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Ziele besser formulieren und erreichen mit SMART Ö

In diesem Artikel spreche ich mit dir über Ziele, und zwar wie du mit der Smart Methode Ziele so formulieren kannst, dass du eine bessere Chance hast, sie auch wirklich zu erreichen. Und ich verrate dir, warum Smart bei mir eigentlich eher Smartö heißt. Ein bisschen wie aus einem schwedischen Möbelhaus, das wir alle kennen. Und was das für eine gute Ergänzung ist, die noch dazu passt.

Falls du lieber die Podcast-Episode hören möchtest, hier ist sie:

Gerade zum neuen Jahr mit den guten Vorsätzen ist natürlich auch das Thema Ziele sehr präsent. D.h., es ist ein sehr guter Zeitpunkt, dass wir über das Thema Ziele sprechen und warum wir oft Ziele nicht erreichen. Und auch, was wir schon bei der Formulierung von Zielen dazu beitragen können, dass diese Ziele auch wirklich realistisch erreichbar sind.

Es ist häufig so, dass wir Ziele nicht erreichen, weil nicht ganz klar ist, worin das Ziel eigentlich besteht. Weil das Ziel nicht so formuliert ist, dass wir überhaupt wissen, wann das Ziel erreicht ist und was alles dazugehört. Oder auch, dass das Ziel nicht so formuliert ist, dass es unbedingt in die Richtung zieht, in die wir dann auch wirklich wollen.

Es gibt verschiedene Modelle zur Formulierung von Zielen. Ein sehr bekanntes, von dem du vielleicht auch schon mal gehört hast, ist das Modell der SMARTen Ziele S.M.A.R.T. Ich ergänze da immer gerne noch ein “Ö”, sodass es S.M.A.R.T.Ö-Ziele sind. Das klingt ein bisschen wie ein Bücherregal aus einem großen schwedischen Möbelhaus. Aber ich werde dir erklären, was das für ein Sinn hinter steckt.

Die einzelnen Buchstaben stehen für:

SMART Ö – S = Spezifisch

Das S von SMARTÖ steht für spezifisch. Es macht Sinn, ein Ziel möglichst spezifisch zu benennen. Das heißt konkret und unmissverständlich und detailliert. Das heißt, wenn ich mir vornehme, gesünder zu essen, dann ist das erst einmal sehr unspezifisch, denn es kommt nicht vor, wie ich überhaupt gerade esse. Und es kommt auch nicht vor, wie ich konkret denn essen will. Stattdessen wäre eine spezifische Angabe z.B., wenn ich sage: “Ich möchte jeden Tag eine Handvoll oder X Gramm frisches Obst oder Gemüse essen. Noch spezifischer könnte ich sagen: “Ich esse jeden Tag einen Apfel.” Somit könnte am Ende des Tages jederzeit auswerten, wie gut das funktioniert hat. Gleichzeitig weiß ich sehr konkret, was ich denn tun muss und was ich dafür brauche. Dann stehe ich auch nicht vor dem Obst und Gemüse Regal und kann mich nicht entscheiden oder vergesse das, sondern ich schreibe auf meinen Einkaufszettel: “Ich brauche sieben Äpfel für die Woche.” Die kaufe ich dann ein und kann meinen Plan jeden Tag direkt umsetzen.

SMART Ö – M = Messbar

Da sind wir auch schon beim zweiten Punkt, dem “M” wie messbar. Das Ziel kann besser erreicht werden, wenn es eben qualitativ und quantitativ gemessen werden kann. Also wieviel genau zum Beispiel in diesem Beispiel ein Apfel? Oder wenn wir an Zielen in einem Seminar arbeiten z.B. oder einem Coaching, dann frage ich auch gern Wie viele Seiten willst du denn genau lesen oder Wie viel willst du genau schreiben? Das wäre messbar. Wie viele Minuten oder Stunden willst du daran arbeiten? Und je konkreter messbar das Ganze ist, umso besser kannst du am Ende auch wieder auswerten, ob du genau das Ziel erreicht hast. Und wenn nicht, kannst du schauen, ob es denn überhaupt sinnvoll war. Aber dazu kommen wir gleich noch.

SMART Ö – A = Attraktiv

Das A steht für attraktiv, d. h. das Ziel sollte so sein, dass du es auch wirklich erreichen möchtest und dass es angemessen und passend ist für dich. Jetzt lachen z.B. die Studierenden häufig und sagen Na ja, aber da sind ja so ein paar Klausuren und die sind ja so gar nicht attraktiv. Ja, das kann sein. Aber die Frage ist natürlich auch Ist das Ziel, was du damit erreichen möchtest, mit diesem kleinen Unterziehen? Ist das denn attraktiv? Also wenn wir mal bei Prüfungen sind, ist vielleicht die Klausur an sich nicht attraktiv. Aber das Ziel, diesen Studienabschluss zu haben oder das Semester erfolgreich abzuschließen, das ist schon attraktiv. Oder wenn wir auf das Essens Beispiel nochmal kommen Vielleicht esse ich gar nicht so gerne Obst und Gemüse, zumindest jetzt, weil mein Körper sich so an andere Lebensmittel gewöhnt hat. Und dann ist das vielleicht nicht attraktiv. Aber mich gesund zu fühlen und wohl und voller Energie zu fühlen und eben nicht müde und aufgebläht und sonst was. Das kann schon attraktiv sein. Und dafür lohnt es sich natürlich dann auch, wenn ich sage, ich ess eben jeden Tag einen Apfel und dem vielleicht später sogar noch was dazu. Zum Beispiel Thema Bewegung. Das kann natürlich attraktiv sein, wenn ich mir vorstelle, was ich damit erreichen möchte und wie es mir damit dann gehen soll. Da kann ich auch gut mir meine Vision erstellen. Das ist nochmal etwas für eine eigene Folge. Ja, wo möchte ich denn eigentlich hin und wo möchte ich denn sein? Da hole ich mir oft meine Attraktivität für meine Ziele her.

SMART Ö – R = Realistisch

Dann ist noch das erste für realistisch. Das Ziel sollte mit den vorhandenen Ressourcen realistisch erreicht werden können. Das heißt z.B. auch wenn ich jetzt Thema gesunde Ernährung habe und meine bisherige Ernährung ist eben eher mit weniger Gemüse und Obst. Das ist unrealistisch, oder wenig realistisch ist, dass ich jetzt sofort komplett auf Rohkost umstelle oder nur noch vegane tolle super Küche Bio Deluxe koche. Es ist vielleicht eher realistisch, dass ich einen Apfel am Tag erst einmal einbaue oder eine Portion Obst oder Gemüse und dann später die nächste. So wie ich das eben realistisch schaffen kann. Oder wenn ich für Studium z.B. mehr machen will oder für ein bestimmtes Projekt, ist es relativ unrealistisch, dass ich jetzt jeden Tag drei Stunden daran sitze, außer die Zeit ist sehr knapp. Den Effekt kennen wir natürlich. Aber wenn ich es vorher plane, dann ist es realistischer, wenn ich sage, ich fange mal mit einer halben Stunde an. Und dann mache ich vielleicht noch eine halbe Stunde. Und über die Zeit kann ich dann die Anzahl der Minuten oder Stunden, die ich an einer Sache arbeite, langsam steigern, sodass es realistisch ist, dass ich da dann auch schaffe, was ich mir vorgenommen habe.

SMART Ö – T = Terminiert

Dann haben wir noch das T von SMART für terminiert. D.h., ich weiß, wann ich mein Ziel erreicht habe bzw. wann ich die Aktivitäten mache, die zu diesem Ziel führen. Da mache ich mich dann gerne in Seminaren und Coachings “unbeliebt” und frage: “Wann genau machst du es? Wie lange wird es dauern? Was hast du dann geschafft?”

Dann merkst du auch schneller, wenn du was aufschiebt. Also in meinem Apfel Beispiel, wann esse denn diesen Apfel? Zum Frühstück oder zum Mittagessen? Wann ist denn das zeitlich? Oder verteile ich mir den auf den Tag? Dann ist es gut, mir vielleicht sogar eine Uhr zu stellen, damit ich dann auch daran denke und mir nicht abends um 10 das einfällt, wenn ich eigentlich gar nichts mehr essen will.

Oder wenn ich Sport machen will: Wann mache ich den? Vor Sonnenaufgang? Oder mache ich ihn morgens vor dem Frühstück oder nach dem Frühstück? Oder mittags um 12 Uhr oder um 15 Uhr…? Also setze dir einen Termin für das, was du dir vornimmst und lass dich womöglich auch daran erinnern. Dann merkst du auch schnell, wenn du diesen Termin nicht einhältst und kannst an den Hindernissen ganz gezielt arbeiten.

SMART Ö – Ö = Ökologisch

Und apropos Hindernisse. Jetzt kommt in meinem Modell noch ein “Ö” hinten dran, deswegen SMARTÖ. Das hab ich aus einem anderen Modell, in dem es noch den Punkt “ökologisch” gibt. Das meint nicht bezogen auf Naturschutz, sondern es bezieht die Umwelt und die anderen Aspekte mit ein, die auch noch drumherum sind. Das heißt in Fragen ausgedrückt: “Welche Nebenwirkungen kann es geben? Welche Hindernisse können auftreten? Mit welchen Fernwirkungen muss ich vielleicht rechnen, wenn ich dieses Ziel verfolge? Was kann alles dazwischen kommen? Was kann hinderlich sein?”

Also beim Apfel halten sich die Hindernisse zum Glück einigermaßen in Grenzen. Es könnte sein, dass ich es vergesse oder dass ich keinen Apfel da habe. Dass der Apfel vielleicht schlecht ist, dafür wäre gut, wenn ich nicht nur einen da habe. Und es könnte sein, dass ich schlicht keine Lust drauf habe oder dass mich Leute komisch angucken, weil ich jetzt plötzlich anfangen, Äpfel zu essen. Bei diesem Beispiel ist es noch relativ einfach und es gibt nicht so viel, was dagegen spricht.

Aber wenn ich mir z.B. ein größeres Ziel setze, wie z.B. ein Studium erfolgreich zu Ende bringen oder ein bestimmtes Projekt auf den Weg bringen und erfolgreich abschließen, oder wenn ich mir vornehme, ein gewisses Gewicht zu erreichen und dafür eben auch mehr tun muss, dann kann es natürlich schon Widerstände in mir geben oder auch Widerstände von außen, die dagegen sprechen. Und auch Nebenwirkungen. Wenn man z.B. für einen Marathon trainiert, braucht man ziemlich viel Zeit dafür. Oder wenn man ein großes Projekt fertigstellen will, braucht man dafür in der Regel relativ viel Zeit. Diese Zeit fehlt natürlich für andere Dinge dann. D.h., ich muss meinen Ablauf umstellen und mein Zeitkontingent anders aufteilen. Das könnte auch andere Menschen betreffen, mit denen ich dann z.B. weniger Zeit verbringen kann. Die könnten da was gegen haben. Und dann sind wir schon bei Fernwirkungen, bei Menschen, die das komisch finden, mit denen ich vielleicht auch Konflikte austragen muss, wenn mir dieses Projekt sehr wichtig ist. Wo ich schauen muss, wie ich das zeitlich unterbringe.

Wenn ich zum Beispiel einen Podcast starte, dann brauche ich dafür natürlich Zeit und Ruhe. Und da gibt es schon Nebenwirkungen, dass ich abends z.B. mal nicht bei meiner Familie sitze, sondern dass ich in meinem kleinen Aufnahmestudio sitze und eine Episode aufzeichne. Ich brauche Ruhe dafür. Ich muss mir Gedanken machen. Es könnte sein, dass irgendwelche Nachbarn nebenbei laut sind, weil ich gerade in meinem Homeoffice Büro bin. All das muss ich natürlich einplanen und kann es auch nicht ohne weiteres ausdehnen, ohne dass ich das vorher mit anderen Menschen besprechen, da ich eine kleine Tochter habe. Sie muss versorgt sein und Bescheid wissen, dass sie nicht einfach reinkommen darf.

Das sind alles Punkte, die unter das “Ö” wie ökologisch fallen. Dieser Punkt ist sehr wichtig, zu schauen, was dem Ziel entgegenstehen kann und was ich vorbeugend tun kann, damit der Zielerreichung nichts im Weg steht. Und was ich tun kann, wenn es mal eine Störung gibt. Sollte es gerade laut sein, wenn ich eine Aufnahme machen will, dann müsste ich meine Aufnahme auf später verschieben. Dafür ist natürlich gut, wenn ich relativ früh anfange, bevor der gewünschte Ausstrahlungs-Zeitpunkt ist.

Beim Sportbeispiel gibt es oft auch innere Widerstände. “Ich habe keine Lust. Das Wetter ist schlecht.” Was kann ich tun? Entweder umplanen, bessere Kleidung oder vielleicht eine Trainings Partnerschaft, damit “keine Lust” kein Argument ist. Wenn jemand vor der Tür steht, der/die mich zum Laufen abholt, dann hab ich weniger Ausreden

Gerade beim “Ö” liegen die wirklich spannenden Punkte. Das sind die, bei denen der innere Schweinehund dann auch häufig zuschlägt und mich dazu bringt, dass ich dieses Ziel nicht weiter verfolge und nicht weiter daran arbeite.

Höre dir ergänzend auch gern die Podcast-Episode 007 zu den guten Vorsätzen an. Darin geht es darum, warum diese häufig nicht funktionieren und was du dagegen tun kannst.

Ich fasse nochmal zusammen: Wenn du ein Ziel erreichen möchtest, macht es Sinn, noch einmal dieses Ziel so zu formulieren, dass es auch der SMART-Regel entspricht plus “Ö”, also der SMARTÖ-Regel, indem es spezifisch formuliert ist, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert und dass du auch die Ökologie drumherum mit einbeziehst. D.h. Nebenwirkungen, Fernwirkungen, Hindernissen, allem, was dagegen sprechen kann.

Ich wünsche dir ganz viel Erfolg beim Aufstellen und Erreichen deiner Ziele!

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Anregungen für deinen Jahresrückblick

Was spricht dafür, einen Jahresrückblick zu machen? Ich nenne dir in diesem Blogartikel drei gute Gründe. Außerdem beleuchte ich ein paar Schwierigkeiten, die bei dem Thema auftreten können und gebe dir hilfreiche Fragen an die Hand, die du für deine Jahresbilanz verwenden kannst.

Zu diesem Blogartikel gibt es auch eine Podcast-Episode (s.u.).

Jahresbilanz 2020 – Damit verbinden viele vor allem die “negativen” Erfahrungen, die das zu Ende gehende Jahr uns beschert haben. Die Dinge, auf die wir alle vermutlich gern verzichtet hätten.

Es kann sein, dass deshalb einige lieber auf eine Jahresbilanz verzichten, lieber nicht mehr nach hinten schauen, lieber nach vorn, in ein hoffentlich besseres 2021. Glaub mir, das kann ich total gut verstehen! Ich denke, wir haben alle dieses Jahr einige Erfahrungen gemacht, auf die wir auch liebend gern verzichtet hätten. Auch ich habe einen Moment gebraucht, um mich zu einem Jahresrückblick durchzuringen.

Und es gibt gute Gründe, immer eine Jahresbilanz zu machen:

1) Der menschliche Verstand neigt dazu, den Fokus auf Erfahrungen jeweils eingefärbt durch die jeweilige Stimmung zu setzen. D.h. ganz kurz zusammengefasst: Wenn ich in schlechter Stimmung bin, bewerte ich alles drumherum auch eher negativ. Und andersherum. Wenn du also mal einen “schlechten Tag” hast, werden dir durch diesen Fokus vermehrt die Ereignisse auffallen, die diesen Eindruck verstärken.

Es regnet.

Der Bus fährt dir vor der Nase weg.

Dir fällt etwas in der Küche runter.

Gleichzeitig nimmst du die Guten Dinge, die passieren, eher nicht so bewusst wahr.

Du hast – anders als sonst – einen Schirm dabei.

Jemand hält dir die Tür auf.

Das Essen ist super gelungen – vielleicht obwohl es ein neues Rezept war.

Genau dieser Effekt läuft aus meiner Sicht auch aktuell bei uns ab: Corona-Pandemie, zweiter Lockdown, der zeitliche Verlauf ist noch nicht absehbar… viele Menschen haben eine stark gedrückte Stimmung deswegen. Und diese Stimmung wirkt sich natürlich auf den Blick auf das gesamte letzte Jahr aus.

Aber du hast es in der Hand, denn du kannst bewusst steuern, worauf der Fokus deines Verstandes gerichtet sein soll. Deshalb würde ich dir empfehlen, dennoch oder auch gerade deshalb noch einen Blick auf das vergangene Jahr zu richten und dem Verstand dabei ganz klare Anweisung zu geben, worauf er den Fokus richten soll.

2) Wir neigen dazu, das, was gewesen ist, zu vergessen.

Das an sich ist nicht nur schlecht, denn dann vergessen wir auch die Dinge, die vielleicht nicht so gut waren. Aber gleichzeitig ist es dann schwierig, aus Ereignissen und dem Erfolg des eigenen Verhaltens zu lernen. Und genau dies ist ein sehr sinnvoller Ansatz für deinen Jahresrückblick: Was lerne ich aus dem vergangenen Jahr?

3) Ein Rückblick hilft uns dabei, das Alte abzuschließen und offen für das Neue zu werden.

Ich habe mich deshalb über Weihnachten bewusst abends ein wenig zurück gezogen und Rückschau gehalten.

Da ich (leider?) absolut nicht die Tagebuch-Schreiberin bin, habe ich mich mit meinem Kalender und meinem Handy hingesetzt und anhand der Termine und der Fotos rekonstruiert, was so alles los war.

Und zwar als Erstes über all das Positive, was ich im vergangenen Jahr erlebt habe. Die Dinge, die ich auf der “Gewinn-Seite” verbuche. Und das ist wirklich viel!

Auch wenn es beim vergangenen Jahr zuerst einmal “auf der Hand liegen würde”, an all das zu denken, was ich mir auch anders gewünscht hätte. Man muss dafür manchmal nur genau hinschauen und an den “lauten”, vordringlichen Events vorbei auch auf all die Dinge sehen, die eher leise, aber doch auch eindrucksvoll daher kommen. Ereignisse und Geschenke, die das Jahr 2020 auch im Gepäck hatte.

Und ich habe zu meiner eigenen Freude in jedem Monat mindestens drei Sachen gefunden, die ich toll fand und finde und für die ich dankbar bin. In einigen Monaten stehen sogar sieben positive Punkte auf meiner Liste. Und diese nehme ich als meine Ausbeute mit ins neue Jahr! Dinge, die gut gelaufen sind, über die ich mich freue, für die ich dankbar bin. Das hat mich mit dem alten Jahr ziemlich versöhnt.

Wenn du magst, setz dich doch auch einmal hin und werte das Jahr 2020 für dich aus. Hier sind ein paar Fragen, die du dir stellen kannst, um für deine Bilanz eine positive Grundlage zu schaffen:

Wofür bin ich dankbar?

Was ist Schönes passiert?

Was ist besser gelaufen, als ich gedacht hatte?

Was gewinnt aus dem heutigen Blickwinkel an Positivität?

Ein eigenes Beispiel für diese Frage ist die Geburtstagesfeier unserer Tochter im Januar 2020. Diese steht auch auf meiner “Positiv-Liste”, denn ich freue mich dass sie gut verlaufen ist und die Kinder viel Spaß hatten. Gleichzeitig war sie natürlich für uns Eltern anstrengend, denn die Organisation einer Party für relativ kleine Kinder ist auch immer viel Arbeit. Wenn ich dieses Event aus dem heutigen Blickwinkel betrachte, bin ich zusätzlich froh darüber, dass wir das Fest so ausgerichtet haben, denn im Januar 2021 wird sie auf jeden Fall nicht auf diese Weise stattfinden.

Anschließend kannst du dein Jahr weiter auswerten. Dabei schaust du natürlich nicht ausschließlich auf das, was gut gelaufen ist. Allerdings habe ich dazu noch einen Hinweis: Wähle gut aus, so dass du auch bei den Aspekten, die du dir anders gewünscht hättest, den Fokus auf das lenkst, was du selbst beeinflussen kannst. Über das zu klagen, was du selbst nicht ändern kannst und was höhere Gewalt war, kann zwar kurzfristig einen erleichternden Effekt haben, bringt dich aber auch gleichzeitig in eine “Opferhaltung” anstatt dich proaktiv lernen zu lassen, was du aus den vergangenen Erfahrungen für dich ziehen kannst. Der Lerneffekt fällt an der Stelle dann entsprechend geringer aus.

D.h. schau im Zweifel, was du aus deinem Verhalten in der schwierigen Situation lernen kannst und lass die Dinge, die gesamtgesellschaftlich oder global eben so waren, wie sie waren, als Beobachtungen stehen.

Was habe ich gelernt aus den Ereignissen des letzten Jahres?

Was möchte ich noch lernen? => Jahresplanung

Was fehlt mir noch? Wo hätte ich gern noch etwas dazu?

Wo habe ich mich verändert?

Was hat mich bgeprägt?

Was hat mich behindert?

Welche Ressourcen habe ich gefunden/ zur Verfügung gehabt, um damit umzugehen?

Welche neuen Fähigkeiten habe ich entwickelt, um damit umzugehen?

Welche Fähigkeiten fehlen mir noch? Welche möchte ich mir gern noch aneignen oder entwickeln? => Jahresplanung

Was hat mich weiter gebracht?

Womit hatte ich zu kämpfen?

Wie ich bin damit umgegangen?

Wer oder was hat mir geholfen, damit umzugehen und einen neuen Weg zu finden?

Was hat mich glücklich gemacht?

Welche Freude hatte ich?

Wofür bin ich dankbar?

Was hat mich in gute Stimmung versetzt?

Was war schwieriger, als ich gedacht habe?

Und wie bin ich damit umgegangen?

Welche Lösungen habe ich gefunden?!

Welche Lösungen suche ich noch in der Zukunft? => Jahresplanung

Was ging besser als erwatet?

Woran lag das? Welche Aspekte haben dies begünstigt?

Was hat dazu beigetragen, dass es besser lief?

Was kann ich daraus lernen, damit die Dinge in Zukunft weiterhin besser laufen, als ich das erwarte?

Worauf bin ich stolz?

Was hab ich richtig gut gemacht?

Was hab ich erreicht? Im Kleinen oder auch im Großen?

Und schließlich, wenn ich auf alle Antworten und auch auf meine Monatsbilanz schaue:

Was nehme ich aus dem vergangenen Jahr mit?

Was lass ich im vergangenen Jahr zurück?

Das waren einige meiner liebsten Fragen. Natürlich kannst du diese durch die Fragen ergänzen, die für dich am besten passen. Denn eine Rückschau, eine Bilanz, ist etwas sehr Persönliches. Die Fragen, die du dir stellst, müssen zu dir und zu zu deiner Persönlichkeit passen. Und auch zu deinem Jahr, zu dem, was dir wichtig ist und zu deinem Ziel für die Auswertung, dazu, was du persönlich daraus ziehen willst.

Fazit:

Es gibt gute Gründe, die für einen Jahresrückblick, eine Auswertung, sprechen und dafür, eine Bilanz zu ziehen.

Dabei tut es gut, zunächst einen positiven Blick auf das vergangene Jahr zu richten.

Und wenn du auf die Dinge schaust, die vielleicht anders gelaufen sind, als du es dir gewünscht hättest, macht es Sinn, den Fokus auf das zu richten, was du persönlich beeinflussen kannst.

Das Ziel dieser Auswertung ist eine Stärkung deiner Ressourcen, ein Lerneffekt und eine Versöhnung mit dem alten Jahr und nicht, dass du mit einem negativen Blick aus der Auswertung heraus gehst. Es geht vielmehr um eine Abrundung, einen guten Abschluss, damit du dann entscheiden kannst,…

…was nehm ich mit?

…was lass ich da?

…was lern ich daraus für meine Planung und mein Weitergehen in das neue Jahr?

Das ist jedenfalls meine Empfehlung an dich.

So eine Jahresbilanz kann durchaus ein paar Tage dauern. Und vielleicht schläfst du auch noch einmal drüber und ergänzt das eine oder andere, denn ein Jahr ist sehr reichhaltig und birgt viele Schätze und Lerngelegenheiten.

Ich wünsche dir gute Erkenntnisse und alles Gute und setze mich jetzt auch noch eine Runde an meine Jahresbilanz 2020.

Herzliche Grüße

Deine Catrin Grobbin

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Weniger Prokrastination und entspanntes Zeitmanagement mit der Ivy Lee Methode

In diesem Beitrag stelle ich dir eine sehr einfache Methode vor, die viele noch gar nicht kennen. Mit dieser Methode kannst du ohne viel Aufwand eine gute Planung machen. Dadurch kannst du effizienter arbeiten, mehr schaffen und dadurch motivierter sein, weil du nicht so eine endlos lange To-Do-Liste hast, die am Ende des Tages fast genauso lang ist wie am Morgen.

Die Methode besteht aus 6 einfachen Schritten, die ich dir im folgenden Video der Reihe nach erkläre:

Falls du lieber liest, hier die Zusammenfassung:

Du notierst dir die 6 wichtigsten Aufgaben für morgen, wenn du am Abend vorplanst (oder für heute wenn du jetzt sofort anfangen willst)
Bring die Aufgaben in die richtige Reihenfolge. D.h. sortiere sie nach Priorität 1 – 6, Priorität 1 ist am wichtigsten. (Meinen Artikel über Prioritäten findest du hier.)
Do it! Erledige Aufgabe 1. 🙂 Hier für kannst du alle Techniken nutzen, die du kennst, z.B. große Aufgaben unterteilen, Pomodoro-Technik, Umgang mit Emotionen zur Aufgabe,…
Überprüfe die restlichen Prioritäten 2 – 6. Stimmt noch alles? Falls nicht, passe die Prioritäten an.
Erledige Aufgabe 2, dann wiederhole Schritt 4 und geh danach die nächste Aufgabe an, bis alles erledigt oder der Tag vorbei ist.
Erstelle eine neue Liste mit 6 Aufgaben für den nächsten Tag.

Soweit die “reine Lehre”. Wenn du mir schon ein bisschen folgst, weißt du, dass ich die “Queen des Anpassens und Abwandelns” bin. D.h. ich empfehle u.U. auch, die Methode auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen. D.h. von mir aus könntest du dir auch nur 3 Aufgaben vornehmen.

Wichtig ist aber, dass du realistisch planst. 20 – 30 To-Do’s für einen Tag sind in der Regel nicht zu schaffen. Und sich ständig zu viel vorzunehmen und das nicht zu schaffen, wirkt sich negativ auf die eigene Motivation aus. Dann fühlst du dich, als hättest du “nichts geschafft” und bist unzufrieden mit dir selbst. Im Gegenteil dazu fühlt es sich einfach gut an und ist motivierend, wenn du dein Tagwerk abends geschafft hast. Dann kannst du guten Gewissens deinen Feierabend genießen.

Insofern ist die Ivy-Lee-Methode einerseits gut geeignet, um weniger aufzuschieben, weil du gleich morgens weißt, womit du starten willst und nicht zuerst überlegen musst, was zu tun ist. Es gibt also eine Ausrede weniger ;-). Und dadurch, dass die wichtigste Aufgabe zuerst dran kommt, umgehst du den Impuls, dich davor womöglich zu drücken, weil die Aufgabe in irgendeiner Form unangenehm ist.

Und andererseits führt die Methode zu mehr Entspannung, weil du abends deinen Erfolg siehst und v.a. die wichtigsten Aufgaben schon erledigt hast.

Zur Geschichte der Methode:

1918 suchte Charles M. Schwab, der Präsident des zweitgrößten Stahlunternehmens der damaligen Zeit, “Bethlehem Steel”, einen Weg zu mehr Produktivität und Effizienz im Unternehmen. Ivy Lee war damals ein Experte für Produktivität und Schwab fragte ihn “Wie könnten wir in der gleichen Zeit produktiver sein?”. Ivy Lee antwortete: “Um das zu beantworten, brauche ich 15 Minuten mit Ihnen und Ihren Führungskräften. Danach können Sie die Methode drei Monate lang ausprobieren. Anschließend können Sie mir das Bezahlen, was Sie für angemessen halten.” Er bekam 25.000 US Dollar. Das wäre auch heute für 15 Minuten schon ein guter Lohn, aber damals war es ungleich mehr Geld. Daran sieht man, dass die Methode erstaunlich gut funktioniert haben muss. (Sie wird manchmal auch 25.000 $-Methode genannt.)

Die Vorteile der Methode auf einen Blick:

Klarer Fokus auf wenige Aufgaben. Du weißt genau, was zu tun ist.

Klarheit: Klare Prioritäten. Es ist ganz klar, was zu tun ist.

Weniger “Selbst-Beschummeln”, d.h. du merkst, wenn du das weniger wichtige zuerst machst.

Effizienz: Das Ziel ist möglichst ungestörte Arbeit ohne Ablenkung. Dafür kannst du z.B. ergänzend die Pomodoro-Technik nutzen.

Schriftlicher Überblick über die Aufgaben.

Motivation durch Erfolgserlebnisse durch das Erledigen und Abhaken wirklich wichtiger Aufgaben.

Einfache Anwendung: Papier und Stift reicht.

Leichter Einstieg am Morgen.

Probier es am besten jetzt gleich aus und erstell dir deine erste Liste nach der Ivy-Lee-Methode. Schreib mir gern, wie es geklappt hat.

Ich wünsche dir einen schönen, angenehmen, produktiven Tag!

Herzliche Grüße

Deine Catrin

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Warum ich manchmal im Urlaub arbeite (so wie jetzt gerade)

Da ich ja aktuell schwerpunktmäßig Menschen sowohl dabei helfe, weniger aufzuschieben als auch entspannter zu leben, stellt sich vielleicht manchem die Frage, warum ich eigentlich im Urlaub arbeite. Wenn man die Work-Live-Balance betrachtet, wird ja eher empfohlen, im Urlaub komplett Abstand von der Arbeit zu haben, den Kopf richtig frei zu machen. Das würde ich auch unbedingt unterschreiben – wenn es das ist, was zur Entspannung beiträgt.

Wenn es aber wie in meinem Fall gerade eher verspannt und man ständig Gedanken und Ideen im Kopf hat wenn Aufgaben wichtig und unauffschiebbar sind oder die Ideen schlicht sprudeln, weil endlich Raum dafür ist und die Arbeit Freude macht, dann würde ich sagen, in Maßen ist Arbeit durchaus auch im Urlaub erlaubt.

Gerade findet in meiner Abwesenheit an der Uni Hamburg z.B. eine Veranstaltung statt. Da meine Kollegin auch nicht da ist, schaue ich ab und zu in die Emails, um sicherzustellen, dass alles seinen Gang geht. Vorhin stellte ich fest, dass eine geplante Schlüsselübergabe nicht geklappt hat. Zum Glück habe ich reingeschaut, so konnte ich den Kontakt zu jemandem mit Schlüssel herstellen und kann nun beruhigt davon ausgehen, dass morgen alles glatt geht und niemand unglücklich vor verschlossenen Türen steht.

Freiberuflich mache ich ja wie oben schon erwähnt relativ kurz entschlossen nächste Woche eine Gratis-Challenge und dafür gibt es noch so einiges zu tun, nicht, weil ich es aufgeschoben habe, sondern weil die Idee erst vor einigen Wochen entstand, und gerade kreative Prozesse einfach Zeit brauchen. Und es macht mir gleichzeitig auch einfach total Spaß, mich dafür wieder in neue Dinge einzuarbeiten, zu organisieren, zu sehen, dass es ein Interesse an meiner Arbeit gibt und ich Menschen damit weiterhelfen kann! D.h. ich erlebe Flow, und das macht mich einfach zufrieden und glücklich.

Gleichzeitig bedeutet dies nicht, dass ich so arbeite wie sonst. Ganz im Gegenteil. Heute habe ich u.a.
– lecker und in Ruhe gefrühstückt
– lange und oft aus dem Fenster geschaut (sehr schöne Aussicht hier)
– Peterson und Findus geguckt
– mit Knete gespielt
– einen Regenbogen bewundert
– in CatrinTV Live auf Facebook vom Urlaub geschwärmt
- einen schönen Spiel-Spaziergang im Regen gemacht
- lecker Mittagessen gekocht und gemeinsam verspeist
– Ball gespielt
– ein Mittagspäuschen gemacht
– Kuchen gebacken
– einen Mini-Blogartikel mit Rezept draus gemacht
– in die Uni-Arbeits-Emails geschaut und ein Problem gelöst
– mich nett unterhalten
– gekuschelt
– diesen Newsletter geschrieben

Insgesamt ein sehr runder Urlaubstag, finde ich!

Gleichzeitig muss man natürlich gerade als (Teil-)Selbständige darauf achten, nicht in einem 7/24-Hamsterrad zu landen. Deshalb sind natürlich auch Ruhezeiten ohne Arbeit absolut wichtig. Aber das funktioniert aus meiner Sicht nur dann, wenn alles so organisiert ist, dass man sicher sein kann, dass auch alles in der Abwesenheit läuft. Irgendwann plane ich, für solche Fälle MitarbeiterInnen zu haben, die alles im Griff haben, bis ich wieder da bin. Aber bis es soweit ist, fühlt es sich einfach gut an, nicht soviel Arbeit anzusammeln und wichtige Projekte auch im Urlaub ein wenig im Blick zu behalten.

Wie hältst du es mit Arbeit im Urlaub? Schreib mir gern, wie du das machst und ob du die gleiche oder eine andere Meinung dazu hast.

So, und jetzt mache ich Urlaubs-Feierabend

Herzliche Grüße

Catrin Grobbin

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Dem Gefühl folgen und Prioritäten setzen

Hallo allerseits!

Na, habt Ihr mich vermisst? Ich hoffe doch schon. 🙂 Es ist eine Weile her, dass ich die Zeit gefunden habe, einen Artikel zu schreiben und böse Zungen könnten jetzt sagen, dass ich selbst ein Prokrastinationsproblem habe. Nein! Ich doch nicht! ;-))

Tatsächlich gibt es ja einen Unterschied zwischen auf-schieben und ver-schieben. Beim ersteren erledigt man alles andere zuerst, um einer unliebsame oder unangenehme Aufgabe aus dem Weg zu gehen. Beim zweiten geht es einfach darum, Prioritäten zu setzen und zu entscheiden, was zuerst dran ist und was warten muss. Und Mitte diesen Jahres war es für mich Zeit, einmal zu überprüfen, was ich gerade tue und ob sich das noch stimmig anfühlt. Dabei habe ich festgestellt, dass ein sehr wichtiges Projekt schon seit längerer Zeit keine Aufmerksamkeit mehr erhalten hat. Dass ich sehr viel “online” gemacht habe, aber dafür einiges “offline” vernachlässigt habe. Und diese Energieverteilung fühlte sich nicht mehr gut an.

Deshalb habe ich meine Prioritäten neu gesetzt und entschieden, dass das Projekt jetzt den Raum erhält, den es verdient hat. Ich habe mich gleich an die Arbeit gemacht und bin vollständig eingetaucht und habe den ganzen Sommer und Frühherbst – abzüglich Urlaub natürlich – in jeder freien Arbeitsminute dran gesessen. Flow sozusagen. Das fühlte sich richtig gut an!

Überhaupt kann ich sehr empfehlen, von Zeit zu Zeit zu überprüfen, ob das, was man gerade tut, noch die wichtigsten Prioritäten abdeckt. Oder ob eine Veränderung notwendig ist. Oft merkt man, dass es dringend Zeit ist, mal wieder zu stoppen und eine kleine Denkpause einzulegen, wenn sich eine innerliche Unzufriedenheit einstellt. Man arbeitet zwar, aber irgendwie fühlt es sich nicht mehr richtig an. Oder man ist nicht mehr voll und ganz zufrieden, obwohl die Arbeit sehr wohl effektiv ist.

Als Werkzeug kann man den Dingen Buchstaben zuordnen: A für sehr wichtig und dringend zu erledigen, B für sehr wichtig und (noch) nicht dringend, C für weniger wichtig aber dringend (ja, das gibt es auch, ob Dinge, die der Aufrechterhaltung des täglichen Lebens dienen oder die wir für andere Leute tun) und D für weder noch. Zeitplanungsbücher empfehlen, A schnell selbst zu machen, B auch, C zu delegieren und D sein zu lassen. Nunja, ganz so einfach ist das wohl nicht. Aber eine regelmäßige “Inventur”, mit welchen Buchstaben ich die meiste Zeit des Tages beschäftigt bin, finde ich sehr sinnvoll und hilfreich. Und wer es schafft, die B-Prioritäten rechtzeitig zu erledigen, vermeidet zuviele A’s, die dann alle gleichzeitig “brennen”.

Soviel als erste Anregung dazu. Über dieses und verwandte Themen schreibe ich in der nächsten Zeit sicherlich noch mehr unter der Rubrik “Prokrastination”. Es passt aber gleichzeitig zur Entspannungsthematik und zur Achtsamkeit.

Und ich nehme mir hiermit offiziell vor, wieder regelmäßiger zu schreiben – weil es sich gut anfühlt.

Bis dahin herzliche Grüße

Catrin Grobbin

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Akzeptieren, was ist – Wie du aus ungeplanten Situationen das Beste machst.

Unsere Tochter ist seit zwei Wochen krank… Damit Ihr mich nicht falsch versteht, sie ist tagsüber nicht wirklich hinfällig, nur anhänglich, will und braucht bitte ansonsten aber genug interessante Kinderaction…

Ich gestehe, einige Tage hat mich diese Situation sehr gestresst und genervt. Vor allem diese Woche, als sich abzeichnete, dass sie noch die ganze Woche zu Hause bleiben muss. Ich hatte gestern und heute zwei Veranstaltungen, bei beiden Kursen war zuvor schonmal ein Termin ausgefallen. Schwierige Situation, Abwägen war gefragt. Wer kann zu Hause bleiben, wie geht das organisatorisch? Mangels Großeltern in der Nähe findet diese Diskussion immer nur zwischen meinem Mann und mir statt. Nicht die Riesenauswahl…

Es wurde schnell klar, dass ich wohl dieses Mal die Betreuung machen musste, keine Alternative möglich. Ich war wütend, frustriert und verzweifelt! Meine Termine schon wieder absagen? Kommt gar nicht in Frage! Wir soll das gehen? Sie mitnehmen? Das geht doch nicht! Und morgens auch noch in die Kinderarztpraxis?! GEHT ABSOLUT NICHT!

Aber dann schaffte ich es irgendwie die Kurve zu kriegen und es zu akzeptierten. Und siehe da: dadurch konnten Lösungen entstehen.

Schlussendlich habe ich gestern etwas später begonnen und dann bis zur Ablösung durch meinen Mann mit Tochter nebenbei das Seminar geleitet. Und heute sogar die ganzen drei Stunden. Und es hat funktioniert! Natürlich war es anders als sonst, für mich anstrengender und teilweise mit Ablenkung. Aber gleichzeitig gab es auch viel Freude und Entzücken im Raum über diese kleine Person, die so engagiert mitarbeiten wollte.

Wenn ich mir einmal auf die Schulter klopfen darf: Dies wurde auch möglich dadurch, dass es mir gelungen ist, die Situation so abzulehnen. Byebye Perfektionsanspruch, willkommen Flexibilität. Kind einfach alle Unterlagen auf dem Fußboden sortieren oder das Flipchart mit gestalten lassen, Mittagsschlaf auf meinem Rücken und dabei Auswertung einer Übung, Spaziergang über die Flure, während die Teilnehmer eine Entspannungsübung hören… Ging alles.

In diesem Sinne wünsche ich Euch für die nächste Zeit auch den Mut, Ungewöhnliches und Störendes annehmen und willkommen heißen zu können. Hoch lebe der Kontrast! Mich hat diese Erfahrung bereichert und wachsen lassen. (Wenngleich ich das natürlich auch nicht jede Woche wiederholen müsste…)

Herzliche Grüße

Eure Catrin Grobbin

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Ein paar Gedanken zum neuen Jahr

Es ist allgemein üblich, dass man sich zum Jahreswechsel ein paar Gedanken macht und meistens gehören auch die sogenannten “guten Vorsätze” dazu. Dieser Tradition folgend habe auch ich rund um den Jahreswechsel ein wenig sinniert und mir überlegt, was ich vom Jahr 2017 erwarte und mir wünsche. Natürlich habe auch ich ein paar Vorsätze gefasst. Mal wieder Sport machen zum Beispiel (aber erst, wenn das Fitness-Studio nicht mehr so überfüllt ist mit den Leuten, deren Neujahrs-Vorsatz es ist, mehr Sport zu treiben…). Nach den Feiertagen wieder gesünder essen, weniger Süßes, mehr Gemüse usw. Weiterhin immer wieder ein paar Artikel in diesen Blog schreiben (hiermit schon mal einen guten Anfang gemacht :-)). Und bei den Wünschen sind auch die üblichen “Verdächtigen” dabei, wie Gesundheit, Liebe, Glück, Geld usw.

Aber abseits des allgemeinen Klischees, was ist mir denn WIRKLICH wichtig für das neue Jahr? In einem Newsletter habe ich dieser Tage die Frage gelesen: “Wie soll das neue Jahr sich anfühlen?” Diese Frage hat mich wirklich ins Grübeln gebracht. Also nicht: Was nimmst du dir vor? Was wünschst du dir? Sondern welche Gefühle möchtest du im neuen Jahr erleben, wie fühlt sich das an, was du in der Essenz wirklich willst. Spontan dachte ich: leicht hätte ich gern! Nicht so vollgepackt – wie kann ich das positiv formulieren? Alles in einem sinnvollen Maß, mit Raum für Muße und Nachspüren, enspannt und langsam, das wäre schön. Wahrscheinlich nicht immer, das wäre wohl auch zuviel des Guten, aber immer mal wieder. Zeit, um schöne Momente zu genießen, Dingen, Erlebnissen, Begegnungen nachzuspüren, sie wirken zu lassen. Mehr Zeit, wie diese gerade, die ich dem Nachtschlaf abringe, weil ich das Bedürfnis hatte, nach den turbulenten und vollen Feiertagen endlich hier mal wieder ein paar Zeilen zu schreiben.

Für das neue Jahr habe ich bereits viele Pläne gemacht. Was ich nicht alles tun und machen will. So viele schöne, kreative Ideen, ich habe wirklich richtig Lust darauf. Aber wenn ich dann hineinspüre, wie sich das in einen Alltag umgesetzt anfühlen wird, dann muss ich sagen, das ist wohl hier und da ein wenig viel auf einmal, was ich im Überschwang der Neujahrsplanung alles auf den imaginären Zettel geschrieben habe, da nehme ich wohl noch ein wenig wieder herunter von der aktuellen To-Do-Liste, rauf auf die Wunschliste für etwas später, denn sonst wird es nichts mit den ruhigen Minuten. Beim Nachspüren merke ich erst, dass manches nicht zusammenpasst, dass ich es ein wenig ruhiger angehen lassen sollte, damit ich nicht am Ende dieses Jahres sagen muss: “Das Jahr ist so schnell vergangen, ich kann es kaum glauben. Und ich konnte kaum Luft holen.” Ich möchte viel lieber sagen: “Das Jahr war reich und bunt und schön UND ich konnte es immer wieder sehr GENIEßEN!”. Ja! Genussvoll soll es auch sein, das neue Jahr, köstlich und wunderbar! Und dafür braucht es dann auch Zeit. So wie man von einem köstlichen Dessert auch mehr hat, wenn man es nicht in einem Happen herunterschlingt, sondern lieber Löffel für Löffel auf der Zunge zergehen lässt. Mein Jahr soll sich immer wieder anfühlen, wie ein tiefer Atemzug köstlicher frischer Luft und ein Schultern-fallen-lassen. Ein Genussvoll-auf-eine-weiche-Matratze-legen, wie eine liebevolle Umarmung eines Menschen, den ich liebe, wie ein Blick in die entzückten Augen meiner Tochter, wenn wir gemeinsam Quatsch machen, wie dieses warme, wohlige Gefühl, das sich nur einstellt, wenn man dafür Raum lässt. Wie ein Seufzer des Wohlbehagens.

Ach, bei diesen Gedanken und diesem Nachfühlen freue ich mich schon sehr auf das neue Jahr und bin gespannt, was es alles bringen wird. Und zu meinen guten Vorsätzen kommt ein ganz wichtiger dazu, der ja eigentlich kein neuer ist, aber den ich immer wieder neu nach vorne auf die Liste setzen muss, damit er nicht verloren geht: Mach mal langsam! Lass Raum zum Luftholen und Nachspüren! Dickes Ausrufezeichen! Wenn ich das schaffe, da bin ich sicher, wird das ein wirklich wunderbares neues Jahr.

Alles Liebe und ein tolles, langsam-entspanntes neues Jahr wünsche ich!

Catrin Grobbin

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