kurz eine Runde um den Block geht, um das zu tun. Im Gegenteil, das machen Raucher ja auch jede Stunde. Also immer. Also können wir ja die Nichtraucher Zeit, also die wir nicht rauchen, nutzen für so eine kurze Pause.

      Catrin Grobbin: Ja genau. Oder wenn man so einen Chef hat, möchte man da vielleicht auch nicht sein Leben immer verbringen.

      Agatha Bieschke: Womit wir wieder beim Anfangs-Thema wären.

      Catrin Grobbin: Ja richtig, genau, dann haben wir den Kreis jetzt einmal rund. Ich schau gerade so ein bisschen auf die Zeit, wir wollen das Interview ja „konsumierbar halten“. Du musst du einfach nochmal wiederkommen!

      Mehr von Agatha

      Ich wollte zum Abschluss noch einmal fragen, wenn man jetzt denkt: „Mensch! Agatha, die klingt so toll und ich würde so gerne mit ihr arbeiten oder was bei ihr machen. Das, was sie sagt, klingt alles super und ich würde gerne noch mehr von ihr lernen. Was kann man tun?

      Agatha Bieschke: Wir haben ganz viele kostenlose Ressourcen, unter anderem eben dieses Prio Frogging auf das Prio Frogging folgen nochmal eine Einheit über Selbstbewusstsein und über Planung. Und man findet uns hauptsächlich im Augenblick über den Made for More Club. Das ist www.madeformoreclub.com, das ist Coaching zu einem extrem erschwinglichen Preis für Frauen, wo wir eben auch all den Fragen auf den Grund gehen wie „Was will ich eigentlich wirklich?“ Und jeden Monat wechselnde Themen zu Selbstbewusstsein, Zielerreichung und so weiter. Und dann haben wir natürlich den Podcast. Your Mind is not your Feind, über den wir sehr glücklich sind. Und bei Instagram findet man uns auch. Ich bin unter Agatha_Bieschke. Und meine Tochter ist AlianaSophie bei Instagram und bei YouTube MissAliana.

      Catrin Grobbin: Super. Gibt’s noch was, was du loswerden möchtest, bevor wir hier langsam zum Ende kommen?

      Agatha Bieschke: Ja, ich hoffe, ich habe nicht den Eindruck erweckt, als wäre das irgendwie zu stressig. Was ich mache, das will ich auch tatsächlich nochmal betonen, dass wenn man weiß, was man liebt und lernt, Schritt für Schritt alles andere ein bisschen Schritt für Schritt auszulagern und Kapazitäten schafft, um dann wieder mehr Geld zu verdienen, dann ist das wirklich etwas, was selbstverständlich kommt, dass man sich nur noch auf die wichtigen Dinge konzentriert oder auf die, die wirklich einen Selbst, das Unternehmen oder die Firma, an der man arbeitet, weiterbringt. Und es ist nicht so, als würde ich 60 Stunden die Woche arbeiten. Auf gar keinen Fall.

      Catrin Grobbin: Super, wenn wir das schon sind, wie viele Stunden arbeitest du so im Schnitt?

      Agatha Bieschke: Naja, jetzt wo ich natürlich fest angestellt war, habe ich da ja meine 40 Stunden gearbeitet und sicherlich gibt’s auch Phasen, wo ich da mehr arbeiten musste. Und ansonsten ich würde mal sagen, jetzt, wo alles parallel lief, waren da schon Wochen mit 50 dabei. Aber wenn ich nur selbstständig bin, komme ich auf 20 Stunden.

      Catrin Grobbin: Das ist gut zu hören. Nochmal, weil das ist nämlich, finde ich, der feine Unterschied zwischen den Selbstständigen, die wirklich dann 70, 80 Stunden in der Woche arbeiten und womöglich damit nicht mal richtig viel Geld verdienen und denen, die es richtig hinkriegen. Das ist ja auch mein Ziel. Deswegen darf es auch etwas länger dauern, bis es soweit ist, weil so viel kann ich ja gar nicht arbeiten mit jüngerem Kind. Also wer das hier liest und Kinder hat, die auch kleiner sind, das geht ja technisch einfach nicht, sonst schläft man nicht mehr. Das ist gar keine gute Idee. Mein Ziel ist auch tatsächlich weniger arbeiten und damit dann einfach gutes Geld verdienen, was man so braucht. Vielleicht ein bisschen mehr. Und das Ziel von Selbstständigkeit sollte nicht selbst und ständig sein.

      Agatha Bieschke: Absolut. Und welches Buch da wirklich zu empfehlen ist für alle Selbstständigen, die bei dir zuhören, ist “Der Weg zum erfolgreichen Unternehmer*”, denn da ist, wirklich Schritt für Schritt erklärt, was man am besten macht, damit man nicht selbst und ständig arbeitet. Das hat uns sehr geholfen damals.

      Catrin Grobbin: Super das ist nochmal toller Tipp zum Schluss. Wunderbar. Ich bedanke mich sehr, sehr, sehr, dass du da warst. Es war mir ein Fest! Lass uns gerne zu einem späteren Zeitpunkt vielleicht nochmal sprechen. Wir haben noch jede Menge andere Themen, über die wir reden können.

      Agatha Bieschke: Sehr gerne. Vielleicht kann Aliana ja auch mal kommen und mal sagen, wie das so als 21jährige ist. Ja, Arianna, wie sie alles unter einen Hut bringt.

      Catrin Grobbin: Unbedingt. Sehr, sehr gerne. Ich glaube, dass auch viele Studierende hier zuhören. Zumindest einige sprechen mich immer mal an. Ich bin ja auch viel an Unis unterwegs.

      Agatha Bieschke: Ich habe mich auch sehr gefreut.

      Catrin Grobbin: Danke dir.

      Agatha Bieschke: Tschüß!

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        Pomodoro-Technik – Uhr stellen und anfangen

        Oder auch: Wie Tomaten helfen, weniger aufzuschieben

        Ich werde häufig gefragt, was denn die hilfreichste Methode gegen das Aufschieben bzw. für das Anfangen einer ungeliebten Aufgabe sei.

        Das ist gar nicht so leicht zu beantworten, denn es ist ja sehr unterschiedlich warum und wie Leute aufschieben bzw. mit ihren Aufgaben nicht vorankommen. Insofern gibt es sehr unterschiedliche Methoden und Techniken, die für ganz unterschiedliche Probleme wirken oder auch eben nicht wirken. Es gibt allerdings eine Technik, die für viele Leute sehr, sehr effektiv ist und diese stelle ich dir jetzt vor. Ich nenne sie:

        “Einen Wecker stellen und einfach anfangen”

        Möchtest du diesen Artikel lieber hören? Voilà:

        Die Methode basiert auf der sogenannten Pomodoro-Technik oder auch Pomodoro Technique, die der Italiener Francesco Cirillo in den 1980ern entwickelt hat.

        Er benutzte damals für diese Methode seinen Küchenwecker, der die Form einer Tomate hatte, und da Tomate auf Italienisch eben Pomodoro heißt nannte er seine Methode Pomodoro-Technik.

        Bild: @canva.com


        Pomodoro-Technik Schritt für Schritt

        Die Pomodoro-Technik besteht, wenn du sie strikt nach Lehrbuch machst, aus fünf Schritten:

        1. Im ersten Schritt überlegst du, was du erledigen willst. Was steht gerade an?
        2. In Schritt zwei schreibst du deine Aufgabe auf. Im Prinzip machst du dir also eine To-Do-Liste.  Das hat den Vorteil, dass du auch noch mal darüber nachdenkst, was jetzt wirklich wichtig ist und was du tun willst.
        3. Schritt drei ist das Stellen eines Weckers oder einer Uhr auf 25 Minuten.

          In den 80er Jahren gab’s ja auch diese ganzen digitalen Varianten noch nicht, da war es der analoge Küchenwecker. Wenn es dir so geht wie mir und dich das laute Ticken stört, dann empfehle ich dir allerdings eher eine digitale Variante.

          Die meisten benutzten für solche Sachen ja ihr Handy, davon würde ich dir ehr abraten. Es sein denn, du hast mit Ablenkung durchs Handy überhaupt kein Thema, dann kannst du natürlich auch das benutzen. Es gibt inzwischen auch Apps, aber wie gesagt, das Handy sollte dich nicht ablenken oder bei deiner Aufgabe stören.

          Du stellst also diese Uhr auf 25 Minuten und arbeitest dann so lange ungestört an der Aufgabe, die du dir aufgeschrieben hast, bis dein Wecker klingelt. Vorher stehst du nicht auf, du gehst nicht zum Kühlschrank, du checkst nicht deine E-Mails, du machst nichts anderes. Idealerweise schaust du nicht mal aus dem Fenster, um den Wolken zuzusehen, sondern versuchst so gut es eben geht an dieser Aufgabe zu arbeiten.
        4. Das Klingeln des Weckers ist Schritt vier, du hast 25 Minuten an deiner Aufgabe gearbeitet.
        5. Schritt fünf ist eine kurze Pause von 5 Minuten.

        Die Schritte wiederholst du jetzt noch drei Mal und kannst dann eine längere Pause von 15 bis 20 Minuten machen.

        Du machst also jeweils nach 25 Minuten eine kurze Pause von fünf Minuten machen und nach je vier pomodori also 4 x 25 Minuten plus Pause kannst du eine längere Pause machen von 15 bis 20 Minuten.

        Das ist also die klassische Form.

        Abwandlungen der Pomodoro-Technik

        Das waren die fünf Schritte, die sich Francesco Cirillo ausgedacht hat.

        Ich stelle dir jetzt noch ein paar Abwandlungen vor, die sich besonders für das Thema aufschieben bewährt haben:

        Je nachdem, wie du arbeitest, kann es perfekt für dich sein, 25 Minuten zu arbeiten. Es kann aber auch sein, dass eine Aufgabe irgendwie besonders unangenehm ist und dann sind 25 Minuten häufig sehr sehr lang.
        Dann würde ich vorschlagen, dass du vielleicht mit fünf oder 10 Minuten anfängst, um überhaupt erst einmal anzufangen. Wenn du dann gut ins Arbeiten gekommen bist, kannst du die “Pomodoro” immer noch auf die 25 Minuten verlängern. Wenn es aber heute überhaupt nicht funktioniert, dann hast du es wenigstens versucht und versuchst es ein andermal noch mal mit fünf bis zehn Minuten.

        Eine andere Möglichkeit ist, dass du sagst: „30 Minuten, da bin ich ja gerade erst in der Aufgabe drin! Das ist was Kompliziertes, da muss ich mich erstmal einarbeiten.“ Dann schaust du, was für dich eine sinnvolle Länge für diese Aufgabe ist. Für viele sind dann 45 Minuten oder auch 60 Minuten optimal.

        Ich würde es nur nicht weiter ausdehnen als höchstens anderthalb Stunden, weil bekannt ist, dass dann die Konzentration nachlässt. Und deshalb solltest du auch mindestens alle anderthalb Stunden eine Pause machen, natürlich immer ein bisschen abhängig davon, wie fit du dich gerade fühlst und wie anstrengend die Aufgabe ist.

        Oft ist es auch abhängig von der Tageszeit. Am Nachmittag, oder direkt nach dem Essen, wenn man müde ist, dann würde ich 45 bis höchstens 60 Minuten empfehlen.

        Pomodoro-Technik als Hundeschule

        Ganz wichtig, damit die Methode funktioniert, ist, dass du wirklich sitzen bleibst und keine Ablenkungen zulässt, während du deine Aufgabe machst. Damit übst du deine Ausdauer, auch für unliebsame Aufgaben. Du trainierst quasi deinen inneren Schweinehund darauf, dass er gefälligst auch sitzen bleibt, bis diese Uhr geklingelt hat.

        Schweinehundschule


        Das ist eine Übungssache, vor allen Dingen, wenn du es vielleicht nicht gewohnt bist dich richtig zu konzentrieren oder wenn du es gerade bei dieser Aufgabe bisher nicht geschafft hast, dich zu konzentrieren und dranzubleiben.

        Es kann sein, dass es ein paar Anläufe braucht, bis es funktioniert. Wenn du es dann aber geschafft hast, dann solltest du dir auf jeden Fall eine Belohnung gönnen. Die sollte natürlich angemessen sein, für die Menge an Arbeit, die du geschafft hast. Also bitte nach 25 Minuten Arbeit nur fünf Minuten Pause oder eine kleine Belohnung und nicht eine endlos lange Pause oder gleich das große technische Gerät kaufen, was du dir schon so lange gewünscht hast. Das ist dann die größere Belohnung für ein größeres Häppchen Arbeit.

        Aber was, wenn du total viel auf deiner To-Do-Liste hast? Ich höre öfter: „Mensch, ich habe so viele Sachen zu tun, ich kann doch nicht ständig Pausen machen und andauernd nichts tun. Ich muss das jetzt einfach mal durchziehen.“ Dann kann es eine Belohnung sein, zu einer angenehmeren Tätigkeit zu wechseln. Also 25 Minuten, oder eben das von dir gewählte Zeitfenster, an der Aufgabe zu sitzen, die dir so schwer fällt. Und anschließend zur Belohnung zu einer leichteren Aufgabe wechseln.

        Und etwas später spricht ja nichts dagegen vielleicht noch eine weitere Tomate hinzuzufügen, also dich für eine weitere Pomodoro-Einheit an die unangenehme Aufgabe zu setzen.

        Das ist eine Methode, die wirklich für viele, viele Leute sehr, sehr hilfreich ist. Wie alle Methoden und Tipps die ich hier präsentiere, ist die Technik natürlich kein Muss. Damit will ich sagen, wenn sie für dich nicht funktioniert, dann such dir einfach eine andere aus. Aber ich würde empfehlen, dass du sie ein paar Mal ausprobierst, bevor du dich entscheidest. Weil wir ja bei neuen Methoden immer erst einmal schauen müssen, wie sie funktionieren und erst einmal reinkommen und sie uns zu eigen machen müssen.

        Ich freu mich über Post

        Berichte mir gerne deine Erfahrungen, schreib mir eine Mail wie es für dich funktioniert hat, was du von der Methode und von dieser Folge hältst.

        Und du kannst mir natürlich auch immer deine Wünsche schreiben meine Mail:

          Einverstanden

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          Wie du mit Schweinehund-Übungen Widerstand abbaust und ins Tun kommst

          Was ist eine Schweinehund-Übung? Dafür muss ich zuerst ein bisschen ausholen:

          Der „Innere Schweinehund“ ist für mich eine gute Metapher, d.h. ein Vorstellungsbild für die inneren Anteile in mir und dir, die etwas nicht tun wollen, was „eigentlich“ dran ist. Und er sieht bei jeder und jedem anders aus und kann sogar von Thema zu Thema anders sein. Häufig stecken auch mehrere innere Anteile dahinter.

          Als ich ein Kind war, hatten wir einen Hund, der heute mein ganz persönliches Bild für meinen „Inneren Schweinehund“ ist. Denn er hatte keine Hundeschule besucht und war häufig der Meinung, er sei der Boss. Wenn er irgendetwas nicht wollte, war er stur wie ein Esel. Heute weiß ich, dass man mit einem Hund, vor allem, wenn er auch noch so groß ist, unbedingt in die Hundeschule gehen sollte, um einen guten Umgang miteinander zu finden und die Rangfolge klar zu machen.

          Zu diesem Artikel gibt es übrigens auch eine Podcast-Episode:

          In meinen Programmen, Seminaren und Coachings stelle ich immer folgende „Reihenfolge“ für die „Hundeschule“ für den inneren Schweinehund vor:

          Den inneren Schweinehund…

          1. … kennenlernen
          2. …in Bewegung bringen
          3. …an die Leine nehmen
          4. …sich anfreunden, Kooperation, Rangordnung klar

          Im Schweinehund-Dressur-Programm oder der Schweinehund-Schule gibt es heute eine Anregung: die Schweinehund-Übung.

          Eine Schweinehund-Übung ist etwas, das du aufschiebst und das dir schwer fällt, und das dir auf der anderen Seite aber so wichtig ist, dass du es auf jeden Fall machen willst (oder musst). Oder worunter du leidest, wenn du es nicht tust. Bei dieser Aufgabe ziehst du aktuell womöglich von der einen Seite und der Schweinehund zieht in die andere Richtung.

          Häufig wird empfohlen, eine „Schweinehund“-Übung pro Tag zu machen. Wenn dies zu herausfordernd ist, kannst du aber auch in größeren Abständen damit anfangen, z.B. einmal oder zweimal pro Woche. Das Ziel ist es auf jeden Fall, die Übung zu schaffen!

          Untrainiert hat der Schweinehund gelernt: „Wenn ich zu etwas keine Lust hab, dann kann ich es sein lassen.“ bzw. „Ich als Schweinehund gewinne ja sowieso.“.

          Die Übung signalisiert dem Schweinehund, dass du „der Boss“ bist, d.h. du als Herrchen oder Frauchen entscheidest letztendlich, wo es lang geht. Und es gibt keine Alternative, die Aufgabe wird auf jeden Fall gemacht.

          D.h. durch das Training soll der Schweinehund lernen „Wenn mir etwas wichtig genug ist, dann mache ich es auf jeden Fall.“, „Widerstand nützt nichts. Ich komme nicht drumherum – warum also nicht gleich hinter mich bringen?“

          Und am Ende gibt es eine Belohnung, so wie in der Hundeschule auch.

          Wichtig dafür ist natürlich, dass du weißt, was dir wirklich wichtig ist. Was ist wichtig genug, um diese Anstrengung zu unternehmen? Du musst deine eigenen Prioritäten klar haben. Was ist es wert, meinen Schweinehund in Bewegung zu bringen?

          Falls das dein Thema ist, kannst du aktuell noch gratis bei der Aufzeichnung meines Programms „Was will ich eigentlich wirklich?!“ dabei sein. Wenn alles fertig ist, wird ein kostenpflichtiger Online-Kurs daraus. Hier kannst du dich anmelden.

          Das zweite, was du brauchst, sind kleine Häppchen, die du bewältigen kannst. Dazu gibt es auch schon mehrere Beiträge und Podcast-Episoden, in denen es darum geht, in kleinen Abschnitten zu planen und zu arbeiten. Es geht nicht darum, gleich einen Marathon zu laufen oder 3 Stunden am ungeliebten Projekt zu arbeiten. Das gibt nur Muskelkater und Misserfolgserlebnisse. Es hat mehr Aussicht auf Erfolg, wenn du klein anfängst und dich dann evtl. steigerst.

          Zum Abschluss dieses Artikels möchte ich dir noch ein paar Beispiele von mir geben. Das meiste, was ich tue, macht mir ja Spaß, dabei schiebe ich nicht auf. Wenn ich etwas aufschiebe, dann sind es aktuell v.a. Sport, weil ich aktuell nicht so fit bin und das Fertigstellen meiner Doktorarbeit, denn sie dauert einfach schon so lange und ich finde es sehr anstrengend, daran zu arbeiten. Mittlerweile weiß ich auch, dass ich vermutlich nicht für so langfristige Projekte geschaffen bin, aber das wusste ich damals, als ich damit angefangen habe, nicht (und ich wusste auch nicht, dass ich soooo lange daran sitzen würde 😉) Aber nun ist die Arbeit ja schon zu ca. 80% fertig.

          Meine Schweinehund-Übung ist: Wann immer ich es schaffe, mindestens einmal pro Woche, besser noch mehrmals pro Woche Arbeite ich mindestens 10 – 30 Minuten an meiner Dissertation, wenn es geht, auch mehrere kleine Abschnitte. Dafür nutze ich die Pomodoro-Technik und stelle mir eine Uhr für kleine Abschnitte. Gleich nach diesem Artikel werde ich mich auch wieder ransetzen.

          Zweitens übe ich gerade, mindestens alle 2 Wochen mal „aus der Puste zu kommen“, d.h. Sport in irgendeiner Form zu machen, kombiniert mit Dehnübungen so oft, wie möglich. Und neu habe ich auch ein paar Übungen für Muskelaufbau dazu genommen, v.a. Planks und Sit-ups, weil ich das Ziel habe, gesund und fit älter zu werden – mit 45 Jahren denke ich schon mal so langsam daran, wie ich meinen Körper in 20 Jahren haben möchte.

          Ein wichtiger „Trick“ für die Schweinehund-Übung ist noch, dass du schaust, wann geht es am besten?

          Bei mir ist es oft günstig gleich morgens, wenn der Schweinehund noch schläft. Dann klappt es bei mir am besten, so wie heute, gleich die Sportsachen anzuziehen und eine Runde zu laufen. Dabei kombiniere ich außerdem Dinge, die mir Freude machen – das Vogelgezwitscher, die frische Luft, die Ruhe – mit dem Aspekt, der mir weniger Freude macht – der Anstrengung.

          Oder ich arbeite auch gern gleich morgens noch vor dem Frühstück los, wenn ich eine schwierige Aufgabe vor mir habe. Dann ist die erste Runde schon gleich geschafft. Oder ich mache es abends kurz vor dem Schlafengehen – dabei musst du aber schauen, wie das mit deiner Schlafhygiene klappt, d.h. ob Arbeit am Abend deinen Schlaf negativ beeinflusst oder nicht. Bei mir ist das in der Regel kein Problem, allerdings bin ich abends häufig schon sehr müde, deshalb mache ich die meisten unangenehmen Dinge gleich morgens.

          Überleg mal, zu welcher Tageszeit der Widerstand bei dir am geringsten ist und die Energie hoch. Wann würde es dir leicht fallen? Wann ist die Chance für ein Erfolgserlebnis am größten?

          Du solltest eine Schweinehund-Übung nicht unbedingt einplanen, wenn du vom Biorhythmus her gerade in einem Tief bist, wie die meisten z.B. nach dem Mittagessen. Dann ist die Gefahr groß, dass es nicht klappt.

          Jetzt bist du dran! Was wäre eine gute Schweinehundübung für dich?

          • Etwas aufräumen oder entrümpeln?
          • An deinem Buch schreiben?
          • Für eine Bewerbung arbeiten?
          • An der Steuererklärung arbeiten?
          • Für die Prüfung lernen?
          • Sport machen?

          Mit welchem kleinen Zipfel davon könntest du anfangen und das Signal setzen: „Ich mache es auf jeden Fall.“

          Wann kannst du die Sache angehen und deine Schweinehund-Übung machen? Im Zweifel wäre vielleicht jetzt gerade ein guter Zeitpunkt?! Oder falls es jetzt gerade wirklich nicht passt, stell dir am besten einen Wecker auf einen guten Zeitpunkt, damit du schnell in die Umsetzung kommst.

          Schreib mir gern mal, was du dir vorgenommen hast, wie es gelaufen ist, und was dir schwer fällt! Vielleicht mach ich dann mal einen Artikel oder eine Podcast-Episode dazu.

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            Was ist ein Scanner?

            Man nennt sie Scanner, Vielseitig Interessierte, Multitalente, Tausendsassa, Rennaissance-Seelen oder auch Universalgenies.

            Und sie sitzen immer wieder in meinem Veranstaltungen und Coachings und verstehen nicht, warum bei ihnen die Dinge anders laufen, als “gewöhnlich”.

            Da ich selbst Scannerin bin, kann ich das sehr gut verstehen. Denn ich habe auch eine Weile gebraucht, mich selbst an dieser Stelle zu verstehen und anzunehmen.

            Auch in einigen Podcast-Episoden habe ich den Begriff schon verwendet und werde immer wieder gefragt: Was ist denn nun ein Scanner. Dazu gibt es in diesem Artikel eine kurze Einführung.

            Falls du lieber hören möchtest, ist hier die Podcast-Version. Sie enthält die gleichen Informationen, ist aber natürlich nicht wortwörtlich gleich:

            Ein Scanner liebt viele verschiedene Aktivitäten: Lesen, schreiben, planen, zeichnen, malen, organisieren, programmieren, kommunizieren, entwickeln, zocken, kochen, tanzen, schwimmen, musizieren, dichten, reparieren, erfinden und, und, und…

            Scanner legen sich nicht gern fest, sie sind eben vielseitig interessiert. Die Welt ist für sie wie ein Süßigkeitenladen. Sie wollen am liebsten alles entdecken und verstehen, was sie interessiert – und ständig entdecken sie neue Interessen. Ihre unbändige Neugier kennt oft kein Ende. Deshalb lesen sie meist viel und sind häufig auch sehr kreativ.

            Scanner haben besondere Fähigkeiten

            • Sie vertiefen Themen schnell und zielorientiert, lesen auch gern mal quer, und eignen sich schnell Wissen an.
            • Sie beobachten sehr genau und hinterfragen gern alles.
            • Scanner sind Schnelldenker (Ob man eher schnell oder langsam denkt und spricht, ist übrigens physiologisch festgelegt.)
            • Sie sind Spezialisten auf vielen Gebieten, wissen viel zu vielem – aber meist nicht alles zu einem.
            • Sie haben meist schon viele unterschiedliche Dinge getan, sich mit vielem beschäftigt  – und auch wieder damit aufgehört
            • Sie arbeiten häufig unorthodox, kreativ und chaotisch.
            • Sie hassen Routine, können davon sogar krank werden (Bore-out).

            Mein ganz persönlicher Begriff dafür ist “Sesamstraßenkind”: Wer, wie, was, wieso, weshalb, warum, wer nicht fragt, bleibt dumm. Deshalb frage ich auch manchmal sogar Bauarbeiter auf der Straße, was sie da gerade machen, wenn es mich zu neugierig macht…

            Manch ein Scanner widmet sich nur einer Sache nach der anderen. Ein anderer hat vielleicht zwei, drei, sieben oder zehn Projekte auf einmal am Laufen und ist damit mehr als glücklich. Aber eines haben sie alle gemeinsam:

            Sie wollen ALLES, was ihren Interessen entspricht aufsaugen und nicht wählen. Es gibt nur „und“, auch wenn die Tätigkeiten nacheinander ausgeführt werden, aber wenn der Scanner mehrere Dinge tun möchte, dann tut er sie. Ein „oder“ gibt es für ihn nicht. 

            Die Faszination eines Scanners und was das mit der Konzentration auf sich hat

            Ist der Scanner wieder in etwas Neues verliebt und entscheidet sich dafür, geht er konzentriert und fokussiert an die Sache ran. Er will alles aufsaugen und lernen und ist fast wie in einem Rauschzustand.

            Hat er sein selbst erklärtes Ziel erreicht, fängt er schnell an, sich zu langweilen, und seine Konzentrationsfähigkeit schwindet.

            Wenn der Scanner die Möglichkeit hat, weiterzuziehen, dann widmet er sich einem oder mehreren neuen Projekt. Hat er diese Möglichkeit nicht, wird er unglücklich.

            Die Art von Scannern, in der Welt zu sein, wird häufig von außen skeptisch oder auch negativ betrachtet. Sie seien sprunghaft, Hans-Dampf-in-allen-Gassen oder Dillettanten in vielem statt Spezialisten in einem Bereich.

            Verwechslung möglich

            Es gibt auch andere Phänomene, die zwar gleichzeitig mit dem Scanner-Dasein auftreten können, aber auch ganz für sich stehen können:

            Entscheidungsunfähigkeit: Scanner haben manchmal Schwierigkeiten, sich zu entscheiden, einfach weil sie so viel interessiert. Ein Nicht-Scanner, der sich nicht entscheiden kann, springt zwischen vielen Themen herum, bis endlich das Richtige gefunden wird. Oder er oder sie traut sich nicht, zu dem EINEN richtigen Thema zu stehen und tanzt deshalb drumherum.

            Depression: Ein Kennzeichen einer Depression sind Konzentrationsprobleme. Deshalb könnte man auf die Idee kommen, ein Scanner zu sein, weil es schwer fällt, an einer Sache zu bleiben. Scanner haben jedoch kein Konzentrationsproblem, wenn sie ein Thema am Wickel haben. Sie haben eins, wenn sie das Thema nicht (mehr) interessiert.

            ADS (Aufmerksamkeitsdefizitsyndrom, “Träumer”, ADHS (Aufmerksamkeitsdefizit-Hyperaktivitätssyndrom, “Zappelphillipp”): Auch hier könnte man auf die Idee kommen, ScannerIn zu sein, weil man sich nicht länger auf eine Sache konzentriert. Natürlich kann man gleichzeitig Scanner sein und ADS oder ADHS haben, das muss aber nicht zwangsläufig der Fall sein.

            HSP (Hochsensibilität): Hochsensible Personen nehmen mehr Reize auf als andere. Deshalb sind sie schneller “satt” und überfordert, wenn viele Reize zusammen kommen (viele Menschen, wie z.B. in Einkaufszentren oder Events). Grund ist, dass das interne Filtersystem im Gehirn viel mehr durchlässt als bei anderen. Ca. 20% der Bevölkerung sind HSP, oft ohne es zu wissen. Auch Scanner können entsprechend HSP sein und sollten dann darauf achten, sich bei aller Begeisterung nicht zu viel auf einmal zuzumuten.

            Begriff Scanner stammt von Barbara Sher

            Dieser Artikel kann und soll nur einen ersten Eindruck zum Thema geben. Wer mehr lesen möchte, sollte sich die Bücher von Barbara Sher anschauen. Sie hat den Begriff “Scanner” für vielseitig interessierte erfunden und geprägt. Die Bücher dazu sind:

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            Ich könnte alles tun, wenn ich nur wüsste, was ich will https://amzn.to/3ulAl84* oder Kindle https://amzn.to/3tk9nw7*

            Du musst dich nicht entscheiden, wenn du tausend Träume hast https://amzn.to/2QV4HzG* oder Kindle https://amzn.to/3h0Qr2T*

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            Klassische Coachinganliegen und -themen von Scannern

            Scanner, die in mein Coaching kommen, sagen häufig Sätze wie:

            Ich hab so viele verschiedene Projekte und ich weiß gar nicht, wo ich anfangen soll.

            So viele Dinge brauchen gleichzeitig meine Aufmerksamkeit, dass ich gar nicht weiß, wo es jetzt weiter geht.

            Ich hab es schon mit normalem Zeitmanagement versucht, aber irgendwie halte ich den Plan, den ich mir mache nie ein und nutze auch die Tools nicht regelmäßig.

            Ich hab Mühe, mich an eine Aufgabe ranzusetzen, wenn sie zeitlich „dran“ ist, weil mich ausgerechnet dann immer was anderes interessiert.

            Meine Arbeit von 9 bis 17 Uhr langeweilt mich zu Tode. Aber von irgendwas  muss man ja leben.

            Ich habe so viele Talente und Interessen, ich weiß nicht, welche Arbeit ich damit machen soll.

            Ich kann vieles ein bisschen oder auch ein bisschen mehr aber nichts so richtig perfekt.

            Wenn ich das für mich Wichtige zu einem Thema herausgefunden habe, bin ich fertig damit.

            Meine Wohnung ist ein Chaos, ich hebe alles Mögliche auf, weil ich es ja noch zum Basteln gebrauchen könnte. Leider weiß ich nie, wann ich wieder mit Makramée, Malen, Stricken, Töpfern,… anfangen werde, dafür muss ich in der richtigen Stimmung sein.

            Wenn ich ein interessantes Thema am Wickel habe, dann schaffe ich es kaum, ins Bett zu gehen. Ich will mich dann immer weiter und weiter damit beschäftigen.

            Nach einer total intensiven Phase mit hoher Energie falle ich immer in ein tiefes Loch und bin total erschöpft.

            Häufige Coaching-Themen sind entsprechend:

            Was will ich eigentlich wirklich?

            • Welcher ist der richtige Beruf für mich?
            • Wie bringe ich meine Interessen unter einen Hut?
            • Wie kann ich meine vielen Interessen ausleben und gleichzeitig meinen Lebensunterhalt bestreiten?

            Prokrastination

            • Wie bringe ich angefangene Projekte zu Ende?
            • Wie konzentriere ich mich über längere Zeit (oder immer wieder) auf ein bestimmtes Projekt?

            Entspannung

            • Wie schaffe ich mir auch genügend Erholungsphasen und hetze nicht von einem Projekt zum nächsten ohne Pause?
            • Wie kann ich mich erden und auch mal „runterfahren“?

            Generell

            • Wie kann ich meine besondere Art, in der Welt zu sein, meiner Persönlichkeit und meine Begabungen genießen anstatt darunter zu leiden?
            • Wie kann ich Frieden damit schließen, wie ich bin?

            Mein Wunsch: Versöhne dich mit dir selbst

            Falls du dich in diesem Text wiedergefunden hast und damit haderst, wie du so tickst, dann ist mein Wunsch für dich (für alle übrigens, auch für Nicht-Scanner), dass du dich mit dir selbst aussöhnst. Du bist wundervoll und einzigartig, so wie du bist!

            Vielleicht hilft es dir, wenn ich dir ein paar berühmte Scanner-Persönlichkeiten nenne:

            Aristoteles war ein Scanner und interessierte sich für Philosophie, Logik, Physik, Astronomie, Psychologie, Kunst der Prophezeiung, Zoologie, Theater und Lyrik.

            Auch Benjamin Franklin gehörte eindeutig zu uns Scannern. Er beschäftigte sich u.a. mit Natur- und Wirtschaftswissenschaften, Musik, Philosophie und Politik.

            Und einer meiner Lieblingsscanner ist Leonardo da Vinci, der laut Wikipedia als einer der berühmtesten Universalgelehrten aller Zeiten gilt. Er war Maler, Bildhauer, Architekt, Anatom, Mechaniker, Ingenieur und Naturphilosoph.

            Zum Schluss ein Bild aus der Natur: Die Honigbiene

            Niemand kann dir von außen betrachtet sagen, wann du mit deinem Projekt fertig bist. Barbara Sher zieht hierfür als Bild die Honigbiene heran. Sie fliegt von Blüte zu Blüte und von außen betrachtet könnte dies ziellos und beliebig wirken. Man könnte sagen, sie legt sich nicht auf eine Blüte fest. Sie legt sich nicht mal auf eine bestimmte Blumenart fest. Betrachtet man aber ihr Ziel: Nektar zu sammeln, dann ist ihr Vorgehen absolut sinnvoll.

            Und wenn ich noch ergänzen darf: Betrachtet man das Ziel der Natur: Bestäubung, dann ist es umso sinnvoller, was die Biene da macht!

            Wenn ich dir im Rahmen eines Coachings oder mit einem meiner Online-Kurse weiterhelfen kann, dann schau dich gern hier auf meiner Internetseite um und melde dich bei mir.

            Und falls du durch die Struktur meiner Seite nicht intuitiv durchsteigst, schreib mir. Hier ist auch eine Scannerin am Werk, die nicht alles immer sofort schafft, was auf der Agenda steht… 😉

              Einverstanden

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              Weniger aufschieben mit der Häppchen-Taktik

              Wenn du nicht ins Tun kommst, hilft die Häppchen-Taktik

              Vielleicht kennst du das auch: Wenn du eine große (oder vermeintlich große) Aufgabe vor dir hast, dann steht diese vor dir wie ein großer Berg, den du nicht angehen kannst und willst. Du verfällst aufgrund der Stressreaktion entweder in eine Art Schockstarre oder du ergreifst die Flucht – und tust ohne zu überlegen etwas ganz anderes wie vielleicht Putzen oder Videos anschauen.

              Das passiert vor allem dann, wenn du so etwas noch nie gemacht hast. Oder wenn es schon so lange her ist, dass du nicht mehr weißt, wie es geht.

              Oder auch, wenn du schon weißt, wie viel Arbeit es ist (wie z.B. die Steuererklärung).

              Oft geschieht es auch auch, wenn du dich gerade nicht so energiegeladen fühlst, weil du körperlich oder psychisch nicht ganz auf der Höhe bist.

              Wenn du vor so einem großen Berg stehst, dann hilft dir die Häppchen-Taktik, ins Tun zu kommen.

              Diese Methode nennt sich auch Salami-Taktik oder Scheibchen-Taktik, in meinen Seminaren nenne ich sie auch “Große Aufgaben unterteilen” oder “Schritt für Schritt” arbeiten. Wenn du den ursprünglichen Begriff “Salami-Taktik” gut findest, aber fleischlos lebst, kannst du auch “Gurken-Technik” sagen (finde ich), denn dieser Name beschreibt das Vorgehen genauso: das große Ganze wird in kleine Häppchen unterteilt.

              Die drei Schritte der Häppchen-Taktik

              Die drei Schritte:

              1. Alles aufschreiben, was zur Aufgabe gehört, woraus sie sich zusammensetzt
              2. Große Brocken noch weiter unterteilen
              3. Sinnvolle Reihenfolge

              Und dann empfehle ich dir, am besten gleich mit der Bearbeitung anfangen. Denn wir neigen dazu, etwas Angefangenes beenden. Somit kommst du deinem Ziel sofort einen greifbaren Schritt näher.

              Beim Beispiel Steuererklärung kannst du die Aufgabe in folgende Schritte unterteilen:

              • Belege suchen (wenn du sie nicht vorher schon an einem Ort gesammelt hast)
              • Belege sortieren
              • Formulare besorgen (Papier oder digital) oder Auflistung für Steuerberater machen
              • Formulare ausfüllen
              • Erklärung abgeben (Papier und/oder digital)

              Die einzelnen Schritte kannst du dann je nachdem, wie deine Steuererklärung aufgebaut ist, noch weiter unterteilen. So kannst du die Belege an verschiedenen Orten suchen oder nach Papierbelegen und digitalen Belegen unterteilen. Das Ausfüllen der Formulare kannst du nach den Formularen aufteilen (Mantelbogen, Anlage N, evtl. Anlage S,…).

              Und das war schon die ganze Methode.

              Die Häppchen-Taktik lässt sich auch kombinieren

              Um mit den einzelnen Schritten noch besser ins Tun zu kommen, lässt sich die Methode mit weiteren kombinieren, z.B. mit der Pomodoro-Technik, Arbeitszeitrestriktion und der sozialen Unterstützung. Wenn du diese noch nicht kennst, lies gern die entsprechenden Artikel oder hör die Podcast-Episoden dazu an.

              Z.B. mit einer Uhr = siehe Folge 001 Mit einer Uhr ins Arbeiten kommen – Pomodoro-Technik

              Und auch gut kombinierbar mit 013 Warum weniger Zeit manchmal mehr ist – Arbeitszeitrestriktion

              003 Gemeinsam geht es oft leichter

              Schnapp dir am besten gleich die Aufgabe, die du aktuell vor dir herschiebst, und mach ein Brainstorming. Dann hast du den ersten Schritt schon getan.

              Wenn ich Dir dabei helfen kann, melde dich gern für ein Coaching.

                Einverstanden

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                Prioritäten setzen

                In diesem Artikel geht es darum, wie du mit Hilfe einer Vierfeldermatrix deine Aufgaben in die richtige Reihenfolge bringen kannst. Es gibt dazu auch eine Podcast-Episode:

                “Prioritätensetzung heißt, darüber zu entscheiden, welche Aufgaben erstrangig, zweitrangig und welche nachrangig zu behandeln sind” (vgl. SEIWERT, 2005, S. 41f.). Dies ist ein wichtiges Vorgehen, damit man am Ende des Tages nicht zwar viel aber das falsche gearbeitet hat. Häufig werden die Aufgaben, die einen persönlich weiter bringen, immer wieder nachrangig behandelt. Hierzu zählt bei vielen Menschen auch das eigene Studium.

                ABC-Analyse / Eisenhower-Prinzip

                Es ist ein hilfreiches Vorgehen, den anstehenden Aufgaben die Buchstaben A, B und C (sowie D) zuzuweisen (“ABC-Analyse”) (vgl. SEIWERT, 2005, S. 63). Es kann lohnend sein, seinen eigenen Tagesablauf einmal darauf hin zu analysieren, welche Aufgabentypen am häufigsten erledigt werden und welche häufig zurück stehen müssen. Die Prioritäten-Vergabe lässt sich noch mit den Attributen “dringend” und “nicht dringend” verknüpfen. Dann ergibt sich das folgende Schema. Es geht auf Dwight D. Eisenhower (1890 – 1969) zurück. Man kann es als (grobes) Entscheidungsraster verwenden, v.a. wenn schnell entschieden werden muss, welche Aufgaben zuerst bearbeitet werden sollten.

                A-Aufgaben sind die wichtigsten Aufgaben und gleichzeitig dringend. Diese sollte man selbst und möglichst sofort in Angriff nehmen. Sie können nur von einem selbst erledigt werden, sind also nicht an jemand anderen delegierbar. Für die Erfüllung der ausgeübten Funktion (im Job) bzw. die eigenen Ziele sind sie von höchstem Wert. Hierzu gehören z.B. das Lernen für eine wichtige Prüfung, das Schreiben der Abschlussarbeit oder das prestigeträchtige Projekt bei der Arbeit, das zur Beförderung führen könnte.

                B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtig aber noch nicht dringend. Es können Aufgaben darunter sein, die teilweise delegierbar sind. Z.B. Korrekturlesen. Oder das Suchen neuer Ideen, das man am besten mit anderen Menschen gemeinsam erledigen kann. Es kann auch sinnvoll sein, jemanden zu beschäftigen, der die Interviews für die Abschlussarbeit abtippt, wenn ich selbst nicht so schnell tippen kann. Oder eine Putzhilfe, die regelmäßig zu Hause klar Schiff macht, während ich in dieser Zeit Geld verdiene. Manchmal kann man auch Aufgaben mit jemandem tauschen. Es muss nicht jeder alles selbst können.

                C-Aufgaben sind die Aufgaben mit dem geringsten Wert für die eigenen Ziele. Leider haben sie meist den größten Anteil an der Menge der Arbeit (z.B. Routineaufgaben, Papierkram, Telefonieren, Haushalt usw.). Also Aufgaben, die für das Ziel, das man gerade vor Augen hat, nichts bringen, die sich aber “vordrängeln”. Hierunter zählen gerade in Studienabschlusszeiten häufig auch Gefallen für andere Menschen.

                D-Aufgaben sind weder wichtig noch dringend. Sie sollten am besten direkt in den Papierkorb wandern. Einzige Einschränkung: Wenn es sich um Tätigkeiten handelt, die einem Freude bereiten, sollten sie in die Kategorie “Belohnung” wechseln, weil sie eine angenehme Abwechslung bieten können (z.B. meinen Avatar im Computerspiel auf Level 100 bringen, meinen Garten verschönern usw.). Oder wenn du dich davon nicht trennen magst, such am besten jemand anderen, der die Sache für dich erledigt, und gib sie ab.

                Tipp: Folgende Tagesplanung hat sich bewährt (vgl. SEIWERT, 2005, S. 43):
                1 – 2 A-Prioritäten pro Tag einplanen (ca. 2 – 3 Stunden gesamt)
                2 – 3 B-Aufgaben pro Tag einplanen (ca. 1 Stunde)
                den Rest für C-Aufgaben (ca. 3-4 Stunde) reservieren

                Achtung:

                Manche B’s sind eigentlich A’s, sage ich in meinen Veranstaltungen häufig. D.h. sie sind noch nicht dringend, aber sehr wichtig für die eigenen Ziele. Wenn man zu lange wartet, werden sie dringend, deshalb sollte man sie rechtzeitig mit in die Planung aufnehmen.

                Wenn ich mich selbständig machen will, ist die Akquise von neuen Kunden zu Beginn vielleicht noch nicht dringend. Es gibt viele andere Tätigkeiten, die zuerst meine Aufmerksamkeit fordern wie die Finanzierung, das Layout, die Erstellung meiner Homepage usw. Wenn ich aber nicht zu irgendeinem Punkt damit beginne, ein Angebot zu erstellen und es potentiellen KundInnen zu zeigen, werde ich langfristig keine Einnahmen generieren und mein Business kann nicht ins Laufen kommen.

                Wenn mein Ziel ist, den Studienabschluss zu machen, dann ist das Schreiben einer entsprechenden Hausarbeit oder sogar der Abschlussarbeit auf jeden Fall wichtig. Wenn der Abgabetermin erst in einem halben Jahr ist, dann ist es erst mal noch nicht dringend. Aber wenn man lange genug wartet, wird die Aufgabe irgendwann dringend. Wenn der Abgabetermin nicht mehr lange hin ist, dann ist es wirklich dringend.

                Und auch die klassische Steuererklärung ist sehr wichtig, aber eine lange Zeit noch nicht dringend, bis sie dann bei vielen in der Regel plötzlich sehr dringend wird.

                Es macht bei solchen Aufgaben Sinn, etwas rechtzeitiger anzufangen und die Dringlichkeit selbst herzustellen, d.h. die Priorität auf A heraufzusetzen. Bereits Kunden zu haben und das Angebot dann entsprechend ihrer Bedarfe fertigzustellen oder zu entwickeln, ist mittlerweile sogar eine Empfehlung vieler Marketing-ExpertInnen. Und eine Abschlussarbeit für Studium oder Weiterbildung oder die Steuererklärung kann man im Zweifelsfalls auch vor dem offiziellen Termin abgeben, falls man sich verschätzt hat.

                Das fühlt sich sogar sehr gut an und trägt zur persönlichen Entspannung bei.

                Literatur:
                Seiwert, L. (2005): Das neue 1 x 1 des Zeitmanagement. GU, München.

                Bildquelle: canva.com

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