In diesem Beitrag stelle ich dir eine sehr einfache Methode vor, die viele noch gar nicht kennen. Mit dieser Methode kannst du ohne viel Aufwand eine gute Planung machen. Dadurch kannst du effizienter arbeiten, mehr schaffen und dadurch motivierter sein, weil du nicht so eine endlos lange To-Do-Liste hast, die am Ende des Tages fast genauso lang ist wie am Morgen.
Die Methode besteht aus 6 einfachen Schritten, die ich dir im folgenden Video der Reihe nach erkläre:
Falls du lieber liest, hier die Zusammenfassung:
- Du notierst dir die 6 wichtigsten Aufgaben für morgen, wenn du am Abend vorplanst (oder für heute wenn du jetzt sofort anfangen willst)
- Bring die Aufgaben in die richtige Reihenfolge. D.h. sortiere sie nach Priorität 1 – 6, Priorität 1 ist am wichtigsten. (Meinen Artikel über Prioritäten findest du hier.)
- Do it! Erledige Aufgabe 1. 🙂 Hier für kannst du alle Techniken nutzen, die du kennst, z.B. große Aufgaben unterteilen, Pomodoro-Technik, Umgang mit Emotionen zur Aufgabe,…
- Überprüfe die restlichen Prioritäten 2 – 6. Stimmt noch alles? Falls nicht, passe die Prioritäten an.
- Erledige Aufgabe 2, dann wiederhole Schritt 4 und geh danach die nächste Aufgabe an, bis alles erledigt oder der Tag vorbei ist.
- Erstelle eine neue Liste mit 6 Aufgaben für den nächsten Tag.
Soweit die “reine Lehre”. Wenn du mir schon ein bisschen folgst, weißt du, dass ich die “Queen des Anpassens und Abwandelns” bin. D.h. ich empfehle u.U. auch, die Methode auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen. D.h. von mir aus könntest du dir auch nur 3 Aufgaben vornehmen.
Wichtig ist aber, dass du realistisch planst. 20 – 30 To-Do’s für einen Tag sind in der Regel nicht zu schaffen. Und sich ständig zu viel vorzunehmen und das nicht zu schaffen, wirkt sich negativ auf die eigene Motivation aus. Dann fühlst du dich, als hättest du “nichts geschafft” und bist unzufrieden mit dir selbst. Im Gegenteil dazu fühlt es sich einfach gut an und ist motivierend, wenn du dein Tagwerk abends geschafft hast. Dann kannst du guten Gewissens deinen Feierabend genießen.
Insofern ist die Ivy-Lee-Methode einerseits gut geeignet, um weniger aufzuschieben, weil du gleich morgens weißt, womit du starten willst und nicht zuerst überlegen musst, was zu tun ist. Es gibt also eine Ausrede weniger ;-). Und dadurch, dass die wichtigste Aufgabe zuerst dran kommt, umgehst du den Impuls, dich davor womöglich zu drücken, weil die Aufgabe in irgendeiner Form unangenehm ist.
Und andererseits führt die Methode zu mehr Entspannung, weil du abends deinen Erfolg siehst und v.a. die wichtigsten Aufgaben schon erledigt hast.
Zur Geschichte der Methode:
1918 suchte Charles M. Schwab, der Präsident des zweitgrößten Stahlunternehmens der damaligen Zeit, “Bethlehem Steel”, einen Weg zu mehr Produktivität und Effizienz im Unternehmen. Ivy Lee war damals ein Experte für Produktivität und Schwab fragte ihn “Wie könnten wir in der gleichen Zeit produktiver sein?”. Ivy Lee antwortete: “Um das zu beantworten, brauche ich 15 Minuten mit Ihnen und Ihren Führungskräften. Danach können Sie die Methode drei Monate lang ausprobieren. Anschließend können Sie mir das Bezahlen, was Sie für angemessen halten.” Er bekam 25.000 US Dollar. Das wäre auch heute für 15 Minuten schon ein guter Lohn, aber damals war es ungleich mehr Geld. Daran sieht man, dass die Methode erstaunlich gut funktioniert haben muss. (Sie wird manchmal auch 25.000 $-Methode genannt.)
Die Vorteile der Methode auf einen Blick:
- Klarer Fokus auf wenige Aufgaben. Du weißt genau, was zu tun ist.
- Klarheit: Klare Prioritäten. Es ist ganz klar, was zu tun ist.
- Weniger “Selbst-Beschummeln”, d.h. du merkst, wenn du das weniger wichtige zuerst machst.
- Effizienz: Das Ziel ist möglichst ungestörte Arbeit ohne Ablenkung. Dafür kannst du z.B. ergänzend die Pomodoro-Technik nutzen.
- Schriftlicher Überblick über die Aufgaben.
- Motivation durch Erfolgserlebnisse durch das Erledigen und Abhaken wirklich wichtiger Aufgaben.
- Einfache Anwendung: Papier und Stift reicht.
- Leichter Einstieg am Morgen.
Probier es am besten jetzt gleich aus und erstell dir deine erste Liste nach der Ivy-Lee-Methode. Schreib mir gern, wie es geklappt hat.
Ich wünsche dir einen schönen, angenehmen, produktiven Tag!
Herzliche Grüße
Deine Catrin