Weniger Prokrastination und entspanntes Zeitmanagement mit der Ivy Lee Methode

In diesem Beitrag stelle ich dir eine sehr einfache Methode vor, die viele noch gar nicht kennen. Mit dieser Methode kannst du ohne viel Aufwand eine gute Planung machen. Dadurch kannst du effizienter arbeiten, mehr schaffen und dadurch motivierter bist, weil du nicht so eine endlos lange To-Do-Liste hast, die am Ende des Tages fast genauso lang ist wie am Morgen.

Die Methode besteht aus 6 einfachen Schritten, die ich dir im folgenden Video der Reihe nach erkläre:

Falls du lieber liest, hier die Zusammenfassung:

  1. Du notierst dir die 6 wichtigsten Aufgaben für morgen, wenn du am Abend vorplanst (oder für heute wenn du jetzt sofort anfangen willst)
  2. Bring die Aufgaben in die richtige Reihenfolge. D.h. sortiere sie nach Priorität 1 – 6, Priorität 1 ist am wichtigsten. (Meinen Artikel über Prioritäten findest du hier.)
  3. Do it! Erledige Aufgabe 1. 🙂 Hier für kannst du alle Techniken nutzen, die du kennst, z.B. große Aufgaben unterteilen, Pomodoro-Technik, Umgang mit Emotionen zur Aufgabe,…
  4. Überprüfe die restlichen Prioritäten 2 – 6. Stimmt noch alles? Falls nicht, passe die Prioritäten an.
  5. Erledige Aufgabe 2, dann wiederhole Schritt 4 und geh danach die nächste Aufgabe an, bis alles erledigt oder der Tag vorbei ist.
  6. Erstelle eine neue Liste mit 6 Aufgaben für den nächsten Tag.

Soweit die “reine Lehre”. Wenn du mir schon ein bisschen folgst, weißt du, dass ich die “Queen des Anpassens und Abwandelns” bin. D.h. ich empfehle u.U. auch, die Methode auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen. D.h. von mir aus könntest du dir auch nur 3 Aufgaben vornehmen.

Wichtig ist aber, dass du realistisch planst. 20 – 30 To-Do’s für einen Tag sind in der Regel nicht zu schaffen. Und sich ständig zu viel vorzunehmen und das nicht zu schaffen, wirkt sich negativ auf die eigene Motivation aus. Dann fühlst du dich, als hättest du “nichts geschafft” und bist unzufrieden mit dir selbst. Im Gegenteil dazu fühlt es sich einfach gut an und ist motivierend, wenn du dein Tagwerk abends geschafft hast. Dann kannst du guten Gewissens deinen Feierabend genießen.

Insofern ist die Ivy-Lee-Methode einerseits gut geeignet, um weniger aufzuschieben, weil du gleich morgens weißt, womit du starten willst und nicht zuerst überlegen musst, was zu tun ist. Es gibt also eine Ausrede weniger ;-). Und dadurch, dass die wichtigste Aufgabe zuerst dran kommt, umgehst du den Impuls, dich davor womöglich zu drücken, weil die Aufgabe in irgendeiner Form unangenehm ist.

Und andererseits führt die Methode zu mehr Entspannung, weil du abends deinen Erfolg siehst und v.a. die wichtigsten Aufgaben schon erledigt hast.

Zur Geschichte der Methode:

1918 suchte Charles M. Schwab, der Präsident des zweitgrößten Stahlunternehmens der damaligen Zeit, “Bethlehem Steel”, einen Weg zu mehr Produktivität und Effizienz im Unternehmen. Ivy Lee war damals ein Experte für Produktivität und Schwab fragte ihn “Wie könnten wir in der gleichen Zeit produktiver sein?”. Ivy Lee antwortete: “Um das zu beantworten, brauche ich 15 Minuten mit Ihnen und Ihren Führungskräften. Danach können Sie die Methode drei Monate lang ausprobieren. Anschließend können Sie mir das Bezahlen, was Sie für angemessen halten.” Er bekam 25.000 US Dollar. Das wäre auch heute für 15 Minuten schon ein guter Lohn, aber damals war es ungleich mehr Geld. Daran sieht man, dass die Methode erstaunlich gut funktioniert haben muss. (Sie wird manchmal auch 25.000 $-Methode genannt.)

Die Vorteile der Methode auf einen Blick:

  • Klarer Fokus auf wenige Aufgaben. Du weißt genau, was zu tun ist.
  • Klarheit: Klare Prioritäten. Es ist ganz klar, was zu tun ist.
  • Weniger “Selbst-Beschummeln”, d.h. du merkst, wenn du das weniger wichtige zuerst machst.
  • Effizienz: Das Ziel ist möglichst ungestörte Arbeit ohne Ablenkung. Dafür kannst du z.B. ergänzend die Pomodoro-Technik nutzen.
  • Schriftlicher Überblick über die Aufgaben.
  • Motivation durch Erfolgserlebnisse durch das Erledigen und Abhaken wirklich wichtiger Aufgaben.
  • Einfache Anwendung: Papier und Stift reicht.
  • Leichter Einstieg am Morgen.

Probier es am besten jetzt gleich aus und erstell dir deine erste Liste nach der Ivy-Lee-Methode. Schreib mir gern, wie es geklappt hat.

Ich wünsche dir einen schönen, angenehmen, produktiven Tag!

Herzliche Grüße

Deine Catrin

Warum ich manchmal im Urlaub arbeite (so wie jetzt gerade)

Da ich ja aktuell schwerpunktmäßig Menschen sowohl​ dabei helfe, weniger aufzuschieben als auch entspannter zu leben, stellt sich vielleicht manchem die Frage, warum ich eigentlich im Urlaub arbeite. Wenn man die Work-Live-Balance betrachtet, wird ja eher empfohlen, im Urlaub komplett Abstand von der Arbeit zu haben, den Kopf richtig frei zu machen. Das würde ich auch unbedingt unterschreiben – wenn es das ist, was zur Entspannung beiträgt.

Wenn es aber wie in meinem Fall gerade eher verspannt und man ständig Gedanken und Ideen im Kopf hat​​ wenn Aufgaben wichtig und unauffschiebbar sind oder die Ideen schlicht sprudeln, weil endlich Raum dafür ist und die Arbeit Freude macht, dann würde ich sagen, in Maßen ist Arbeit durchaus auch im Urlaub erlaubt.

Gerade findet in meiner Abwesenheit an der Uni Hamburg z.B. eine Veranstaltung statt. Da meine Kollegin auch nicht da ist, schaue ich ab und zu in die Emails, um sicherzustellen, dass alles seinen Gang geht. Vorhin stellte ich fest, dass eine geplante Schlüsselübergabe nicht geklappt hat. Zum Glück habe ich reingeschaut, so konnte ich den Kontakt zu jemandem mit Schlüssel herstellen und kann nun beruhigt davon ausgehen, dass morgen alles glatt geht und niemand unglücklich vor verschlossenen Türen steht. ​​

​Freiberuflich mache ich ja wie oben schon erwähnt relativ kurz entschlossen nächste Woche eine Gratis-Challenge und dafür gibt es noch so einiges zu tun, nicht, weil ich es aufgeschoben habe, sondern weil die Idee erst vor einigen Wochen entstand, und gerade kreative Prozesse einfach Zeit brauchen.​ Und es macht mir gleichzeitig auch einfach total Spaß, mich dafür wieder in neue Dinge einzuarbeiten, zu organisieren, zu sehen, dass es ein Interesse an meiner Arbeit gibt und ich Menschen damit weiterhelfen kann! D.h. ich erlebe Flow, und das macht mich einfach zufrieden und glücklich.

Gleichzeitig bedeutet dies nicht, dass ich so arbeite wie sonst. Ganz im Gegenteil. Heute habe ich u.a.
– lecker und in Ruhe gefrühstückt
– lange und oft aus dem Fenster geschaut (sehr schöne Aussicht hier)
– Peterson und Findus geguckt
– mit Knete gespielt​​
– einen Regenbogen bewundert​
– in CatrinTV Live auf Facebook vom Urlaub geschwärmt​
​​​- einen schönen Spiel-Spaziergang im Regen gemacht
​- lecker Mittagessen gekocht und gemeinsam verspeist
– Ball gespielt
– ein Mittagspäuschen gemacht
– ​Kuchen gebacken
– einen Mini-Blogartikel mit Rezept draus gemacht​​​
– in die Uni-Arbeits-Emails geschaut und ein Problem gelöst​
– mich nett unterhalten​
– gekuschelt​
– ​diesen Newsletter​​​ geschrieben

Insgesamt ein sehr runder​​ Urlaubstag, finde ich!

Gleichzeitig muss man natürlich gerade als (Teil-)Selbständige darauf achten, nicht in einem 7/24-Hamsterrad zu landen. Deshalb sind natürlich auch Ruhezeiten ohne Arbeit absolut wichtig. Aber das funktioniert aus meiner Sicht nur dann, wenn alles so organisiert ist, dass man sicher sein kann, dass auch alles in der Abwesenheit läuft.​​ Irgendwann plane ich, für solche Fälle MitarbeiterInnen zu haben, die alles im Griff haben, bis ich wieder da bin. Aber bis es soweit ist, fühlt es sich einfach gut an, nicht soviel Arbeit anzusammeln und wichtige Projekte auch im Urlaub ein wenig im Blick zu behalten.

Wie hältst du es mit Arbeit im Urlaub? Schreib mir gern, wie du das machst und ob du die gleiche oder eine andere Meinung dazu hast.​​

So, und jetzt mache ich Urlaubs-Feierabend 

Herzliche Grüße

Catrin Grobbin

Dem Gefühl folgen und Prioritäten setzen

Hallo allerseits!

Na, habt Ihr mich vermisst? Ich hoffe doch schon. 🙂  Es ist eine Weile her, dass ich die Zeit gefunden habe, einen Artikel zu schreiben und böse Zungen könnten jetzt sagen, dass ich selbst ein Prokrastinationsproblem habe. Nein! Ich doch nicht! ;-))

Tatsächlich gibt es ja einen Unterschied zwischen auf-schieben und ver-schieben. Beim ersteren erledigt man alles andere zuerst, um einer unliebsame oder unangenehme Aufgabe aus dem Weg zu gehen. Beim zweiten geht es einfach darum, Prioritäten zu setzen und zu entscheiden, was zuerst dran ist und was warten muss. Und Mitte diesen Jahres war es für mich Zeit, einmal zu überprüfen, was ich gerade tue und ob sich das noch stimmig anfühlt. Dabei habe ich festgestellt, dass ein sehr wichtiges Projekt schon seit längerer Zeit keine Aufmerksamkeit mehr erhalten hat. Dass ich sehr viel “online” gemacht habe, aber dafür einiges “offline” vernachlässigt habe. Und diese Energieverteilung fühlte sich nicht mehr gut an.

Deshalb habe ich meine Prioritäten neu gesetzt und entschieden, dass das Projekt jetzt den Raum erhält, den es verdient hat. Ich habe mich gleich an die Arbeit gemacht und bin vollständig eingetaucht und habe den ganzen Sommer und Frühherbst – abzüglich Urlaub natürlich – in jeder freien Arbeitsminute dran gesessen. Flow sozusagen. Das fühlte sich richtig gut an!

Überhaupt kann ich sehr empfehlen, von Zeit zu Zeit zu überprüfen, ob das, was man gerade tut, noch die wichtigsten Prioritäten abdeckt. Oder ob eine Veränderung notwendig ist. Oft merkt man, dass es dringend Zeit ist, mal wieder zu stoppen und eine kleine Denkpause einzulegen, wenn sich eine innerliche Unzufriedenheit einstellt. Man arbeitet zwar, aber irgendwie fühlt es sich nicht mehr richtig an. Oder man ist nicht mehr voll und ganz zufrieden, obwohl die Arbeit sehr wohl effektiv ist.

Als Werkzeug kann man den Dingen Buchstaben zuordnen: A für sehr wichtig und dringend zu erledigen, B für sehr wichtig und (noch)  nicht dringend, C für weniger wichtig aber dringend (ja, das gibt es auch, ob Dinge, die der Aufrechterhaltung des täglichen Lebens dienen oder die wir für andere Leute tun) und D für weder noch. Zeitplanungsbücher empfehlen, A schnell selbst zu machen, B auch, C zu delegieren und D sein zu lassen. Nunja, ganz so einfach ist das wohl nicht. Aber eine regelmäßige “Inventur”, mit welchen Buchstaben ich die meiste Zeit des Tages beschäftigt bin, finde ich sehr sinnvoll und hilfreich. Und wer es schafft, die B-Prioritäten rechtzeitig zu erledigen, vermeidet zuviele A’s, die dann alle gleichzeitig “brennen”.

Soviel als erste Anregung dazu. Über dieses und verwandte Themen schreibe ich in der nächsten Zeit sicherlich noch mehr unter der Rubrik “Prokrastination”. Es passt aber gleichzeitig zur Entspannungsthematik und zur Achtsamkeit.

Und ich nehme mir hiermit offiziell vor, wieder regelmäßiger zu schreiben – weil es sich gut anfühlt.

Bis dahin herzliche Grüße

Catrin Grobbin

Akzeptieren, was ist – Wie du aus ungeplanten Situationen das Beste machst.

Unsere Tochter ist seit zwei Wochen krank… Damit Ihr mich nicht falsch versteht, sie ist tagsüber nicht wirklich hinfällig, nur anhänglich, will und braucht bitte ansonsten aber genug interessante Kinderaction…

Ich gestehe, einige Tage hat mich diese Situation sehr gestresst und genervt. Vor allem diese Woche, als sich abzeichnete, dass sie noch die ganze Woche zu Hause bleiben muss. Ich hatte gestern und heute zwei Veranstaltungen, bei beiden Kursen war zuvor schonmal ein Termin ausgefallen. Schwierige Situation, Abwägen war gefragt. Wer kann zu Hause bleiben, wie geht das organisatorisch? Mangels Großeltern in der Nähe findet diese Diskussion immer nur zwischen meinem Mann und mir statt. Nicht die Riesenauswahl…

Es wurde schnell klar, dass ich wohl dieses Mal die Betreuung machen musste, keine Alternative möglich. Ich war wütend, frustriert und verzweifelt! Meine Termine schon wieder absagen? Kommt gar nicht in Frage! Wir soll das gehen? Sie mitnehmen? Das geht doch nicht! Und morgens auch noch in die Kinderarztpraxis?! GEHT ABSOLUT NICHT!

Aber dann schaffte ich es irgendwie die Kurve zu kriegen und es zu akzeptierten. Und siehe da: dadurch konnten Lösungen entstehen.

Schlussendlich habe ich gestern etwas später begonnen und dann bis zur Ablösung durch meinen Mann mit Tochter nebenbei das Seminar geleitet. Und heute sogar die ganzen drei Stunden. Und es hat funktioniert! Natürlich war es anders als sonst, für mich anstrengender und teilweise mit Ablenkung. Aber gleichzeitig gab es auch viel Freude und Entzücken im Raum über diese kleine Person, die so engagiert mitarbeiten wollte.

Wenn ich mir einmal auf die Schulter klopfen darf: Dies wurde auch möglich dadurch, dass es mir gelungen ist, die Situation so abzulehnen. Byebye Perfektionsanspruch, willkommen Flexibilität. Kind einfach alle Unterlagen auf dem Fußboden sortieren oder das Flipchart mit gestalten lassen, Mittagsschlaf auf meinem Rücken und dabei Auswertung einer Übung, Spaziergang über die Flure, während die Teilnehmer eine Entspannungsübung hören… Ging alles.

In diesem Sinne wünsche ich Euch für die nächste Zeit auch den Mut, Ungewöhnliches und Störendes annehmen und willkommen heißen zu können. Hoch lebe der Kontrast! Mich hat diese Erfahrung bereichert und wachsen lassen. (Wenngleich ich das natürlich auch nicht jede Woche wiederholen müsste…)

Herzliche Grüße

Eure Catrin Grobbin

Ein paar Gedanken zum neuen Jahr

Es ist allgemein üblich, dass man sich zum Jahreswechsel ein paar Gedanken macht und meistens gehören auch die sogenannten “guten Vorsätze” dazu. Dieser Tradition folgend habe auch ich rund um den Jahreswechsel ein wenig sinniert und mir überlegt, was ich vom Jahr 2017 erwarte und mir wünsche. Natürlich habe auch ich ein paar Vorsätze gefasst. Mal wieder Sport machen zum Beispiel (aber erst, wenn das Fitness-Studio nicht mehr so überfüllt ist mit den Leuten, deren Neujahrs-Vorsatz es ist, mehr Sport zu treiben…). Nach den Feiertagen wieder gesünder essen, weniger Süßes, mehr Gemüse usw. Weiterhin immer wieder ein paar Artikel in diesen Blog schreiben (hiermit schon mal einen guten Anfang gemacht :-)). Und bei den Wünschen sind auch die üblichen “Verdächtigen” dabei, wie Gesundheit, Liebe, Glück, Geld usw.

Aber abseits des allgemeinen Klischees, was ist mir denn WIRKLICH wichtig für das neue Jahr? In einem Newsletter habe ich dieser Tage die Frage gelesen: “Wie soll das neue Jahr sich anfühlen?” Diese Frage hat mich wirklich ins Grübeln gebracht. Also nicht: Was nimmst du dir vor? Was wünschst du dir? Sondern welche Gefühle möchtest du im neuen Jahr erleben, wie fühlt sich das an, was du in der Essenz wirklich willst. Spontan dachte ich: leicht hätte ich gern! Nicht so vollgepackt – wie kann ich das positiv formulieren? Alles in einem sinnvollen Maß, mit Raum für Muße und Nachspüren, enspannt und langsam, das wäre schön. Wahrscheinlich nicht immer, das wäre wohl auch zuviel des Guten, aber immer mal wieder. Zeit, um schöne Momente zu genießen, Dingen, Erlebnissen, Begegnungen nachzuspüren, sie wirken zu lassen. Mehr Zeit, wie diese gerade, die ich dem Nachtschlaf abringe, weil ich das Bedürfnis hatte, nach den turbulenten und vollen Feiertagen endlich hier mal wieder ein paar Zeilen zu schreiben.

Für das neue Jahr habe ich bereits viele Pläne gemacht. Was ich nicht alles tun und machen will. So viele schöne, kreative Ideen, ich habe wirklich richtig Lust darauf. Aber wenn ich dann hineinspüre, wie sich das in einen Alltag umgesetzt anfühlen wird, dann muss ich sagen, das ist wohl hier und da ein wenig viel auf einmal, was ich im Überschwang der Neujahrsplanung alles auf den imaginären Zettel geschrieben habe, da nehme ich wohl noch ein wenig wieder herunter von der aktuellen To-Do-Liste, rauf auf die Wunschliste für etwas später, denn sonst wird es nichts mit den ruhigen Minuten. Beim Nachspüren merke ich erst, dass manches nicht zusammenpasst, dass ich es ein wenig ruhiger angehen lassen sollte, damit ich nicht am Ende dieses Jahres sagen muss: “Das Jahr ist so schnell vergangen, ich kann es kaum glauben. Und ich konnte kaum Luft holen.” Ich möchte viel lieber sagen: “Das Jahr war reich und bunt und schön UND ich konnte es immer wieder sehr GENIEßEN!”. Ja! Genussvoll soll es auch sein, das neue Jahr, köstlich und wunderbar! Und dafür braucht es dann auch Zeit. So wie man von einem köstlichen Dessert auch mehr hat, wenn man es nicht in einem Happen herunterschlingt, sondern lieber Löffel für Löffel auf der Zunge zergehen lässt. Mein Jahr soll sich immer wieder anfühlen, wie ein tiefer Atemzug köstlicher frischer Luft und ein Schultern-fallen-lassen. Ein Genussvoll-auf-eine-weiche-Matratze-legen, wie eine liebevolle Umarmung eines Menschen, den ich liebe, wie ein Blick in die entzückten Augen meiner Tochter, wenn wir gemeinsam Quatsch machen, wie dieses warme, wohlige Gefühl, das sich nur einstellt, wenn man dafür Raum lässt. Wie ein Seufzer des Wohlbehagens.

Ach, bei diesen Gedanken und diesem Nachfühlen freue ich mich schon sehr auf das neue Jahr und bin gespannt, was es alles bringen wird. Und zu meinen guten Vorsätzen kommt ein ganz wichtiger dazu, der ja eigentlich kein neuer ist, aber den ich immer wieder neu nach vorne auf die Liste setzen muss, damit er nicht verloren geht: Mach mal langsam! Lass Raum zum Luftholen und Nachspüren! Dickes Ausrufezeichen! Wenn ich das schaffe, da bin ich sicher, wird das ein wirklich wunderbares neues Jahr.

Alles Liebe und ein tolles, langsam-entspanntes neues Jahr wünsche ich!

Catrin Grobbin

Kleeblatt